Mihin sijoitat tapahtumasi QR-koodin ja miten tulostat sen

Yksi koodi, yksi sivu

Vältettävä virhe on oma koodi jokaiseen tarkoitukseen: yksi karttaa varten, yksi vastauslomaketta varten ja yksi kuvia varten, kukin omassa kortissaan ja kukin selitystä vaatien. Vieraat skannaavat kerran, jos koodi on heidän edessään ja hyöty on ilmeinen, mutta neljästi he eivät skannaa. Ratkaisu on yksi koodi, joka avaa tapahtumasivusi, jossa kaikki on koottuna: tiedot ja kartta, vastauslomake, kuvien lähetys ja galleria, oman paikan haku ja vieraskirja. Sama koodi toimii kutsussa, juhlapaikalla ja kiitoskortissa, koska sivu muuttuu tapahtuman edetessä tulevasta menneeseen, mutta koodi pysyy samana.

Tämän oppaan loppuosa kertoo, missä tuo yksi koodi on paikallaan ja miten se tulostetaan niin, että se toimii jokaisella puhelimella.

Ennen tapahtumaa: kutsut ja save the date -viestit

Kutsussa koodi tekee tärkeimmän työnsä, koska sen kautta vieraat vastaavat. Sijoita se itse korttiin, alakulmaan tai kääntöpuolelle, ja viereen lyhyt painettu verkko-osoite niille vieraille, jotka kirjoittavat osoitteen mieluummin itse. Taitetussa kutsussa tavallisia paikkoja ovat sisäpuolen oikea sivu tai takasivu. Erillinen liitekortti toimii myös, etenkin jos kutsu on muisto, johon et halua painaa koodia.

Myös save the date -viesteissä on koodi, jotta vieraat näkevät juhlapaikan ja päivämäärän kartalla jo kuukausia etukäteen, ja sähköpostitse lähetetyissä kutsuissa kannattaa olla sekä koodi että tavallinen linkki, koska näytöllä olevan koodin skannaa toinen puhelin, mutta linkkiä napautetaan.

Tapahtumassa

Juhlapaikalla koodin tehtävä vaihtuu: se lakkaa keräämästä vastauksia ja alkaa kerätä kuvia ja ohjata vieraita pöytiinsä. Sijoita se sinne, missä vieraat pysähtyvät:

• Tervetulokyltti: suurena sisäänkäynnillä istumajärjestyksen vieressä, tekstinä ”etsi pöytäsi ja jaa kuvasi”.
• Pöytäkortti jokaiselle pöydälle: taitettu kortti, jonka molemmilla puolilla on koodi, jotta jokainen pöydän ääressä näkee sen kääntämättä korttia.
• Baari ja kuvausnurkkaus: paikat, joissa ihmiset odottavat ja joissa he ottavat kuvia.
• Ruokalista tai käsiohjelma: pieni koodi alareunassa tavoittaa ne vieraat, jotka lukevat.
• Näytöt: yritystapahtumassa koodi puheenvuorojen välisessä diassa ja aulan näytöillä. Tee siitä suuri; näyttöä skannataan kauempaa kuin korttia.
• Kortti uloskäynnillä: viimeinen mahdollisuus kiitoslahjojen tai takkien vieressä, tekstinä ”jaa kuvasi tästä illasta”.

Tapahtuman jälkeen

Kiitoskortti sulkee ympyrän: sama koodi avaa nyt gallerian, jossa ovat kaikkien kuvat, ja kortin viesti kertoo sen. Seurantaviesti linkin kera tuo vielä ne kuvat, jotka vieraat unohtivat lähettää. Sama koodi avaa myös vieraskirjan niitä toiveita varten, joita kukaan ei kirjoittanut juhlailtana; vieraskirjaoppaassa on kehotteet, jotka saavat ihmiset kirjoittamaan. Yritystapahtumassa seurantasähköpostin koodi vie galleriaan ja esitysdioihin.

