Harmonogram plánování události: od dvanácti měsíců předem až po velký den

Jak tento harmonogram používat

Každá událost má tři pevné body: datum, místo konání a počet hostů. Jakmile jsou stanovené, téměř všechno ostatní následuje v předvídatelném pořadí, protože dodavatele, kteří mají obsazeno nejdál dopředu, je třeba zajistit jako první a hosté potřebují dost času na odpověď. Tento harmonogram je psaný pro svatbu, na jejíž přípravu máte rok, což je nejnáročnější případ. U menší události se zhustí: oslava se vejde do osmi týdnů, firemní večeře do tří měsíců a obě vynechají celé oddíly. Pořadí ale zůstává stejné.

Přečtěte si ho jednou celý od začátku a pak pracujte od oddílu, který odpovídá tomu, kolik času vám zbývá. Pokud začínáte pozdě, zvládněte první tři oddíly během prvních dvou týdnů a odtud doháněte.

Dvanáct až devět měsíců předem

• Dřív, než se podíváte na jediné místo konání, stanovte rozpočet: kdo do něj přispěje a jaká může být celková částka. Jak na to, popisuje návod k rozpočtu.
• Dohodněte se na přibližném počtu hostů. Rozhoduje o velikosti místa konání a o většině nákladů.
• Zvolte datum, případně dva nebo tři možné termíny, a ověřte je u lidí, kteří u toho nesmí chybět.
• Prohlédněte si a zarezervujte místo konání. Zeptejte se, co je v ceně, co se platí navíc a kdy je splatná která platba.
• Zarezervujte dodavatele, kteří mají nejdřív obsazeno: fotografa, kapelu nebo DJ, catering, pokud ho místo konání nemá, a oddávajícího.
• Založte seznam hostů se jmény a domácnostmi, aby se z odhadu stalo skutečné číslo.

Osm až šest měsíců předem

• Pošlete předběžná oznámení termínu („save the date“), zvlášť pokud hosté budou cestovat. Stačí krátká zpráva s datem, městem a odkazem.
• Vyberte oblečení a začněte s úpravami; objednejte vše, co má dlouhou dodací lhůtu.
• Zarezervujte bloky ubytování a případnou dopravu pro hosty i dodavatele.
• Vytvořte stránku události s datem, místem konání a mapou a odkaz na ni dávejte odteď na všechno, co rozešlete. Článek nápovědy ukazuje, jak ji za minutu nastavit.
• Rozhodněte o obřadu a klíčových okamžicích dne, aby se jim dodavatelé mohli přizpůsobit.

Pět až tři měsíce předem

• Navrhněte a objednejte pozvánky s vytištěným způsobem odpovědi. Přidejte QR kód nebo krátký odkaz na stránku události; návod ke QR kódům uvádí velikosti a umístění.
• Ochutnejte a potvrďte menu a dort.
• Objednejte květiny a výzdobu a domluvte s místem konání čas dodání a přípravy.
• Zarezervujte vybavení, které místo konání nemá: židle, ubrusy, osvětlení, taneční parket, stan.
• Připravte průběh obřadu a oslovte lidi, kteří budou mluvit.

Dva měsíce předem

• Rozešlete pozvánky šest až osm týdnů před velkým dnem, s termínem odpovědi tři až čtyři týdny předem. Návod k potvrzení účasti popisuje, na co se ptát a jak odpovědi sledovat.
• Potvrďte se všemi dodavateli písemně časový plán: příjezd, příprava, začátek, konec, úklid.
• Naplánujte hudbu: okamžiky, které potřebují konkrétní písničku, a okamžiky, které žádnou nepotřebují.
• Objednejte cedule, jmenovky na stoly a uvítací tabuli a nechte místo pro konečná čísla stolů.
• Zarezervujte kadeřníka, líčení a případné zkoušky.

Čtyři až tři týdny předem

• Urgujte odpovědi: týden před termínem připomínka všem, kdo neodpověděli, pak osobní zpráva, pak telefonát.
• Nahlaste místu konání a cateringu konečný počet hostů a stravovací omezení.
• Sestavte zasedací pořádek z potvrzeného seznamu; návod k zasedacímu pořádku vás tím provede.
• Sepište harmonogram dne s časy, místy a s tím, kdo za který okamžik odpovídá, a sdílejte ho s dodavateli a pomocníky.
• Uhraďte splatné doplatky a poznamenejte si, kdo chce v den události hotovost.

Poslední týden

• Ještě jednou potvrďte všechny dodavatele a přiložte harmonogram dne.
• Vytiskněte zasedací pořádek, jmenovky a cedule co nejpozději.
• Sbalte nouzovou sadu: šicí potřeby, náplasti, léky proti bolesti, odstraňovač skvrn, nabíječku na telefon, hotovost, kopii každé smlouvy.
• Předejte odpovědnost: v den události drží harmonogram a čísla na dodavatele jeden člověk, a nejste to vy.
• Otevřete na stránce události nahrávání fotek a knihu hostů a vyzkoušejte QR kód na několika telefonech.

Den předem, velký den a potom

• Den předem: dovezte výzdobu a tiskoviny na místo konání, zkuste si obřad nanečisto a jděte brzy spát.
• Velký den: nasnídejte se, nechte telefon u člověka, který drží harmonogram, a nechte program běžet. Něco drobného se pokazí a nikdo jiný si toho nevšimne.
• Týden poté: rozešlete poděkování s odkazem na galerii a posbírejte fotky a videa, která pořídili vaši hosté, dokud je ještě mají. Návod k fotkám od hostů vysvětluje nejjednodušší cestu; návod ke knize hostů se věnuje vzkazům, které by vám hosté ještě rádi napsali.
• Měsíc poté: uzavřete rozpočet konečnými fakturami, vraťte půjčené vybavení a sepište, co byste udělali jinak, dokud si to ještě pamatujete.

Oslavy a firemní akce

Oslava až pro šedesát hostů se vejde do osmi týdnů: místo konání a datum v prvním týdnu, pozvánky s termínem odpovědi ve druhém, jídlo, pití a hudba do čtvrtého týdne, urgování odpovědí a nahlášení konečného počtu v šestém, výzdoba a playlist v sedmém a nákupy v posledních dnech. Zasedací pořádek vynechte, pokud se nebude večeřet u stolů s pevnými místy, a dejte na pozvánku odkaz na nahrávání fotek, aby fotky přišly za vámi.

Firemní akce postupuje ve stejném pořadí, jen se věci jmenují jinak: místo pozvánek registrační stránka, místo obřadu scénář programu a týden předem technická zkouška s místem konání. Přidejte tři milníky: kdy se uzavírá registrace, kdy je třeba nahlásit konečný počet pro catering, a týden poté vyhodnocení s čísly, zpětnou vazbou a fotkami.