Plano de asientos para eventos: cómo sentar a sus invitados

Primero, la lista de invitados

Un plano de asientos es una lista de invitados colocada en el espacio, así que no puede ser mejor que la lista de la que parte. Antes de dibujar una sola mesa, asegúrese de tres cosas. Todos los invitados están en la lista con su nombre, niños y parejas incluidos. Los invitados que van juntos están agrupados: una pareja, una familia, un invitado con acompañante. Y sabe quién ha confirmado de verdad, es decir, las respuestas han llegado; un plano hecho a partir de la lista de invitación y no de la confirmada se redibuja al menos una vez.

Trabaje solo con la lista confirmada. Si las respuestas todavía van llegando con cuentagotas, la guía para recoger confirmaciones explica cómo fijar una fecha límite y reclamar las últimas. Sentar a quienes han declinado es trabajo perdido; sentar a los indecisos es adivinar.

Conozca su sala

Pida al espacio un plano con medidas, o mídalo usted mismo a pasos. Marque primero los puntos fijos: la entrada, la pista de baile, la banda o el DJ, el bufé o la barra, las salidas, los aseos y cualquier columna que tape la vista. Pregunte después qué mesas tiene el espacio y cuántas sillas caben en cada una. Los tamaños habituales:

• Mesas redondas: 150 cm de diámetro sientan cómodamente a ocho personas; 180 cm, a diez. Las mesas redondas mantienen viva la conversación porque todos se ven.
• Mesas rectangulares: de seis a ocho por los lados y uno en cada cabecera. Varias juntas forman largas mesas imperiales, que lucen generosas y permiten que un grupo grande se siente unido.
• Mesa presidencial o mesa para dos: una mesa larga frente a la sala para la pareja y sus más cercanos, o una mesa pequeña para dos que deja al cortejo sentarse con sus propias parejas.
• Una mesa infantil: con uno o dos adultos cerca y con algo que hacer encima.

Deje espacio entre mesas para que las sillas puedan retirarse y el personal pase con los platos: 1,5 metros entre bordes de mesa es el mínimo que funciona. Cuente los asientos de la sala y compárelos con los invitados confirmados antes de asignar a nadie; si faltan asientos, necesita otra mesa o una distribución distinta, no un plano más apretado.

Agrupe primero, coloque después

No siente a los invitados uno a uno. Primero ordénelos en grupos de personas que ya se conocen o que claramente deberían: las dos familias, los amigos del colegio, los compañeros de trabajo, los vecinos, los primos. La mayoría de los grupos son una mesa o media. Después coloque los grupos: la familia más cercana junto a la pareja o al anfitrión, los invitados mayores lejos de los altavoces y cerca de una salida, los amigos más ruidosos junto a la pista, los padres con niños pequeños donde una salida rápida no cruce toda la sala.

Dentro de un grupo, cada invitado debería conocer al menos a otra persona de la mesa, y a ser posible a dos. El invitado que no conoce a nadie es el que se marcha pronto. Mezcle solo cuando ambas partes ganen algo: dos grupos de edad parecida con un interés en común pueden formar una mesa animada; dos grupos sin nada en común forman una silenciosa.

Etiqueta y casos difíciles

La mayoría de los planos tienen dos o tres decisiones que llevan más tiempo que todas las demás. Algunas reglas que funcionan:

• Padres divorciados: dé a cada uno su propia mesa con su pareja y su lado de la familia, ambas igual de cerca de los novios. Nunca la misma mesa, salvo que lo pidan.
• Exparejas y rencillas: mesas distintas, líneas de visión distintas, y nadie tiene que saber por qué.
• Acompañantes a los que nunca ha visto: con el grupo de su pareja, nunca solos entre desconocidos.
• Invitados sin pareja: no en una «mesa de solteros», sino con personas de edad o etapa de vida parecida.
• Necesidades alimentarias: no cambian el plano, pero anótelas en la lista para que el catering encuentre al invitado por su mesa.
• Eventos de empresa: mezcle departamentos a propósito y siente juntas a las personas que deben conocerse. Reserve algunos asientos para los rezagados en lugar de dejar una mesa medio vacía.
• Fiestas: la distribución libre funciona hasta unos cuarenta invitados; por encima, asigne mesas pero no asientos, y reserve una mesa para la familia del anfitrión.

Mesas asignadas o asientos asignados

Asignar una mesa a cada invitado basta para la mayoría de los eventos: los invitados encuentran su mesa y eligen silla, lo que resulta relajado y absorbe un cambio tardío sin problemas. Asignar el asiento exacto merece la pena en una cena formal con tarjetas de sitio, un menú emplatado que el catering sirve por asiento, o una mesa presidencial donde el orden importa. Si asigna asientos, alterne cuando pueda: las parejas enfrente en lugar de al lado mantienen la conversación en marcha, y nadie se queda atrapado al final de una fila.

Diga a los invitados dónde se sientan

Un plano que nadie puede leer provoca una cola en la puerta. Las soluciones clásicas son un gran panel con todos los nombres en orden alfabético y su mesa al lado, o tarjetas dispuestas por nombre. El orden alfabético no es negociable: un panel ordenado por mesas obliga a cada invitado a leer todas las mesas.

Una búsqueda por nombre en la página del evento evita la cola por completo: el invitado escribe su nombre en el móvil y ve su mesa y quién se sienta con él. Si gestiona su lista de invitados en EventAssets, el plano de asientos se dibuja a partir de esa misma lista, cada mesa muestra quién está en ella, y el plano de la página del evento permite a cada invitado encontrar su mesa por su nombre. El artículo de soporte recorre los pasos.

Cambios de última hora

Alguien cancelará en la última semana y alguien pedirá traer a un acompañante. Prevéalo: deje uno o dos asientos libres en dos mesas distintas, no todos en la misma, para que un acompañante tardío pueda sentarse con el grupo adecuado. Cuando un invitado declina después de haber sido colocado, decida si su grupo se mueve o la mesa simplemente queda con una silla libre; una silla libre está bien, media mesa vacía no.

Imprima el plano y las tarjetas de sitio lo más tarde posible, normalmente dos o tres días antes, y deje a una sola persona a cargo de la versión final para que el catering, el espacio y el panel muestren lo mismo.

Una lista de comprobación

• Parta de la lista de invitados confirmada, agrupada por familias o parejas, tras la fecha límite de respuesta.
• Consiga el plano de la sala y los tamaños de mesa, y cuente asientos frente a invitados antes de colocar a nadie.
• Ordene primero a los invitados en grupos y luego coloque los grupos en la sala.
• Asegúrese de que cada invitado conozca al menos a una persona de su mesa.
• Decida pronto los casos difíciles y pregunte a la persona afectada cuando ayude.
• Elija solo mesas, o también asientos, según lo formal que sea la cena.
• Muestre el plano en orden alfabético, o deje que los invitados busquen su nombre.
• Deje asientos libres en dos mesas e imprima la versión final lo más tarde posible.