Come raccogliere le foto e i video dei Suoi ospiti

Perché le foto degli ospiti meritano di essere raccolte

Un fotografo vede la cerimonia, i discorsi e il primo ballo. I Suoi ospiti vedono tutto il resto: l’auto lungo la strada, l’angolo del bar dove sono avvenute le vere conversazioni, i bambini sotto il tavolo, i volti delle persone che il fotografo non sapeva di dover cercare. Tutti insieme, ottanta ospiti scattano in una sera più foto di quante potrebbe farne una sola persona, e la maggior parte resta sui loro telefoni finché il telefono non viene sostituito. Raccoglierle non è questione di quantità. È questione delle venti foto che non sapeva esistessero.

La difficoltà non è mai stata la disponibilità. Gli ospiti vogliono condividere. La difficoltà è che ogni modo di condividere chiedeva loro qualcosa: installare un’app, creare un account, entrare in un gruppo, accettare un limite di dimensione. Tolga quei passaggi e le foto arrivano.

Scelga come gli ospiti le consegnano

Ci sono quattro modi comuni, e ciascuno ha un costo che conviene conoscere prima di scegliere:

• Una chat di gruppo: ce l’hanno già tutti, ma le foto vengono compresse, i video tagliati, e un mese dopo sono sepolti sotto mille messaggi. Bene per una cena, male per un matrimonio.
• Una cartella condivisa nel cloud: gli originali restano, ma gli ospiti hanno bisogno di un account dello stesso fornitore, il link si inoltra facilmente alla persona sbagliata e nessuno controlla cosa ci finisce dentro.
• Macchine fotografiche usa e getta: affascinanti, e ottiene ventisette scatti per tavolo di qualità ignota, settimane dopo, pagando lo sviluppo.
• Una pagina dell’evento con un codice QR: gli ospiti scansionano un codice, scelgono le foto sul telefono e le inviano in qualità originale, senza app e senza account; chi ospita le rivede e condivide la galleria. È quello che fa EventAssets, e il resto di questa guida presuppone qualcosa del genere.

Qualunque cosa scelga, ne scelga una sola. Due modi di condividere significano due posti dove cercare e metà delle foto in ciascuno.

Lo renda facile il giorno stesso

Gli ospiti caricano quando il passaggio è davanti a loro e richiede meno di un minuto, quindi metta il codice dove si trovano già e dica a cosa serve in una frase. Stampi il codice QR su un cartoncino a ogni tavolo, sul cartello di benvenuto e accanto al bar; la guida al codice QR indica le misure che si scansionano in modo affidabile. Accanto al codice, scriva cosa fare, non cosa è: «Scansioni per condividere le Sue foto con noi» funziona, «codice QR» no.

Lo faccia dire ad alta voce una volta. Una frase di chi ospita o del cerimoniere dopo la cena, «il codice sul tavolo è per le foto di tutti, ci farebbe piacere riceverle», raddoppia il numero dei caricamenti. Poi dia agli ospiti qualcosa da fotografare: un breve elenco di spunti sul retro del cartoncino, come «il tavolo più elegante», «una foto con qualcuno appena conosciuto», «la pista da ballo a mezzanotte», trasforma gli ospiti passivi in una seconda squadra di fotografi.

Fissi la finestra

Apra i caricamenti prima dell’evento, così le foto dei preparativi e del viaggio hanno un posto dove andare, e li tenga aperti per settimane dopo, perché molti ospiti sistemano le foto sul treno del ritorno o il fine settimana successivo. Un promemoria qualche giorno dopo, con il link, porta la seconda metà delle immagini. Una data di chiusura resta utile: Le dà un momento per chiudere la galleria, scaricare tutto e andare avanti.

Album e ordine

Una galleria di seicento file senza ordine è il posto in cui le foto vanno a essere dimenticate. Crei pochi album prima del giorno, intitolati per momento e non per persona: la cerimonia, la cena, la festa, il giorno dopo. Gli ospiti scelgono l’album mentre caricano, oppure Lei sposta le foto in seguito; in ogni caso, chi cerca i discorsi li trova. Tenga pochi album. Quattro si scelgono facilmente, dodici sono una fatica.

Riveda prima di condividere

Non ogni foto appartiene alla galleria che vedono tutti. Scatti mossi, duplicati, uno screenshot inviato per sbaglio, l’unica immagine che un ospite preferirebbe non vedere pubblicata: una revisione rapida li intercetta. Imposti la galleria in modo che i nuovi caricamenti attendano la Sua approvazione, scorra la coda una volta al giorno nella prima settimana e approvi in blocco; richiede pochi minuti. Se i Suoi ospiti sono persone di cui si fida completamente e l’evento è piccolo, l’approvazione automatica Le risparmia anche quello.

Scarichi e conservi

Gli originali devono finire in due posti che sono Suoi: il Suo computer e una copia di sicurezza. Scarichi l’intera galleria come un unico archivio quando i caricamenti si sono fermati, mantenga i nomi delle cartelle degli album e la copi su un secondo disco o un secondo account cloud. Poi condivida la galleria con chi non è potuto venire, che spesso è il momento in cui le foto contano di più.

Privacy e cortesia

Le foto degli ospiti mostrano altri ospiti, quindi poche regole mettono tutti a proprio agio. Condivida la galleria tramite una pagina che solo chi ha il link può aprire, non un feed pubblico. Chieda prima di pubblicare la foto di qualcun altro sui social, e rispetti un «la tolga, per favore» senza discutere. Faccia attenzione con i bambini: alcuni genitori non vogliono affatto i volti dei figli online, e il modo più semplice per rispettarlo è tenere la galleria privata e dirlo sull’invito. A un evento aziendale, indichi sulla pagina di registrazione che verranno scattate foto condivise internamente, e dia alle persone un modo per rifiutare.

Se usa EventAssets, la galleria è privata per impostazione predefinita, i caricamenti attendono la Sua approvazione se lo desidera, e una foto si elimina con un tocco quando qualcuno lo chiede. L’articolo di assistenza mostra come rivedere e organizzare ciò che arriva.

Una lista di controllo

• Scelga un solo modo per raccogliere le foto, che conservi gli originali e non richieda app.
• Crei tre o quattro album per momento prima del giorno.
• Stampi il codice su ogni tavolo e sul cartello di benvenuto, con una frase che dica cosa fare.
• Lo faccia menzionare una volta da chi ospita, e dia agli ospiti qualche spunto.
• Apra i caricamenti prima dell’evento, li tenga aperti per settimane e invii un promemoria.
• Riveda i nuovi caricamenti ogni giorno nella prima settimana e approvi in blocco.
• Scarichi l’intera galleria come archivio e conservi una copia di sicurezza.
• Tenga la galleria privata, chieda prima di pubblicare gli altri e lo dica sull’invito.