Tapahtuman suunnittelun aikataulu: kahdestatoista kuukaudesta itse päivään

Näin käytät tätä aikataulua

Jokaisessa tapahtumassa on kolme kiintopistettä: päivämäärä, juhlapaikka ja vieraiden määrä. Kun ne on lyöty lukkoon, lähes kaikki muu seuraa ennustettavassa järjestyksessä, koska pisimmälle eteenpäin varatut palveluntarjoajat on varmistettava ensin ja vieraat tarvitsevat riittävästi aikaa vastata. Tämä aikataulu on kirjoitettu häille, joiden suunnitteluun on vuosi aikaa, ja se on vaativin mahdollinen tapaus. Pienemmässä tapahtumassa aikataulu tiivistyy: juhlat mahtuvat kahdeksaan viikkoon, yrityksen illallinen kolmeen kuukauteen, ja kummastakin jää pois kokonaisia osioita. Järjestys pysyy kuitenkin samana.

Lue aikataulu kerran alusta loppuun ja jatka sitten siitä osiosta, joka vastaa sitä, kuinka paljon aikaa sinulla on jäljellä. Jos aloitat myöhään, hoida kolme ensimmäistä osiota kahden ensimmäisen viikon aikana ja ota loput kiinni siitä eteenpäin.

Kahdestatoista yhdeksään kuukautta ennen

• Päätä budjetti, kuka siihen osallistuu ja mikä kokonaissumma voi olla, ennen kuin katsot yhtäkään juhlapaikkaa. Budjettiopas kertoo, miten se tehdään.
• Sovi vieraiden likimääräinen määrä. Se ratkaisee juhlapaikan koon ja suurimman osan kuluista.
• Valitse päivämäärä tai kaksi kolme vaihtoehtoa, ja tarkista ne niiltä ihmisiltä, joiden on ehdottomasti oltava paikalla.
• Käy katsomassa juhlapaikka ja varaa se. Kysy, mitä hintaan sisältyy, mikä maksaa erikseen ja milloin kukin maksu erääntyy.
• Varaa ensimmäisinä täyttyvät palveluntarjoajat: valokuvaaja, bändi tai DJ, pitopalvelu, jos juhlapaikalla ei ole omaa, sekä vihkijä.
• Aloita vieraslista nimillä ja talouksilla, jotta vieraiden määrä muuttuu todelliseksi.

Kahdeksasta kuuteen kuukautta ennen

• Lähetä save the date -viestit, etenkin jos vieraat matkustavat kauempaa. Lyhyt viesti, jossa on päivämäärä, paikkakunta ja linkki, riittää hyvin.
• Valitse asut ja aloita muutokset; tilaa ajoissa kaikki, minkä toimitusaika on pitkä.
• Tee majoituksista ryhmävaraus ja varaa mahdolliset kuljetukset vieraille ja palveluntarjoajille.
• Luo tapahtumasivu, jossa on päivämäärä, juhlapaikka ja kartta, ja lisää linkki kaikkeen, mitä tästä eteenpäin lähetät. Tukiartikkelissa näytetään, miten sivu luodaan minuutissa.
• Päätä vihkiminen ja päivän tärkeimmät hetket, jotta palveluntarjoajat voivat suunnitella omat aikataulunsa niiden mukaan.

Viidestä kolmeen kuukautta ennen

• Suunnittele ja tilaa kutsut, joihin on painettu vastaustapa. Lisää mukaan QR-koodi tai lyhyt linkki tapahtumasivulle; QR-koodioppaassa kerrotaan koot ja sijoittelut.
• Käy maistelemassa ja vahvista menu ja kakku.
• Tilaa kukat ja koristeet, ja sovi juhlapaikan kanssa toimitus- ja pystytysaika.
• Vuokraa se, mitä juhlapaikka ei tarjoa: tuolit, liinat, valaistus, tanssilattia tai teltta.
• Laadi vihkimisen kulku ja pyydä puheen pitäjät mukaan ajoissa.

