Jak sbírat potvrzení účasti online

Co vám musí odpověď říct

Než se rozhodnete, jak odpovědi sbírat, ujasněte si, co od nich potřebujete. Jediná odpověď, kterou potřebuje každá událost, je ano, nebo ne za každého člověka, ne za domácnost, protože catering počítá talíře a místo konání židle. Všechno ostatní je volitelné: výběr menu, stravovací omezení, přání písničky, zda někdo potřebuje pokoj nebo místo v autobuse. Počet hostů je číslo, které po vás bude chtít každý, koho si najmete, takže odpovědi stavte kolem něj a zbytek berte jako bonus.

Odpověď je také datum. Catering potřebuje konečný počet zhruba dva týdny před událostí, zasedací pořádek ho potřebuje o týden dřív a vy potřebujete pár dní na to, abyste uháněli ty, kdo neodpověděli. Počítejte od těchto dat zpětně a termín se stanoví sám.

Nejdřív seznam hostů, pak pozvánky

Pozvánka jde domácnosti, odpověď přichází od člověka. Pokud váš seznam už ví, kdo patří k sobě, odpovědi přistanou na správném místě: pár, rodina se dvěma dětmi nebo kamarád s doprovodem tvoří skupinu s jednou pozvánkou a jednou odpovědí za každého člena. O pravidlech pro doprovod rozhodněte hned a uplatněte je na všechny stejně; obvyklé pravidlo je, že manželé, snoubenci a partneři, kteří spolu žijí, jsou pozváni jménem a hosté bez partnera smějí přivést doprovod, pokud si to můžete dovolit u všech. Doprovod, který je na pozvánce uveden jménem, přijde mnohem pravděpodobněji než obecné „s doprovodem“.

Jména v seznamu pište tak, jak je píšou sami hosté. Formulář odpovědi, který nenajde něčí jméno, je nejčastějším důvodem, proč to lidé vzdají a místo toho vám napíšou zprávu.

Stanovte termín

Počítejte zpětně: konečný počet je pro catering potřeba dva týdny předem, takže termín odpovědí je tři až čtyři týdny před událostí. Pozvánky rozešlete šest až osm týdnů předem, což hostům dá měsíc na odpověď a vám týden na urgování. U události v zahraničí nebo u čehokoli, kam se letí, je rozešlete tři měsíce předem a termín stanovte šest týdnů před událostí. Termín uveďte na pozvánce slovy, ne jen jako datum: „Odpovězte prosím do 3. května“ je jasnější než datum někde v rohu.

Termín ve všední den uprostřed měsíce je lepší než konec měsíce, který všichni berou jako poslední možnou chvíli.

Na co se ptát a na co ne

Každá přidaná otázka vás stojí odpovědi, proto se ptejte jen na to, co mění nějaké rozhodnutí. Otázky, které si své místo obvykle zaslouží:

• Účast za každého člověka: ano, nebo ne, vždy povinné.
• Výběr menu: jen pokud se servíruje na talíře a catering potřebuje počty předem.
• Stravovací omezení: volné textové pole, nepovinné, protože většina hostů žádná nemá.
• Ubytování nebo doprava: jen pokud je zajišťujete.
• Děti: jen pokud to z pozvánky není jasné, a to by mělo být.

Omezte se na pět otázek nebo méně. Označte ty, na které se musí odpovědět, a ostatní nechte nepovinné; povinné přání písničky je přesně to, kvůli čemu lidé odpověď v půlce vzdají. Neptejte se na nic, co už víte, třeba na adresu vlastní sestry.

Formulace pozvánky

Stačí jeden řádek: do kdy odpovědět a kde. „Dejte nám prosím vědět do 3. května přes odkaz níže“ a pod tím odkaz nebo QR kód. Pokud přijímáte odpovědi i zprávou nebo telefonem, napište to, ale počítejte s tím, že tyto odpovědi budete zapisovat sami. Otázky na pozvánku nevypisujte; ty položí formulář.

U tištěné pozvánky patří QR kód a krátká vypsaná adresa stránky k sobě, protože někteří hosté budou adresu raději psát, než skenovat. Návod ke QR kódům se věnuje velikostem a umístění.

Připomínky, které fungují

Zhruba třetina hostů odpoví v prvním týdnu, třetina v posledním a třetina potřebuje postrčit. Taková postrčení si naplánujte, místo abyste se kvůli nim zlobili:

• Týden před termínem: přátelská zpráva všem, kdo neodpověděli, znovu s odkazem. V této fázi stačí i skupinová zpráva.
• V den termínu: osobní zpráva každé zbývající domácnosti. „V pátek dáváme konečné počty cateringu, mohli byste nám dát vědět?“ funguje, protože uvádí důvod.
• Tři dny poté: telefonát. Kdo neodpověděl na tři zprávy, telefon zvedne – a někteří z nich ty zprávy vůbec neviděli.

Kdo neodpoví ani po telefonátu, s tím se počítá, že nepřijde, a zasedací pořádek se obejde bez něj. Řekněte mu to, laskavě; většina lidí pak odpoví do hodiny.

Sledujte a urgujte

Mějte všechny odpovědi v jednom seznamu se třemi stavy za každého člověka: přijde, nepřijde, bez odpovědi. Seznam hostů bez odpovědi je ten, se kterým pracujete; počet těch, kdo přijdou, je číslo, které předáte cateringu. Odpovědi, které přijdou zprávou nebo osobně, zapište ještě týž den do stejného seznamu, aby existoval jen jeden zdroj pravdy.

Pokud je seznam hostů na stránce vaší události, hosté odpovídají tam: najdou své jméno, odpoví za sebe i za svou skupinu a doplní odpovědi na vaše otázky, bez aplikace a bez účtu. V EventAssets přistane každá odpověď v řádku daného hosta, součty se aktualizují průběžně, po termínu se formulář sám uzavře a seznam se exportuje do CSV se všemi odpověďmi. Článek nápovědy ukazuje, jak nastavit otázky a termín.

Po termínu

Jakmile termín uplyne, změny jdou přes vás, ne přes formulář, takže počet máte pod kontrolou. Počítejte s několika: host, který odmítl, ale nakonec přece jen přijde, host, který potvrdil, ale nemůže, doprovod, který se náhle objeví. To první přijměte rádi, pokud je volné místo, a každou změnu zapište ještě týž den do stejného seznamu. Konečný počet předejte cateringu v dohodnutý den a domluvte se, jak se počítá s hosty, kteří nedorazí; obvykle se za ně platí.

Kontrolní seznam

• Rozhodněte, co musí každá odpověď obsahovat: ano, nebo ne za každého člověka a nic, co nepotřebujete.
• Sestavte seznam hostů podle domácností, s partnery uvedenými jménem a s pravidlem pro doprovod platným pro všechny.
• Stanovte termín tři až čtyři týdny před událostí a pozvánky rozešlete šest až osm týdnů předem.
• Položte pět otázek nebo méně a jako povinnou označte jen účast.
• Dejte termín a odkaz pro odpověď na pozvánku do jednoho řádku.
• Naplánujte tři připomínky: zprávu, osobní zprávu, telefonát.
• Veďte jeden seznam se stavy přijde, nepřijde a bez odpovědi a aktualizujte ho v den, kdy odpověď dorazí.
• Po termínu přijímejte změny sami a konečný počet předejte v dohodnutý den.