Cronograma para planificar un evento: de doce meses antes al gran día

Cómo usar este cronograma

Todo evento tiene tres puntos fijos: la fecha, el espacio y el número de invitados. Una vez fijados, casi todo lo demás sigue un orden previsible, porque los proveedores que se agotan con más antelación hay que asegurarlos primero y los invitados necesitan tiempo suficiente para responder. Este cronograma está escrito para una boda con un año de planificación, que es el caso más exigente. Un evento más pequeño lo comprime: una fiesta cabe en ocho semanas, una cena de empresa en tres meses, y ambos se saltan secciones enteras. El orden no cambia.

Léalo una vez de arriba abajo y luego trabaje desde la sección que corresponde a la antelación que tiene. Si empieza tarde, haga las tres primeras secciones en las dos primeras semanas y póngase al día desde ahí.

De doce a nueve meses antes

• Decida el presupuesto, quién contribuye y cuál puede ser el total, antes de ver un solo espacio. La guía del presupuesto explica cómo.
• Acuerde el número aproximado de invitados. Determina el tamaño del espacio y la mayor parte de los costes.
• Elija la fecha, o dos o tres candidatas, y compruébelas con las personas que no pueden faltar.
• Visite y reserve el espacio. Pregunte qué incluye, qué es extra y cuándo vence cada pago.
• Reserve a los proveedores que se agotan antes: el fotógrafo, la banda o el DJ, el catering si el espacio no lo tiene, y el oficiante.
• Empiece una lista de invitados con nombres y hogares, para que el número se vuelva real.

De ocho a seis meses antes

• Envíe los «reserve la fecha», sobre todo si los invitados viajan. Basta un mensaje breve con la fecha, la ciudad y un enlace.
• Elija el vestuario y empiece los arreglos; encargue todo lo que tenga plazos largos.
• Reserve bloques de habitaciones y el transporte para invitados y proveedores.
• Cree la página del evento con la fecha, el espacio y un mapa, y ponga el enlace en todo lo que envíe a partir de ahora. El artículo de soporte muestra cómo configurarla en un minuto.
• Decida la ceremonia y los momentos clave del día, para que los proveedores puedan planificar en torno a ellos.

De cinco a tres meses antes

• Diseñe y encargue las invitaciones, con la forma de responder impresa. Incluya el código QR o el enlace corto a la página del evento; la guía del código QR tiene los tamaños y las ubicaciones.
• Pruebe y confirme el menú y la tarta.
• Encargue las flores y la decoración, y acuerde con el espacio la hora de entrega y montaje.
• Alquile lo que el espacio no proporciona: sillas, mantelería, iluminación, una pista de baile, una carpa.
• Escriba la ceremonia y pida a las personas que van a hablar.

Dos meses antes

• Envíe las invitaciones, de seis a ocho semanas antes del día, con una fecha límite de respuesta tres o cuatro semanas antes. La guía de confirmaciones trata las preguntas que conviene hacer y cómo seguir las respuestas.
• Confirme el horario con cada proveedor por escrito: llegada, montaje, inicio, final, desmontaje.
• Planifique la música: los momentos que necesitan una canción concreta y los que no necesitan ninguna.
• Encargue los carteles, las tarjetas de mesa y el panel de bienvenida, dejando espacio para los números de mesa definitivos.
• Reserve peluquería, maquillaje y las pruebas.

De cuatro a tres semanas antes

• Reclame las respuestas: un recordatorio a quienes no han contestado una semana antes de la fecha límite, luego un mensaje personal, luego una llamada.
• Dé al espacio y al catering el número definitivo y las notas alimentarias.
• Haga el plano de asientos a partir de la lista confirmada; la guía del plano de asientos le acompaña paso a paso.
• Escriba el horario del día con horas, lugares y responsables de cada momento, y compártalo con los proveedores y las personas que ayudan.
• Pague los saldos que vencen y anote quién quiere efectivo el mismo día.

La última semana

• Confirme cada proveedor una vez más, con el horario adjunto.
• Imprima el plano de asientos, las tarjetas de sitio y los carteles lo más tarde posible.
• Prepare un kit de emergencia: costurero, tiritas, analgésicos, quitamanchas, cargador, efectivo, una copia de cada contrato.
• Delegue: una persona lleva el horario y los teléfonos de los proveedores el día del evento, y no es usted.
• Abra la subida de fotos y el libro de visitas en la página del evento y pruebe el código QR con varios móviles.

El día antes, el día y después

• El día antes: lleve la decoración y el material impreso al espacio, ensaye la ceremonia y acuéstese pronto.
• El día: desayune, deje el móvil con la persona que lleva el horario y deje que el programa fluya. Algo pequeño saldrá mal y nadie más lo notará.
• La semana después: envíe mensajes de agradecimiento con el enlace a la galería y recopile las fotos y vídeos de sus invitados mientras aún los tienen. La guía sobre las fotos de los invitados explica la forma más sencilla; la guía del libro de visitas, los mensajes que aún escribirían.
• El mes después: cierre el presupuesto con las últimas facturas, devuelva lo alquilado y anote qué haría de otra manera mientras lo recuerda.

Fiestas y eventos de empresa

Una fiesta de hasta sesenta invitados cabe en ocho semanas: espacio y fecha en la semana uno, invitaciones con fecha límite de respuesta en la semana dos, comida, bebida y música para la semana cuatro, respuestas reclamadas y número definitivo entregado en la semana seis, decoración y una lista de reproducción en la semana siete, y las compras en los últimos días. Omita el plano de asientos salvo que la cena sea sentada, y ponga el enlace de subida de fotos en la invitación para que las imágenes lleguen a usted.

Un evento de empresa sigue el mismo orden con otros nombres: una página de inscripción en lugar de invitaciones, un guion del evento en lugar de una ceremonia y una prueba técnica con el espacio una semana antes. Añada tres hitos: cuándo cierra la inscripción, cuándo vence el número definitivo para el catering y una reunión de balance la semana siguiente con las cifras, las opiniones y las fotos.