Dónde colocar el código QR de su evento y cómo imprimirlo

Un código, una página

El error que debe evitar es un código distinto para cada cosa: uno para el mapa, otro para el formulario de respuesta, otro para las fotos, cada uno en su propia tarjeta y cada uno con su explicación. Los invitados escanean una vez si el código está delante y la recompensa es evidente, y no escanean cuatro veces. La solución es un único código que abra la página de su evento, donde vive todo: los detalles y el mapa, el formulario de respuesta, la subida de fotos y la galería, la búsqueda de mesa, el libro de visitas. El mismo código sirve en la invitación, en el espacio y en la tarjeta de agradecimiento, porque la página cambia a medida que el evento pasa de próximo a celebrado, y el código no.

El resto de esta guía trata de dónde se gana su sitio ese único código, y de cómo imprimirlo para que funcione en todos los móviles.

Antes del evento: invitaciones y «reserve la fecha»

La invitación es donde el código hace su trabajo más importante, porque es la vía por la que responden los invitados. Póngalo en la propia tarjeta, en una esquina inferior o en el dorso, con una dirección web corta impresa al lado para los invitados que prefieren teclear. En una invitación plegada, la página interior derecha o el dorso son los lugares habituales. Una tarjeta aparte también funciona, sobre todo si la invitación es un recuerdo en el que no quiere imprimir un código.

Los «reserve la fecha» también llevan el código, para que los invitados vean el lugar y la fecha en un mapa con meses de antelación, y las invitaciones por correo electrónico deberían llevar tanto el código como un enlace normal, porque un código en una pantalla se escanea con un segundo móvil y un enlace se toca.

En el evento

En el espacio, el código cambia de tarea: deja de recoger respuestas y empieza a recoger fotos y a indicar a los invitados su mesa. Colóquelo donde los invitados se detienen:

• El cartel de bienvenida: grande, en la entrada, junto a la búsqueda de mesa, con «encuentre su mesa y comparta sus fotos» como frase.
• Una tarjeta plegada por mesa: con el código por ambas caras, para que todos los invitados de la mesa vean uno sin girarla.
• La barra y el rincón de fotos: donde la gente espera y donde hace fotos.
• El menú o el programa: un código pequeño al pie llega a los invitados que leen.
• Pantallas: en un evento de empresa, el código en la diapositiva entre ponencias y en las pantallas del vestíbulo. Hágalo grande; una pantalla se escanea desde más lejos que una tarjeta.
• Una tarjeta en la salida: la última oportunidad, junto a los detalles o los abrigos, con «comparta sus fotos de esta noche».

Después del evento

La tarjeta de agradecimiento cierra el círculo: el mismo código abre ahora la galería con las fotos de todos, y la nota lo dice. Un mensaje posterior con el enlace trae las fotos que los invitados olvidaron enviar. El mismo código abre también el libro de visitas, para los deseos que nadie escribió esa noche; la guía del libro de visitas tiene las preguntas que animan a escribir. En un evento de empresa, el código en el correo de seguimiento lleva a la galería y a las presentaciones.

Qué escribir junto al código

Un código sin frase es un acertijo. Un código con «código QR» escrito debajo es un acertijo con etiqueta. Escriba lo que obtiene el invitado: «Escanee para responder antes del 3 de mayo», «Escanee para encontrar su mesa», «Escanee para compartir sus fotos con nosotros». Un verbo y una recompensa, en el idioma de sus invitados, en un tamaño legible desde donde están. Nunca confíe solo en el código.

Imprímalo para que todos los móviles lo lean

Un código QR falla por tres motivos: demasiado pequeño, poco contraste o algo que estorba. Los tres se pueden evitar.

• Tamaño: en una tarjeta o invitación, al menos 2 cm de lado; en un cartel, al menos 10 cm. Una regla práctica es que el código mida una décima parte de la distancia desde la que se escanea, así que un cartel leído a un metro necesita un código de 10 cm.
• Zona de silencio: deje un margen libre alrededor del código de unos cuatro módulos, aproximadamente 4 mm en un código de 2 cm. El texto y los adornos dentro de ese margen rompen el escaneo.
• Contraste: módulos oscuros sobre fondo claro. Nunca imprima el código sobre una foto, un estampado o un degradado, y nunca lo invierta a claro sobre oscuro sin probarlo en varios móviles.
• Sin deformar: escale el código con las proporciones bloqueadas. Un código más ancho que alto es ilegible.
• Archivo: exporte un PNG de 1024 píxeles o más para cualquier cosa hasta A4, y un SVG para todo lo más grande. Un código sacado de una captura de pantalla ya está borroso.
• Papel: el papel mate gana al brillante, que refleja la luz del espacio.
• Prueba: escanee el código impreso con tres móviles distintos, con la luz del espacio, desde la distancia que usarán los invitados. Hágalo antes de imprimir doscientos.

Personalizarlo sin romperlo

Un código en los colores de su evento o con una pequeña imagen en el centro parece parte del diseño y no algo pegado. Ambas cosas son seguras dentro de unos límites: mantenga alto el contraste entre los módulos y el fondo, mantenga pequeña la imagen central y pruebe un escaneo cada vez que cambie algo. Los módulos redondeados y un color suave están bien; un código amarillo pálido sobre crema, no. Si gestiona su evento en EventAssets, el artículo de soporte muestra cómo personalizar el código y descargarlo en tamaño de impresión, y el artículo sobre compartir trata el enlace que lo acompaña.

Una lista de comprobación

• Use un único código que abra la página del evento durante toda la vida del evento.
• Póngalo en la invitación con una dirección impresa al lado.
• En el espacio: cartel de bienvenida, una tarjeta en cada mesa, la barra, las pantallas.
• Escriba un verbo y una recompensa junto al código, nunca «código QR».
• Imprímalo con al menos 2 cm en tarjetas y 10 cm en carteles, con margen libre y alto contraste.
• Exporte en tamaño de impresión, imprima en papel mate y pruebe con tres móviles antes de la tirada completa.
• Ponga el mismo código en la tarjeta de agradecimiento para abrir la galería.