Mitä kirjoittaa koodin viereen

Koodi ilman lausetta on arvoitus. Koodi, jonka alle on kirjoitettu ”QR-koodi”, on arvoitus nimilapulla. Kirjoita, mitä vieras saa: ”Skannaa ja vastaa 3.5. mennessä”, ”Skannaa ja löydä pöytäsi”, ”Skannaa ja jaa kuvasi kanssamme”. Verbi ja hyöty vieraidesi kielellä ja niin suurella tekstillä, että sen voi lukea siitä, missä he seisovat. Älä koskaan luota pelkkään koodiin.

Tulosta niin, että jokainen puhelin lukee sen

QR-koodi epäonnistuu kolmesta syystä: se on liian pieni, kontrastia on liian vähän tai jokin on tiellä. Kaikki kolme ovat vältettävissä.

• Koko: kortissa tai kutsussa vähintään 2 cm kummaltakin sivulta, kyltissä vähintään 10 cm. Nyrkkisääntö on, että koodin pitäisi olla kymmenesosa skannausetäisyydestä, joten metrin päästä luettava kyltti tarvitsee 10 cm:n koodin.
• Tyhjä reunus: jätä koodin ympärille noin neljän moduulin levyinen tyhjä reunus, 2 cm:n koodissa noin 4 mm. Teksti ja koristeet tämän reunuksen sisällä estävät skannauksen.
• Kontrasti: tummat moduulit vaalealla taustalla. Älä koskaan tulosta koodia valokuvan, kuvion tai liukuvärin päälle, äläkä käännä sitä vaaleaksi tummalle pohjalle, ellet ole testannut sitä useilla puhelimilla.
• Ei venyttämistä: skaalaa koodia mittasuhteet lukittuina. Koodi, joka on leveämpi kuin korkea, on lukukelvoton.
• Tiedosto: vie PNG-tiedosto vähintään 1024 pikselin kokoisena kaikkeen A4-kokoon asti ja SVG-tiedosto kaikkeen sitä suurempaan. Kuvakaappauksesta otettu koodi on jo valmiiksi sumea.
• Paperi: matta paperi on parempi kuin kiiltävä, joka heijastaa juhlapaikan valoja.
• Testaus: skannaa tulostettu koodi kolmella eri puhelimella juhlapaikan valaistuksessa ja siltä etäisyydeltä, jolta vieraat sitä käyttävät. Tee se ennen kuin tulostat kaksisataa kappaletta.

Muotoilu rikkomatta koodia

Tapahtumasi väreissä oleva koodi tai koodi, jonka keskellä on pieni kuva, näyttää osalta ulkoasua eikä päälle liimatulta lisäkkeeltä. Kumpikin on turvallinen tietyissä rajoissa: pidä moduulien ja taustan välinen kontrasti suurena, pidä keskikuva pienenä ja testaa skannaus aina, kun muutat jotain. Pyöristetyt moduulit ja pehmeä väri ovat hyviä valintoja; vaaleankeltainen koodi kermanvärisellä pohjalla ei ole. Jos pidät tapahtumasi EventAssetsissa, tukiartikkelissa näytetään, miten muotoilet koodin ja lataat sen tulostuskokoisena, ja jakamista käsittelevä artikkeli kertoo linkistä, joka kulkee koodin rinnalla.

Muistilista

• Käytä yhtä koodia, joka avaa tapahtumasivun, koko tapahtuman elinkaaren ajan.
• Sijoita se kutsuun ja painettu verkko-osoite sen viereen.
• Juhlapaikalla: tervetulokyltti, kortti jokaisella pöydällä, baari ja näytöt.
• Kirjoita koodin viereen verbi ja hyöty, ei koskaan ”QR-koodi”.
• Tulosta se korteissa vähintään 2 cm:n ja kylteissä vähintään 10 cm:n kokoisena, tyhjällä reunuksella ja suurella kontrastilla.
• Vie tiedosto tulostuskokoisena, tulosta mattapaperille ja testaa kolmella puhelimella ennen koko painosta.
• Laita sama koodi kiitoskorttiin, jotta se avaa gallerian.