Digitaalinen vieraskirja: näin keräät vierailtasi viestit ja ääniviestit

Miksi vieraskirjat jäävät puolityhjiksi

Vieraskirja on tapahtumasta se yksi asia, joka on tarkoitettu luettavaksi uudelleen, ja silti useimmat järjestäjät panevat sen kaappiin avaamatta. Syy on harvoin vieraissa. Syy on järjestelyissä: kirja sivupöydällä oven vieressä, yksi kynä, jono juuri silloin, kun ihmiset saapuvat ja haluavat jotain juotavaa, eikä aavistustakaan, mitä kirjoittaa onnittelujen ja nimen lisäksi. Siinä vaiheessa, kun jollakulla olisi jotain sanottavaa, kirja on kolmen huoneen päässä ja kynä kadonnut.

Merkitykselliset viestit ovat toisenlaisia. Ne syntyvät myöhään illalla, puheiden jälkeen, kun vieras muistaa sen, minkä halusi sinulle kertoa. Vieraskirja, joka on auki vain itse päivänä ja vain yhdessä paikassa, menettää ne kaikki. Apu löytyy vieraskirjasta, jota vieraat kantavat taskussaan, joka kysyy heiltä vastaamisen arvoisen kysymyksen ja joka pysyy auki vielä valojen sammuttua.

Paperi, videokoppi vai digitaalinen: valitse muoto

Väärää muotoa ei ole, mutta jokainen niistä ratkaisee, kuka kirjoittaa ja milloin:

• Kirja pöydällä: kaunis esineenä, ja käsiala on osa muistoa. Se kerää ensimmäisinä saapuneiden viestit eikä juuri muiden, eikä sitä voi lukea kukaan, joka ei ollut paikalla.
• Videokoppi: kamera, taustakangas ja kehote kortilla. Viestit ovat eläväisiä, mutta koppi vie kokonaisen nurkan ja vaatii valvojan, ja tiedostot päätyvät kovalevylle, jolla ne pitää editoida ennen kuin kukaan näkee niitä.
• Digitaalinen vieraskirja tapahtumasivullasi: vieraat avaavat sivun, jota he jo käyttävät reittiohjeisiin ja kuviin, kirjoittavat muutaman rivin tai äänittävät ääniviestin ja lähettävät sen. Ei sovellusta, ei tiliä, ei jonoa. Luet jokaisen viestin yhdessä paikassa ja päätät, mitä muut näkevät. Näin EventAssets toimii, ja tämän oppaan loppuosa olettaa jotain vastaavaa.

Paperinen ja digitaalinen kirja eivät kilpaile keskenään. Pidä kirja niille, jotka rakastavat kirjoittaa käsin, ja ohjaa kaikki muut koodin luo.

Kysy jotain tarkkaa

”Kirjoitathan vieraskirjaamme” tuottaa viestin ”Onnea, terveisin Anna”. Kysymys tuottaa oikean viestin. Laita koodin viereen korttiin yksi kehote ja vaihda sitä tapahtuman mukaan:

• Neuvo: ”Yksi asia, jonka toivoisit jonkun kertoneen sinulle” toimii yhtä hyvin häissä, valmistujaisissa kuin eläkejuhlissa.
• Hetki, jonka muistat: ”Kun tapasit jommankumman meistä ensimmäisen kerran” tai ”Illan paras muistosi” antaa vieraalle tarinan kerrottavaksi, ja juuri tarinoita sinä luet myöhemmin uudelleen.
• Yksi sana: ”Kuvaile hääparia yhdellä sanalla” vie kymmenen sekuntia, ja sata sellaista peräkkäin on kokonainen muotokuva.
• Kysymys yritystapahtumaan: ”Mitä aiot kokeilla maanantaina?” tai ”Yksi asia, jonka sanoisit puhujille” antaa järjestäjille palautetta, jota he eivät muuten koskaan saisi.

Valitse yksi kehote, ei viittä. Vieras, jolla on monta kysymystä valittavanaan, ei vastaa yhteenkään.

Ääniviestit: viestit, joita kuunnellaan yhä uudelleen

Kirjoitettu viesti on ajatus; ääniviesti on ihminen itse. Kymmenen vuoden päästä ystävän kirjoittama viesti on mukava lause, mutta ne neljäkymmentä sekuntia, jotka hän puhui, nauru keskellä ja tauko ennen loppua, ovat se ystävä. Ääniviestit tavoittavat myös vieraat, jotka eivät koskaan kirjoita: isoäidin, joka ei näppäile, työkaverin, joka häpeää oikeinkirjoitustaan, ja lapsen, joka mieluummin laulaa.

