Näin keräät kuvat ja videot vierailtasi

Miksi vieraiden kuvat kannattaa kerätä

Valokuvaaja näkee vihkimisen, puheet ja ensitanssin. Vieraasi näkevät kaiken muun: automatkan, baaritiskin nurkan, jossa käytiin illan todelliset keskustelut, pöydän alla leikkivät lapset ja niiden ihmisten kasvot, joita valokuvaaja ei osannut etsiä. Kahdeksankymmentä vierasta ottaa yhdessä illassa enemmän kuvia kuin yksikään ihminen yksin pystyisi, ja useimmat niistä jäävät puhelimiin siihen asti, kun puhelin vaihdetaan uuteen. Keräämisessä ei ole kyse määrästä. Kyse on niistä kahdestakymmenestä kuvasta, joiden olemassaolosta et tiennyt mitään.

Ongelma ei ole koskaan ollut vieraiden halussa. Vieraat haluavat jakaa kuvansa. Ongelma on ollut se, että jokainen jakotapa on aiemmin vaatinut heiltä jotain: sovelluksen asentamista, tilin luomista, ryhmään liittymistä tai tiedostokoon rajoitusten hyväksymistä. Poista nämä vaiheet, niin kuvat tulevat.

Valitse, miten vieraat toimittavat kuvat

Yleisiä tapoja on neljä, ja jokaisella on hintansa, joka kannattaa tietää ennen kuin valitset:

• Ryhmäkeskustelu: se on jo kaikilla, mutta kuvat pakataan, videoita lyhennetään, ja kuukauden päästä ne ovat hautautuneet tuhannen viestin alle. Sopii illalliselle, huonosti häihin.
• Jaettu pilvikansio: alkuperäiset tiedostot säilyvät, mutta vieraat tarvitsevat tilin samalta palveluntarjoajalta, linkki on helppo välittää väärälle ihmiselle, eikä kukaan tarkista, mitä kansioon päätyy.
• Kertakäyttökamerat: hurmaavia, ja saat kaksikymmentäseitsemän laadultaan arvaamatonta kuvaa pöytää kohden viikkoja myöhemmin, kehityskulujen hinnalla.
• Tapahtumasivu ja QR-koodi: vieraat skannaavat koodin, valitsevat kuvat puhelimestaan ja lähettävät ne alkuperäisessä laadussa ilman sovellusta ja ilman tiliä; järjestäjä tarkistaa ne ja jakaa gallerian takaisin vieraille. Näin EventAssets toimii, ja tämän oppaan loppuosa olettaa jotain vastaavaa.

Valitsitpa minkä tahansa, valitse vain yksi. Kaksi jakotapaa tarkoittaa kahta paikkaa, joista etsiä, ja kummassakin on puolet kuvista.

Tee siitä vaivatonta itse päivänä

Vieraat lähettävät kuvia, kun vaihe on heidän edessään ja vie alle minuutin. Sijoita siis koodi sinne, missä he jo ovat, ja kerro yhdellä lauseella, mihin se on tarkoitettu. Tulosta QR-koodi korttiin jokaiselle pöydälle, tervetulokylttiin ja baaritiskin lähelle; QR-koodioppaassa kerrotaan koot, jotka skannautuvat luotettavasti. Kirjoita koodin viereen, mitä pitää tehdä, äläkä sitä, mikä se on: ”Skannaa ja jaa kuvasi kanssamme” toimii, ”QR-koodi” ei.

Pyydä jotakuta sanomaan asia kerran ääneen. Järjestäjän tai juontajan lause ruokailun jälkeen, ”pöydillä olevilla koodeilla voi lähettää meille kuvia, ja toivomme saavamme ihan kaikki”, kaksinkertaistaa lähetysten määrän. Anna sitten vieraille jotain kuvattavaa: lyhyt lista ideoita kortin kääntöpuolella, kuten ”tyylikkäimmin pukeutunut pöytä”, ”kuva jonkun kanssa, johon juuri tutustuit” tai ”tanssilattia keskiyöllä”, tekee passiivisista vieraista toisen kuvaustiimin.