Kaksi kuukautta ennen

• Lähetä kutsut kuudesta kahdeksaan viikkoa ennen tapahtumapäivää, ja aseta vastausten määräaika kolmesta neljään viikkoa ennen. Ilmoittautumisopas kertoo, mitä kannattaa kysyä ja miten vastauksia seurataan.
• Vahvista aikataulu kirjallisesti jokaisen palveluntarjoajan kanssa: saapuminen, pystytys, alku, loppu ja purku.
• Suunnittele musiikki: hetket, jotka tarvitsevat tietyn kappaleen, ja hetket, jotka eivät tarvitse musiikkia lainkaan.
• Tilaa kyltit, pöytäkortit ja tervetulotaulu, ja jätä niihin tilaa lopullisille pöytänumeroille.
• Varaa kampaaja, meikki ja mahdolliset koekerrat.

Neljästä kolmeen viikkoa ennen

• Karhua vastauksia: ensin muistutus kaikille vastaamattomille viikkoa ennen määräaikaa, sitten henkilökohtainen viesti ja lopuksi puhelu.
• Ilmoita juhlapaikalle ja pitopalvelulle lopullinen vieraiden määrä ja erityisruokavaliot.
• Laadi istumajärjestys vahvistetusta listasta; istumajärjestysopas käy sen läpi kanssasi vaihe vaiheelta.
• Kirjoita päivän aikataulu kellonaikoineen ja paikkoineen sekä vastuuhenkilö jokaiselle hetkelle, ja jaa se palveluntarjoajille ja apulaisille.
• Maksa erääntyvät loppusummat ja kirjaa ylös, kuka haluaa käteistä itse päivänä.

Viimeinen viikko

• Vahvista vielä kerran jokaisen palveluntarjoajan kanssa, ja liitä päivän aikataulu mukaan.
• Tulosta istumajärjestys, paikkakortit ja kyltit mahdollisimman myöhään.
• Pakkaa hätäpakkaus: ompelutarvikkeet, laastaria, särkylääkettä, tahranpoistoainetta, puhelimen laturi, käteistä ja kopio jokaisesta sopimuksesta.
• Delegoi: yksi ihminen pitää huolta aikataulusta ja palveluntarjoajien puhelinnumeroista itse päivänä, eikä se ihminen ole sinä.
• Avaa tapahtumasivullasi kuvien lähetys ja vieraskirja, ja testaa QR-koodi muutamalla eri puhelimella.

Edellinen päivä, itse päivä ja sen jälkeen

• Edellisenä päivänä: vie koristeet ja painotuotteet juhlapaikalle, harjoittele vihkiminen ja mene ajoissa nukkumaan.
• Itse päivänä: syö aamiainen, anna puhelimesi aikataulusta vastaavalle ja anna ohjelman rullata. Jokin pieni menee pieleen, eikä kukaan muu huomaa sitä.
• Seuraavalla viikolla: lähetä kiitosviestit ja linkki galleriaan, ja kerää vieraiden ottamat kuvat ja videot, kun ne ovat vielä heillä tallessa. Vieraiden kuvia käsittelevä opas kertoo helpoimman tavan; vieraskirjaopas kertoo viesteistä, joita vieraat kirjoittaisivat vielä silloinkin.
• Seuraavana kuukautena: päätä budjetti lopullisilla laskuilla, palauta vuokratavarat ja kirjoita ylös, mitä tekisit toisin, niin kauan kuin vielä muistat.

Juhlat ja yritystapahtumat

Enintään kuudenkymmenen vieraan juhlat mahtuvat kahdeksaan viikkoon: juhlapaikka ja päivämäärä ensimmäisellä viikolla, kutsut ja vastausten määräaika toisella viikolla, ruoka, juomat ja musiikki neljänteen viikkoon mennessä, vastausten karhuaminen ja lopullinen määrä kuudennella viikolla, koristeet ja soittolista seitsemännellä viikolla ja ostokset viimeisinä päivinä. Jätä istumajärjestys pois, ellei kyseessä ole istuva illallinen, ja lisää kuvien lähetyslinkki kutsuun, jotta kuvat tulevat suoraan sinulle.

Yritystapahtuma noudattaa samaa järjestystä eri nimillä: kutsujen sijaan ilmoittautumissivu, vihkimisen sijaan ohjelman käsikirjoitus ja tekninen tarkistus juhlapaikan kanssa viikkoa ennen. Lisää kolme virstanpylvästä: milloin ilmoittautuminen päättyy, milloin pitopalvelulle on ilmoitettava lopullinen määrä ja jälkipalaveri seuraavalla viikolla, jossa käydään läpi luvut, palaute ja kuvat.