Cómo recoger confirmaciones de asistencia en línea

Lo que una respuesta debe decirle

Antes de decidir cómo recoger las respuestas, decida qué necesita de ellas. La única respuesta que todo evento necesita es un sí o un no por persona, no por hogar, porque el catering cuenta platos y el espacio cuenta sillas. Todo lo demás es opcional: una elección de menú, una necesidad alimentaria, una petición de canción, si alguien necesita habitación o plaza en el autobús. El número de asistentes es la cifra que le pedirán todos los que ha contratado, así que construya sus respuestas en torno a ella y trate el resto como un extra.

Una respuesta es también una fecha. El catering necesita el número definitivo unas dos semanas antes del evento, el plano de asientos lo necesita una semana antes de eso, y usted necesita unos días para reclamar a quienes no han contestado. Cuente hacia atrás desde esas fechas y la fecha límite se fija sola.

Haga la lista de invitados antes que las invitaciones

Una invitación va a un hogar; una respuesta viene de una persona. Si su lista ya sabe quién va con quién, las respuestas caen en el sitio correcto: una pareja, una familia con dos hijos, un amigo con acompañante son un grupo con una invitación y una respuesta por miembro. Decida ahora la política de acompañantes y aplíquela a todos por igual; la regla habitual es que las parejas casadas, comprometidas o que conviven se invitan por su nombre, y los invitados sin pareja reciben acompañante si puede permitírselo para todos. Un acompañante con nombre en la invitación tiene muchas más probabilidades de venir que «y acompañante».

Escriba la lista con los nombres tal como los escriben los propios invitados. Un formulario que no encuentra el nombre de alguien es el motivo más frecuente por el que la gente desiste y le escribe un mensaje en su lugar.

Fije la fecha límite

Cuente hacia atrás: el número definitivo se entrega al catering dos semanas antes, así que la fecha límite de respuesta queda tres o cuatro semanas antes del evento. Envíe las invitaciones de seis a ocho semanas antes, lo que deja a los invitados un mes para responder y a usted una semana para reclamar. Para un evento con desplazamiento, o cualquiera que requiera vuelos, envíelas con tres meses de antelación y fije la fecha límite seis semanas antes. Ponga la fecha límite en la invitación con palabras, no solo como una fecha: «Por favor, responda antes del 3 de mayo» es más claro que una fecha en una esquina.

Una fecha límite en un día laborable a mitad de mes funciona mejor que el final de mes, que todos tratan como el último minuto posible.

Qué preguntar, y qué no

Cada pregunta que añade cuesta respuestas, así que pregunte solo lo que cambia una decisión. Las preguntas que suelen merecer su sitio:

• Asistencia por persona: el sí o el no, siempre obligatoria.
• Elección de menú: solo si el menú es emplatado y el catering necesita las cantidades con antelación.
• Necesidades alimentarias: un campo de texto libre, opcional, porque la mayoría de los invitados no tienen ninguna.
• Alojamiento o transporte: solo si usted los organiza.
• Niños: solo si la invitación no lo deja claro, cosa que no debería ocurrir.

Limítese a cinco preguntas o menos. Marque las que deben responderse y deje el resto opcionales; una petición de canción obligatoria es la razón por la que una respuesta se abandona a medias. No pregunte nada que ya sepa, como la dirección de su propia hermana.

Redacte la invitación

Una línea basta: la fecha antes de la cual responder, y dónde. «Por favor, confírmenos antes del 3 de mayo en el enlace de abajo», con el enlace o el código QR debajo. Si también acepta respuestas por mensaje o por teléfono, dígalo, pero cuente con introducir esas respuestas usted mismo. Evite enumerar las preguntas en la tarjeta; el formulario las hace.

En una invitación impresa, el código QR y una dirección corta de la página escrita van juntos, porque algunos invitados prefieren teclear a escanear. La guía del código QR trata tamaños y ubicación.

Recordatorios que funcionan

Alrededor de un tercio de los invitados responde la primera semana, un tercio la última y un tercio necesita un empujón. Planifique los empujones en lugar de lamentarlos:

• Una semana antes de la fecha límite: un mensaje amable a todos los que no han respondido, de nuevo con el enlace. Un mensaje de grupo está bien en esta fase.
• El día de la fecha límite: un mensaje personal a cada hogar que falta. «El viernes damos las cifras definitivas al catering, ¿puede decirnos si vendrá?» funciona porque da un motivo.
• Tres días después: una llamada. Quien no ha contestado tres mensajes contesta una llamada, y algunos nunca vieron los mensajes.

Quien no ha respondido tras la llamada cuenta como que no viene, y el plano de asientos sigue adelante sin esa persona. Dígaselo con amabilidad; la mayoría responde en menos de una hora.

Siga y reclame

Mantenga cada respuesta en una sola lista con tres estados por persona: asiste, declina, pendiente. La lista de pendientes es con la que trabaja; el número de asistentes es el que entrega al catering. Registre las respuestas que llegan por mensaje o en persona el mismo día, en la misma lista, para que solo haya una fuente de verdad.

Si la lista de invitados vive en la página de su evento, los invitados responden allí buscando su nombre, contestando por sí mismos y por su grupo y añadiendo las respuestas a sus preguntas, sin app ni cuenta. En EventAssets cada respuesta cae en la fila del invitado, los totales se actualizan a medida que llegan, la fecha límite cierra el formulario por sí sola y la lista se exporta a CSV con todas las respuestas. El artículo de soporte muestra cómo configurar las preguntas y la fecha límite.

Después de la fecha límite

Pasada la fecha límite, los cambios pasan por usted y no por el formulario, para que mantenga el control del número. Espere unos cuantos: un invitado que declinó y al final puede venir, un sí que no puede, un acompañante que aparece. Acepte el primero con gusto si hay sitio, y anote cada cambio en la misma lista el mismo día. Entregue al catering el número definitivo en la fecha acordada y dígale su política para las ausencias, que suele ser que usted las paga.

Una lista de comprobación

• Decida qué debe contener cada respuesta: un sí o un no por persona, y nada que no necesite.
• Haga la lista de invitados por hogares, con las parejas por su nombre y una política de acompañantes aplicada a todos.
• Fije la fecha límite tres o cuatro semanas antes del evento y envíe las invitaciones de seis a ocho semanas antes.
• Haga cinco preguntas o menos, y marque solo la asistencia como obligatoria.
• Ponga la fecha límite y el enlace de respuesta en la invitación en una sola línea.
• Planifique tres recordatorios: un mensaje, un mensaje personal, una llamada.
• Mantenga una sola lista con asiste, declina y pendiente, y actualícela el día que llega una respuesta.
• Tras la fecha límite, gestione los cambios usted mismo y entregue el número definitivo en la fecha acordada.