Cómo recopilar las fotos y vídeos de sus invitados

Por qué merece la pena recopilar las fotos de los invitados

Un fotógrafo ve la ceremonia, los discursos y el primer baile. Sus invitados ven todo lo demás: el coche de camino, el rincón de la barra donde pasaron las conversaciones de verdad, los niños debajo de la mesa, las caras de las personas que el fotógrafo no sabía que debía buscar. Entre todos, ochenta invitados hacen en una noche más fotos de las que cualquier persona podría hacer sola, y la mayoría se quedan en sus móviles hasta que el móvil se cambia. Recopilarlas no va de cantidad. Va de las veinte que no sabía que existían.

La dificultad nunca ha sido la voluntad. Los invitados quieren compartir. La dificultad es que cada forma de compartir les pedía algo: instalar una app, crear una cuenta, unirse a un grupo, aceptar un límite de tamaño. Quite esos pasos y las fotos llegan.

Elija cómo las entregan los invitados

Hay cuatro formas habituales, y cada una tiene un coste que conviene conocer antes de elegir:

• Un chat de grupo: todo el mundo lo tiene ya, pero las fotos se comprimen, los vídeos se recortan y un mes después están enterrados bajo mil mensajes. Bien para una cena, mal para una boda.
• Una carpeta compartida en la nube: se conservan los originales, pero los invitados necesitan una cuenta del mismo proveedor, el enlace se reenvía fácilmente a quien no debe y nadie revisa lo que acaba dentro.
• Cámaras desechables: encantadoras, y recibe veintisiete fotos por mesa de calidad desconocida, semanas después, pagando el revelado.
• Una página del evento con un código QR: los invitados escanean un código, eligen las fotos en su móvil y las envían en calidad original, sin app ni cuenta; el anfitrión las revisa y comparte la galería de vuelta. Esto es lo que hace EventAssets, y el resto de esta guía da por hecho algo parecido.

Elija lo que elija, elija una sola. Dos formas de compartir son dos sitios donde buscar y la mitad de las fotos en cada uno.

Hágalo fácil el día del evento

Los invitados suben fotos cuando el paso está delante de ellos y lleva menos de un minuto, así que ponga el código donde ya están y diga para qué sirve en una frase. Imprima el código QR en una tarjeta en cada mesa, en el cartel de bienvenida y junto a la barra; la guía del código QR tiene los tamaños que se escanean sin fallos. Junto al código, escriba qué hacer, no qué es: «Escanee para compartir sus fotos con nosotros» funciona; «código QR», no.

Haga que alguien lo diga en voz alta una vez. Una frase del anfitrión o del maestro de ceremonias después de la comida, «el código de su mesa es para sus fotos, envíennos todo», duplica el número de subidas. Luego dé a los invitados algo que fotografiar: una breve lista de ideas en el dorso de la tarjeta, como «la mesa mejor vestida», «una foto con alguien que acaba de conocer», «la pista de baile a medianoche», convierte a los invitados pasivos en un segundo equipo de fotógrafos.

Fije el plazo

Abra la subida antes del evento para que las fotos tempranas, los preparativos, el viaje, tengan dónde ir, y manténgala abierta semanas después, porque muchos invitados ordenan sus fotos en el tren de vuelta o el fin de semana siguiente. Un recordatorio unos días más tarde, con el enlace, trae la segunda mitad de las fotos. Una fecha de cierre sigue siendo útil: le da un momento para cerrar la galería, descargarlo todo y seguir adelante.

Álbumes y orden

Una galería de seiscientos archivos sin ordenar es donde las fotos van a olvidarse. Cree unos pocos álbumes antes del día, con nombre de momento y no de persona: la ceremonia, la cena, la fiesta, el día después. Los invitados eligen el álbum al subir, o usted mueve las fotos después; en cualquier caso, quien busca los discursos los encuentra. Mantenga pocos álbumes. Cuatro se eligen fácilmente; doce son una tarea.

Revise antes de compartir

No todas las fotos pertenecen a la galería que ven todos. Fotos movidas, duplicados, una captura de pantalla enviada por error, la única imagen que un invitado preferiría no ver publicada: una revisión rápida las detecta. Configure la galería para que las nuevas subidas esperen su aprobación, repase la cola una vez al día durante la primera semana y apruebe en bloque; lleva minutos. Si sus invitados son personas en las que confía por completo y el evento es pequeño, la aprobación automática le ahorra incluso eso.

Descargue y conserve

Los originales deben acabar en dos sitios que sean suyos: su ordenador y una copia de seguridad. Descargue toda la galería como un único archivo cuando las subidas se hayan detenido, conserve los nombres de carpeta de los álbumes y cópielo a un segundo disco o a una segunda cuenta en la nube. Después, comparta la galería con quienes no pudieron venir, que suele ser el momento en que las fotos significan más.

Privacidad y cortesía

Las fotos de los invitados muestran a otros invitados, así que unas pocas reglas mantienen a todos tranquilos. Comparta la galería a través de una página que solo abran quienes tienen el enlace, no en un feed público. Pregunte antes de publicar una foto de otra persona en redes sociales y atienda un «por favor, quite eso» sin discusión. Tenga cuidado con los niños: algunos padres no quieren las caras de sus hijos en internet en absoluto, y la forma más sencilla de respetarlo es mantener la galería privada y decirlo en la invitación. En un evento de empresa, indique en la página de inscripción que se harán fotos y se compartirán internamente, y ofrezca una forma de negarse.

Si usa EventAssets, la galería es privada por defecto, las subidas esperan su aprobación si así lo quiere, y una foto se elimina con un toque cuando alguien lo pide. El artículo de soporte muestra cómo revisar y organizar lo que llega.

Una lista de comprobación

• Elija una sola forma de recopilar fotos, y que sea una que conserve los originales y no necesite app.
• Cree tres o cuatro álbumes por momentos antes del día.
• Imprima el código en cada mesa y en el cartel de bienvenida, con una frase que diga qué hacer.
• Haga que el anfitrión lo mencione una vez y dé a los invitados algunas ideas.
• Abra la subida antes del evento, manténgala abierta semanas y envíe un recordatorio.
• Revise las nuevas subidas a diario la primera semana y apruebe en bloque.
• Descargue toda la galería como archivo y guarde una copia de seguridad.
• Mantenga la galería privada, pregunte antes de publicar a otros y dígalo en la invitación.