Muutama asia saa ne toimimaan. Osoita vieraille riittävän hiljainen paikka: eteinen, puutarha tai ruokasalin ulkopuolinen käytävä, ei tanssilattia. Kerro kortissa, kuinka pitkä viesti riittää: kolmekymmentä sekuntia on aivan tarpeeksi, ja useimmat sen lukeneet rentoutuvat. Anna heidän kuunnella viestinsä ja äänittää se uudelleen; toinen otto on yleensä se, jonka he lähettävät mielellään.

Missä ja milloin vieraat kirjoittavat

Vieraat kirjoittavat, kun vieraskirja on heidän edessään ja hetki on oikea, joten sijoita koodi juuri niihin paikkoihin, avaa kirja jo ennen tapahtumapäivää ja pidä se auki sen jälkeen. Itse päivänä sama koodi, joka avaa kuvien lähetyksen ja oman paikan haun, avaa myös vieraskirjan: kortti jokaisella pöydällä, tervetulokyltti, baari ja kortti uloskäynnillä. QR-koodioppaassa kerrotaan koot ja sanamuodot, joita oikeasti skannataan. Kirjoita koodin viereen, mitä pitää tehdä, äläkä sitä, mikä se on: ”Skannaa ja jätä meille viesti” ja yksi kehote vieraiden kielellä.

Pyydä, että asia sanotaan kerran ääneen ruokailun jälkeen, joko järjestäjä tai se, jolla on mikrofoni: ”Pöydillä oleva koodi on myös vieraskirjamme; siihen voi kirjoittaa meille jotain tai vain puhua.” Avaa vieraskirja kutsun yhteydessä, jotta myös ne, jotka eivät pääse paikalle, voivat kirjoittaa, ja pidä se auki viikkoja tapahtuman jälkeen, koska parhaat viestit saapuvat vasta kiitosviestin ja kuvalinkin jälkeen. Suunnittelun aikataulu sijoittaa nämä hetket koko suunnitteluvuoden kalenteriin.

Tarkista, säilytä ja jaa

Jokainen viesti ei kuulu sivulle, jonka kaikki näkevät. Vitsi, joka toimii vain pöydän ääressä, vain sinulle tarkoitettu viesti tai kaksikymmentä sekuntia taustamusiikkia: nopea tarkistus nappaa ne. Päätä ennen tapahtumapäivää, näytetäänkö viestit heti vai odottavatko ne sinua. Ystävien häissä viestien näyttäminen heti antaa kirjan kasvaa vieraiden silmien edessä illan mittaan. Yritystapahtumassa tai missä tahansa, missä toisilleen tuntemattomat ihmiset kohtaavat, tarkista ensin ja julkaise viestit seuraavana aamuna.

Salli nimettömät viestit. Osa rehellisimmistä riveistä tulee vierailta, jotka eivät allekirjoittaisi niitä, ja nimeä vaativa vieraskirja menettää ne. Säilytä kokoelma sitten päivän kuvien kanssa samassa paikassa ja jaa se takaisin vieraille sekä niille, jotka eivät päässeet paikalle.

Jos käytät EventAssetsia, vieraskirja on tapahtumasivusi osio, johon kirjoitetaan ja äänitetään suoraan selaimessa. Asetuksella voit pitää uudet viestit odottamassa tarkistustasi tai näyttää ne heti, ja viestit pysyvät tapahtuman yhteydessä. Tukiartikkelissa näytetään, miten otat sen käyttöön ja tarkistat saapuvat viestit; vieraiden kuvia käsittelevä opas kertoo galleriasta, jonka rinnalla se toimii.

Muistilista

• Valitse vieraskirja, jota vieraat kantavat mukanaan: tapahtumasivulla, ilman sovellusta ja ilman jonoa.
• Kirjoita yksi kehote, ei viittä, ja vaihda sitä tapahtuman hetken mukaan.
• Tarjoa ääniviestit, kerro, että kolmekymmentä sekuntia riittää, ja osoita hiljainen nurkka.
• Sijoita koodi jokaiselle pöydälle, tervetulokylttiin ja uloskäynnille, ja kirjoita viereen ”skannaa ja jätä meille viesti”.
• Avaa vieraskirja kutsun yhteydessä ja jätä se auki viikoiksi tapahtumapäivän jälkeen.
• Päätä ennen tapahtumapäivää, näytetäänkö viestit heti vai odottavatko ne tarkistustasi.
• Salli nimettömät viestit, piilota se, mikä ei kuulu sivulle, ja säilytä loput kuvien kanssa.