Määritä lähetysaika

Avaa lähetykset jo ennen tapahtumaa, jotta varhaisille kuville, kuten valmistautumiselle ja matkalle, on paikka, ja pidä ne auki viikkoja jälkeenpäin, koska moni vieras käy kuvansa läpi junassa kotimatkalla tai vasta seuraavana viikonloppuna. Yksi muistutus muutaman päivän päästä linkin kera tuo toisen puolen kuvista. Selkeä päättymispäivä on silti hyödyllinen: se antaa sinulle hetken sulkea galleria, ladata kaiken talteen ja siirtyä eteenpäin.

Albumit ja järjestys

Kuudensadan lajittelemattoman tiedoston galleria on paikka, jossa kuvat unohtuvat. Luo ennen tapahtumapäivää muutama albumi, jotka on nimetty hetkien eikä ihmisten mukaan: vihkiminen, illallinen, juhlat, seuraava päivä. Vieraat valitsevat albumin lähettäessään kuvia, tai sinä siirrät kuvat myöhemmin; kummassakin tapauksessa puheita etsivä löytää ne. Pidä albumeja vähän. Neljästä on helppo valita, kahdestatoista valitseminen on jo työlästä.

Tarkista ennen kuin jaat

Jokainen kuva ei kuulu galleriaan, jonka kaikki näkevät. Epätarkat otokset, kaksoiskappaleet, vahingossa lähetetty kuvakaappaus tai se yksi kuva, jota vieras ei haluaisi julkaistavan: nopea tarkistus nappaa ne. Määritä galleria niin, että uudet lähetykset odottavat hyväksyntääsi, käy jono läpi kerran päivässä ensimmäisen viikon ajan ja hyväksy kuvat kerralla suurempina erinä; siihen kuluu vain minuutteja. Jos vieraasi ovat ihmisiä, joihin luotat täysin, ja tapahtuma on pieni, automaattinen hyväksyntä säästää senkin vaivan.

Lataa ja säilytä

Alkuperäisten kuvien pitäisi päätyä kahteen paikkaan, jotka ovat sinun: tietokoneellesi ja varmuuskopioon. Lataa koko galleria yhtenä arkistona, kun lähetyksiä ei enää tule, säilytä albumien kansionimet ja kopioi kaikki toiselle levylle tai toiselle pilvitilille. Jaa sitten galleria niille, jotka eivät päässeet paikalle; usein juuri silloin kuvat merkitsevät eniten.

Tietosuoja ja hyvät tavat

Vieraiden kuvissa näkyy muita vieraita, joten muutama sääntö pitää kaikkien olon mukavana. Jaa galleria sivulla, jonka voivat avata vain linkin saaneet, älä julkisessa syötteessä. Kysy lupa ennen kuin julkaiset somessa kuvan jostakusta toisesta, ja kunnioita pyyntöä ”poistathan tuon” ilman keskustelua. Ole huolellinen lasten kanssa: jotkut vanhemmat eivät halua lastensa kasvoja verkkoon lainkaan, ja helpoin tapa kunnioittaa sitä on pitää galleria yksityisenä ja kertoa siitä jo kutsussa. Yritystapahtumassa kerro ilmoittautumissivulla, että tapahtumassa kuvataan ja kuvia jaetaan sisäisesti, ja anna ihmisille mahdollisuus kieltäytyä.

Jos käytät EventAssetsia, galleria on oletuksena yksityinen, lähetykset odottavat hyväksyntääsi, jos niin haluat, ja kuva poistetaan yhdellä napautuksella, kun joku sitä pyytää. Tukiartikkelissa näytetään, miten tarkistat ja järjestät saapuvat kuvat ja videot.

Muistilista

• Valitse yksi tapa kerätä kuvat, ja valitse sellainen, joka säilyttää alkuperäiset tiedostot eikä vaadi sovellusta.
• Luo ennen tapahtumapäivää kolme tai neljä albumia hetkien mukaan.
• Tulosta koodi jokaiselle pöydälle ja tervetulokylttiin, ja lisää viereen yksi lause, joka kertoo, mitä tehdä.
• Mainitse asiasta kerran itse tai pyydä juontajaa tekemään se, ja anna vieraille muutama kuvausidea.
• Avaa lähetykset ennen tapahtumaa, pidä ne auki viikkoja ja lähetä yksi muistutus.
• Tarkista uudet lähetykset päivittäin ensimmäisen viikon ajan ja hyväksy ne kerralla.
• Lataa koko galleria arkistona ja säilytä varmuuskopio toisessa paikassa.
• Pidä galleria yksityisenä, kysy lupa ennen kuin julkaiset kuvia muista ja kerro siitä kutsussa.