Planificador de presupuesto para eventos: cómo planificar y controlar su presupuesto

Empiece por la cifra, no por la lista

La mayoría de los presupuestos se tuercen antes de que llegue el primer presupuesto de un proveedor, porque nacen como una lista de deseos con precios al lado. Hágalo al revés: decida cuánto puede gastar en total y luego repártalo. El total sale de tres preguntas. ¿Cuánto tiene apartado hoy? ¿Cuánto añadirá de aquí al evento? ¿Quién más contribuye, y es una cantidad fija o la promesa de «ayudar con las flores»? Anote cada aportación como una cifra; una promesa sin cifra todavía no está en el presupuesto.

Tres cosas determinan el total más que ninguna otra: a cuántos invitados convoca, qué tipo de espacio elige y cuándo se celebra el evento. Cada invitado suma una comida, una bebida, una silla y una parte de cada tarifa por persona. Un espacio que incluye catering, mobiliario y personal cuesta más de entrada y mucho menos en extras que una sala vacía. Un sábado de junio cuesta más que un viernes de marzo por la misma sala. Si el total y los deseos no cuadran, cambie uno de estos tres factores antes de recortar un poco de todo.

Las categorías de gasto y sus porcentajes habituales

Todos los eventos tienen las mismas categorías, sea una boda, una cena de empresa o un cumpleaños. Los porcentajes siguientes son los habituales en una boda de unos ochenta invitados en Europa y le sirven de punto de partida; sus cifras se moverán, pero si una categoría se aleja mucho de estas, sabrá dónde mirar.

• Espacio y catering: del 40 al 50 por ciento. La sala, la comida, las bebidas, el personal y el recargo por servicio que suele añadirse.
• Fotografía y vídeo: del 10 al 12 por ciento. La única categoría que no puede repetirse después.
• Música y entretenimiento: del 5 al 10 por ciento. Una banda cuesta más que un DJ; un DJ, más que una lista de reproducción y un buen altavoz.
• Flores y decoración: del 8 al 10 por ciento. Flores de temporada y pocos arreglos grandes mantienen esta partida a raya.
• Vestuario y belleza: del 5 al 8 por ciento, con arreglos y pruebas incluidos.
• Papelería e impresión: del 2 al 3 por ciento. Invitaciones, carteles, tarjetas de mesa, tarjetas de agradecimiento.
• Transporte y alojamiento: del 3 al 5 por ciento, para la pareja, la familia y los proveedores que viajan.
• Tasas y extras: alrededor del 5 por ciento. Oficiante, seguro, licencias, propinas, todo lo que nadie apunta.

En una fiesta, el catering y el espacio ocupan una parte aún mayor y la fotografía suele desaparecer. En un evento de empresa, cambie el vestuario por ponentes, tecnología e inscripciones, y cuente con que el espacio cobrará cada cable. Una comprobación útil es el coste por invitado: divida el total entre el número de invitados y pregúntese si esa cifra es realista para el tipo de día que tiene en mente. Si queda muy por debajo de lo que cuesta una sola cena en su zona, la lista de invitados es demasiado larga para el total.

Previsto frente a real

Un presupuesto no es una cifra por categoría, sino dos: lo que previó y lo que costó en realidad. En la diferencia entre ambas se esconden las sorpresas, así que anote las dos desde el principio. El importe previsto es su estimación antes de hablar con nadie. El importe real llega en tres pasos: un presupuesto, un contrato y, al final, una factura, y cada uno puede diferir del anterior. Actualice el importe real cada vez que sepa algo nuevo, aunque la factura esté a meses de distancia.

Los motivos habituales por los que el importe real supera el presupuesto son previsibles: recargo por servicio e impuestos sobre un precio neto, horas extra del personal y la música, gastos de entrega y recogida, descorche, el plato adicional que nadie pidió, la señal que resultó no ser reembolsable. Haga a cada proveedor una pregunta antes de firmar: «¿Qué no incluye este precio?». La respuesta es su lista de extras.

Señales, plazos y vencimientos

A los proveedores rara vez se les paga de una vez. Un espacio suele pedir una señal al reservar, un segundo plazo unos meses antes y el resto en las últimas semanas, a veces el mismo día. Fotógrafos, bandas y caterings siguen un patrón parecido. Anote cada plazo en su presupuesto con su fecha de vencimiento, no solo el total. Así el presupuesto se convierte en un calendario de pagos: ve qué mes será caro y evita el susto habitual de tres pagos finales que vencen la misma semana.

Marque un pago como pagado el día que lo haga, con la fecha. Cuando un proveedor diga que un pago no llegó, la fecha y el importe en sus propios registros lo aclaran en un minuto. Apunte cómo quiere cobrar cada proveedor; los que piden efectivo el mismo día necesitan una visita al banco la semana anterior.

Guarde un colchón

Aparte entre el 10 y el 15 por ciento del total antes de asignar nada más, y trátelo como si ya estuviera gastado. El colchón es para lo que no podía saber: una carpa porque cambió el pronóstico, un segundo autobús, un invitado de última hora, el vestido que necesita un arreglo más. No es para mejorar las flores en el mes tranquilo antes del evento. Si el colchón sigue ahí dos semanas antes, podrá decidir entonces a dónde va.

Dónde ahorrar sin que los invitados lo noten

Los invitados recuerdan la comida, la música y si se sintieron bienvenidos. Rara vez recuerdan las fundas de las sillas, el menú impreso o el cuarto tipo de canapé. Si tiene que recortar, hágalo en este orden: lo que los invitados no ven, lo que ven un momento, lo que viven. Una carta de bebidas más corta, flores de temporada, un día entre semana o una fecha fuera de temporada, un espacio que ya luce acabado, menos material impreso y un gran fotógrafo en lugar de dos proveedores mediocres ahorran dinero de verdad sin cambiar el día.

El ahorro más eficaz sigue siendo la lista de invitados. Diez invitados menos son una mesa menos, con sus flores, sus menús y sus bebidas, y a menudo una sala más pequeña.

Haga seguimiento sobre la marcha

Un presupuesto solo sirve si está al día. Téngalo en un único lugar que actualice en cuanto llegue un presupuesto o una factura, y revíselo una vez por semana mientras la planificación esté activa. La vista que necesita es sencilla: por categoría, lo previsto y lo comprometido hasta ahora; en conjunto, qué parte del total está gastada; y los pagos que vencen en las próximas semanas.

Si gestiona su evento en EventAssets, el presupuesto vive en el mismo lugar que la lista de invitados y la página del evento: presupuestos por categoría, partidas con importe previsto y real, vencimientos que se marcan cuando se acercan, una marca de pagado con fecha y una exportación a CSV para su gestoría o su pareja. El artículo de soporte muestra cada paso.

Una lista de comprobación

• Decida el total antes de anotar una sola partida, y escriba quién aporta qué.
• Reparta las categorías, aparte luego el colchón y trátelo como gastado.
• Anote un importe previsto y uno real en cada línea, y actualice el real con cada presupuesto y cada factura.
• Pregunte a cada proveedor qué no incluye el precio.
• Introduzca cada señal y cada plazo con su vencimiento, para que el presupuesto sea también un calendario de pagos.
• Marque los pagos como pagados, con fecha, el día que los haga.
• Revíselo una vez por semana y decida qué hacer con el colchón dos semanas antes del evento.