Dove mettere il codice QR del Suo evento, e come stamparlo

Un codice, una pagina

L’errore da evitare è un codice diverso per ogni scopo: uno per la mappa, uno per il modulo di risposta, uno per le foto, ciascuno sul proprio cartoncino, ciascuno con la sua spiegazione. Gli ospiti scansionano una volta se il codice è davanti a loro e il vantaggio è evidente, e non scansionano quattro volte. La soluzione è un solo codice che apre la pagina del Suo evento, dove sta tutto: i dettagli e la mappa, il modulo di risposta, il caricamento delle foto e la galleria, la ricerca del tavolo, il libro degli ospiti. Lo stesso codice funziona sull’invito, nella location e sul biglietto di ringraziamento, perché la pagina cambia man mano che l’evento passa da imminente a concluso, e il codice no.

Il resto di questa guida riguarda dove quell’unico codice si guadagna il suo posto, e come stamparlo perché funzioni su ogni telefono.

Prima dell’evento: inviti e save the date

L’invito è dove il codice fa il lavoro più importante, perché è così che gli ospiti rispondono. Lo metta sul cartoncino stesso, in un angolo in basso o sul retro, con un breve indirizzo web stampato accanto per gli ospiti che preferiscono digitare. Su un invito piegato, la pagina interna destra o il retro sono i punti abituali. Funziona anche un cartoncino separato, soprattutto se l’invito è un ricordo su cui non vuole stampare un codice.

Anche i save the date portano il codice, così gli ospiti vedono location e data su una mappa mesi prima, e gli inviti via e-mail dovrebbero contenere sia il codice sia un link normale, perché un codice su uno schermo si scansiona con un secondo telefono e un link si tocca.

Durante l’evento

Nella location il codice cambia compito: smette di raccogliere risposte e comincia a raccogliere foto e a indicare agli ospiti il loro tavolo. Lo metta dove gli ospiti si fermano:

• Il cartello di benvenuto: grande, all’ingresso, accanto alla ricerca del tavolo, con «trovi il Suo tavolo e condivida le Sue foto» come frase.
• Un cartoncino piegato per tavolo: con il codice su entrambi i lati, così ogni ospite del tavolo ne vede uno senza girarlo.
• Il bar e l’angolo foto: dove le persone aspettano e dove scattano.
• Il menu o il programma: un piccolo codice in fondo raggiunge gli ospiti che leggono.
• Gli schermi: a un evento aziendale, il codice sulla diapositiva tra un intervento e l’altro e sugli schermi nel foyer. Lo faccia grande; uno schermo si scansiona da più lontano di un cartoncino.
• Un cartoncino all’uscita: l’ultima occasione, accanto alle bomboniere o al guardaroba, con «condivida le Sue foto di stasera».

Dopo l’evento

Il biglietto di ringraziamento chiude il cerchio: lo stesso codice ora apre la galleria con le foto di tutti, e il biglietto lo dice. Un messaggio successivo con il link porta le foto che gli ospiti hanno dimenticato di inviare. Lo stesso codice apre anche il libro degli ospiti, per gli auguri che nessuno ha scritto la sera stessa; la guida al libro degli ospiti ha le domande che fanno scrivere. Per un evento aziendale, il codice nell’e-mail di follow-up conduce alla galleria e alle slide.

Cosa scrivere accanto al codice

Un codice senza una frase è un indovinello. Un codice con «codice QR» scritto sotto è un indovinello con un’etichetta. Scriva cosa ottiene l’ospite: «Scansioni per rispondere entro il 3 maggio», «Scansioni per trovare il Suo tavolo», «Scansioni per condividere le Sue foto con noi». Un verbo e un vantaggio, nella lingua dei Suoi ospiti, in una dimensione leggibile da dove si trovano. Non si affidi mai al solo codice.

Lo stampi perché ogni telefono lo legga

Un codice QR fallisce per tre motivi: troppo piccolo, troppo poco contrasto o qualcosa in mezzo. Tutti e tre si possono evitare.

• Dimensione: su un cartoncino o un invito, almeno 2 cm per lato; su un cartello, almeno 10 cm. Una regola pratica è che il codice misuri un decimo della distanza da cui viene scansionato, quindi un cartello letto da un metro richiede un codice di 10 cm.
• Zona di quiete: lasci un margine libero intorno al codice di circa quattro moduli, all’incirca 4 mm su un codice di 2 cm. Testo e ornamenti dentro quel margine impediscono la scansione.
• Contrasto: moduli scuri su sfondo chiaro. Non stampi mai il codice sopra una foto, una fantasia o una sfumatura, e non lo inverta mai in chiaro su scuro senza averlo provato su più telefoni.
• Niente deformazioni: ridimensioni il codice con le proporzioni bloccate. Un codice più largo che alto è illeggibile.
• File: esporti un PNG di almeno 1024 pixel per tutto ciò che arriva all’A4, e un SVG per qualsiasi cosa più grande. Un codice preso da uno screenshot è già sfocato.
• Carta: la carta opaca batte quella lucida, che riflette la luce della location.
• Prova: scansioni il codice stampato con tre telefoni diversi, nella luce della location, dalla distanza che useranno gli ospiti. Lo faccia prima di stamparne duecento.

Personalizzarlo senza romperlo

Un codice nei colori del Suo evento o con una piccola immagine al centro sembra parte del design anziché qualcosa di appiccicato. Entrambe le cose sono sicure entro certi limiti: tenga alto il contrasto tra i moduli e lo sfondo, tenga piccola l’immagine centrale e provi una scansione ogni volta che cambia qualcosa. Moduli arrotondati e un colore morbido vanno bene; un codice giallo pallido su crema no. Se gestisce il Suo evento in EventAssets, l’articolo di assistenza mostra come personalizzare il codice e scaricarlo in dimensione di stampa, e l’articolo sulla condivisione tratta il link che lo accompagna.

Una lista di controllo

• Usi un solo codice che apre la pagina dell’evento, per tutta la vita dell’evento.
• Lo metta sull’invito con un indirizzo stampato accanto.
• Nella location: cartello di benvenuto, un cartoncino su ogni tavolo, il bar, gli schermi.
• Scriva un verbo e un vantaggio accanto al codice, mai «codice QR».
• Lo stampi ad almeno 2 cm sui cartoncini e 10 cm sui cartelli, con margine libero e contrasto elevato.
• Esporti in dimensione di stampa, stampi su carta opaca e provi con tre telefoni prima della tiratura completa.
• Metta lo stesso codice sul biglietto di ringraziamento per aprire la galleria.