Jak získat fotky a videa od svých hostů

Proč stojí za to sbírat fotky hostů

Fotograf vidí obřad, proslovy a první tanec. Vaši hosté vidí všechno ostatní: auto cestou na místo, roh baru, kde se vedly ty opravdové rozhovory, děti pod stolem, tváře lidí, které fotograf neznal, a tak je ani nehledal. Osmdesát hostů pořídí za jeden večer víc snímků, než by kdy zvládl jediný člověk, a většina z nich zůstane v telefonech, dokud je majitelé nevymění za nové. Při sbírání nejde o množství. Jde o těch dvacet fotek, o kterých jste ani nevěděli, že existují.

Problém nikdy nebyl v ochotě. Hosté sdílet chtějí. Potíž je v tom, že každý způsob sdílení po nich dosud něco chtěl: nainstalovat aplikaci, založit účet, připojit se ke skupině, smířit se s omezenou velikostí souboru. Odstraňte tyto kroky a fotky přijdou samy.

Zvolte, jak vám je hosté předají

Existují čtyři běžné způsoby a každý má svou cenu, kterou byste měli znát, než se rozhodnete:

• Skupinový chat: má ho už každý, ale fotky se komprimují, videa se zkracují a za měsíc jsou pohřbené pod tisícem zpráv. Na večeři dobré, na svatbu slabé.
• Sdílená složka v cloudu: originály zůstanou zachované, ale hosté potřebují účet u stejného poskytovatele, odkaz se snadno přepošle nesprávnému člověku a nikdo nekontroluje, co do složky přibude.
• Jednorázové fotoaparáty: mají své kouzlo, ale dostanete sedmadvacet snímků na stůl v neznámé kvalitě, o týdny později a za cenu vyvolání.
• Stránka události s QR kódem: hosté naskenují kód, vyberou fotky v telefonu a pošlou je v původní kvalitě, bez aplikace a bez účtu; hostitel je zkontroluje a galerii jim zase nasdílí. Přesně tohle dělá EventAssets a zbytek návodu počítá s něčím podobným.

Ať zvolíte cokoli, zvolte jen jeden způsob. Dva způsoby sdílení znamenají dvě místa, kde hledat, a na každém z nich polovinu fotek.

Ať je to v den události snadné

Hosté nahrávají, když mají ten krok přímo před sebou a zabere jim méně než minutu, takže dejte kód tam, kde už stejně jsou, a jednou větou řekněte, k čemu slouží. Vytiskněte QR kód na kartičku na každý stůl, na uvítací tabuli a k baru; návod ke QR kódům uvádí velikosti, které se spolehlivě naskenují. Vedle kódu napište, co mají hosté udělat, ne co to je: „Naskenujte a pošlete nám své fotky“ funguje, „QR kód“ ne.

Ať to někdo jednou řekne nahlas. Jedna věta hostitele nebo moderátora po jídle – „kód na vašem stole je na vaše fotky, pošlete nám prosím všechno“ – zdvojnásobí počet nahraných fotek. Pak dejte hostům, co fotit: krátký seznam námětů na zadní straně kartičky, třeba „nejlépe oblečený stůl“, „fotka s někým, koho jste právě poznali“ nebo „taneční parket o půlnoci“, udělá z pasivních hostů druhý fotografický tým.

Nastavte období nahrávání

Otevřete nahrávání ještě před událostí, aby rané fotky – přípravy, cesta – měly kam jít, a nechte ho otevřené ještě několik týdnů po ní, protože spousta hostů si fotky třídí ve vlaku cestou domů nebo o následujícím víkendu. Jedna připomínka o pár dní později, s odkazem, přinese druhou polovinu snímků. Pevné datum konce se přesto hodí: dá vám chvíli na to, abyste galerii uzavřeli, všechno stáhli a šli dál.

Alba a pořádek

Galerie se šesti sty neutříděnými soubory je místo, kde fotky upadnou v zapomnění. Před velkým dnem vytvořte pár alb pojmenovaných podle okamžiků, ne podle lidí: obřad, večeře, oslava, den poté. Hosté si album vyberou při nahrávání, nebo fotky později přesunete vy; tak či onak ten, kdo hledá proslovy, je najde. Alb mějte málo. Ze čtyř se vybírá snadno, dvanáct je otrava.

Než budete sdílet, zkontrolujte

Ne každá fotka patří do galerie, kterou vidí všichni. Rozmazané snímky, duplikáty, omylem poslaný snímek obrazovky, ta jedna fotka, kterou by host raději neviděl zveřejněnou: rychlá kontrola je zachytí. Nastavte galerii tak, aby nově nahrané soubory čekaly na vaše schválení, procházejte frontu v prvním týdnu jednou denně a schvalujte hromadně; zabere to pár minut. Pokud jsou vaši hosté lidé, kterým plně důvěřujete, a událost je malá, ušetří vám i tuhle práci automatické schvalování.

Stáhněte a uchovejte

Originály by měly skončit na dvou místech, která patří vám: ve vašem počítači a v záloze. Jakmile nahrávání ustane, stáhněte celou galerii jako jeden archiv, ponechte složkám názvy alb a zkopírujte ho na druhý disk nebo do druhého cloudového účtu. Pak galerii nasdílejte lidem, kteří nemohli přijít – to bývá chvíle, kdy fotky znamenají nejvíc.

Soukromí a ohleduplnost

Na fotkách hostů jsou další hosté, takže několik pravidel zajistí, že se všichni budou cítit dobře. Sdílejte galerii přes stránku, kterou otevřou jen lidé s odkazem, ne přes veřejný kanál. Než zveřejníte fotku někoho jiného na sociálních sítích, zeptejte se, a prosbu „smažte to prosím“ splňte bez diskuse. Buďte opatrní s dětmi: někteří rodiče nechtějí mít tváře svých dětí na internetu vůbec a nejjednodušší způsob, jak to respektovat, je nechat galerii soukromou a napsat to do pozvánky. Na firemní akci uveďte na registrační stránce, že se bude fotit a fotky se budou sdílet interně, a dejte lidem možnost odmítnout.

Pokud používáte EventAssets, galerie je ve výchozím stavu soukromá, nahrané soubory čekají na vaše schválení, pokud si to přejete, a fotku smažete jedním klepnutím, když o to někdo požádá. Článek nápovědy ukazuje, jak kontrolovat a třídit, co přichází.

Kontrolní seznam

• Zvolte jeden způsob sbírání fotek, a to takový, který zachová originály a nepotřebuje aplikaci.
• Před velkým dnem vytvořte tři nebo čtyři alba podle okamžiků.
• Vytiskněte kód na každý stůl a na uvítací tabuli, s jednou větou, která říká, co udělat.
• Ať se o tom hostitel jednou zmíní a dejte hostům pár námětů.
• Otevřete nahrávání před událostí, nechte ho otevřené několik týdnů a pošlete jednu připomínku.
• V prvním týdnu kontrolujte nově nahrané soubory denně a schvalujte hromadně.
• Stáhněte celou galerii jako archiv a uchovejte si zálohu.
• Nechte galerii soukromou, ptejte se, než zveřejníte fotky druhých, a napište to do pozvánky.