Cronoprogramma per organizzare un evento: da dodici mesi prima al giorno stesso

Come usare questo cronoprogramma

Ogni evento ha tre punti fissi: la data, la location e il numero di ospiti. Una volta fissati, quasi tutto il resto segue un ordine prevedibile, perché i fornitori che si esauriscono con più anticipo vanno assicurati per primi e gli ospiti hanno bisogno di tempo sufficiente per rispondere. Questo cronoprogramma è scritto per un matrimonio con un anno di preparazione, il caso più impegnativo. Un evento più piccolo lo comprime: una festa sta in otto settimane, una cena aziendale in tre mesi, ed entrambi saltano intere sezioni. L’ordine resta lo stesso.

Lo legga una volta dall’inizio, poi lavori dalla sezione che corrisponde al Suo anticipo. Se parte in ritardo, faccia le prime tre sezioni nelle prime due settimane e recuperi da lì.

Da dodici a nove mesi prima

• Decida il budget, chi vi contribuisce e quanto può essere il totale, prima di vedere una sola location. La guida al budget spiega come.
• Concordi il numero approssimativo di ospiti. Determina le dimensioni della location e la maggior parte dei costi.
• Scelga la data, o due o tre date candidate, e le verifichi con le persone che devono esserci.
• Visiti e prenoti la location. Chieda cosa è incluso, cosa è extra e quando scade ogni pagamento.
• Prenoti i fornitori che si esauriscono per primi: il fotografo, la band o il DJ, il catering se la location non lo ha, e il celebrante.
• Cominci un elenco degli ospiti con nomi e nuclei familiari, così il numero diventa reale.

Da otto a sei mesi prima

• Invii i «save the date», soprattutto se gli ospiti viaggiano. Basta un messaggio breve con data, città e un link.
• Scelga gli abiti e avvii le modifiche; ordini tutto ciò che ha tempi di consegna lunghi.
• Prenoti blocchi di camere e il trasporto per ospiti e fornitori.
• Crei la pagina dell’evento con data, location e una mappa, e metta il link su tutto ciò che parte da ora in poi. L’articolo di assistenza mostra come prepararla in un minuto.
• Decida la cerimonia e i momenti chiave della giornata, così i fornitori possono organizzarsi di conseguenza.

Da cinque a tre mesi prima

• Progetti e ordini gli inviti, con il modo di rispondere stampato. Includa il codice QR o il link breve alla pagina dell’evento; la guida al codice QR ha misure e posizioni.
• Assaggi e confermi il menu e la torta.
• Ordini fiori e decorazioni, e concordi con la location l’orario di consegna e allestimento.
• Noleggi ciò che la location non fornisce: sedie, tovagliato, luci, una pista da ballo, un tendone.
• Scriva la cerimonia e chieda alle persone che parleranno.

Due mesi prima

• Invii gli inviti da sei a otto settimane prima del giorno, con una scadenza per le risposte tre o quattro settimane prima. La guida alle conferme tratta le domande da fare e come seguire le risposte.
• Confermi il programma con ogni fornitore per iscritto: arrivo, allestimento, inizio, fine, smontaggio.
• Pianifichi la musica: i momenti che richiedono un brano preciso e quelli che non ne richiedono nessuno.
• Ordini cartelli, segnaposto e tabellone di benvenuto, lasciando spazio per i numeri dei tavoli definitivi.
• Prenoti parrucchiere, trucco e le prove.

Da quattro a tre settimane prima

• Solleciti le risposte: un promemoria a chi non ha risposto una settimana prima della scadenza, poi un messaggio personale, poi una telefonata.
• Comunichi a location e catering il numero definitivo e le note alimentari.
• Prepari la mappa dei posti dall’elenco confermato; la guida alla mappa dei posti La accompagna.
• Scriva la scaletta della giornata con orari, luoghi e responsabili di ogni momento, e la condivida con fornitori e aiutanti.
• Paghi i saldi in scadenza, e annoti chi vuole contanti il giorno stesso.

L’ultima settimana

• Confermi ogni fornitore un’ultima volta, con la scaletta allegata.
• Stampi la mappa dei posti, i segnaposto e i cartelli il più tardi possibile.
• Prepari un kit di emergenza: kit da cucito, cerotti, antidolorifici, smacchiatore, caricabatterie, contanti, una copia di ogni contratto.
• Passi il testimone: una persona tiene la scaletta e i numeri dei fornitori il giorno stesso, e non è Lei.
• Apra il caricamento delle foto e il libro degli ospiti sulla pagina dell’evento e provi il codice QR con qualche telefono.

Il giorno prima, il giorno e dopo

• Il giorno prima: porti decorazioni e stampati alla location, provi la cerimonia e vada a letto presto.
• Il giorno: faccia colazione, lasci il telefono alla persona che tiene la scaletta e lasci che il programma vada avanti. Qualcosa di piccolo andrà storto e nessun altro se ne accorgerà.
• La settimana dopo: invii i ringraziamenti con il link alla galleria e raccolga le foto e i video dei Suoi ospiti finché li hanno ancora. La guida sulle foto degli ospiti spiega il modo più semplice; la guida al libro degli ospiti i messaggi che scriverebbero ancora.
• Il mese dopo: chiuda il budget con le ultime fatture, restituisca il noleggiato e annoti cosa farebbe diversamente finché lo ricorda.

Feste ed eventi aziendali

Una festa fino a sessanta ospiti sta in otto settimane: location e data nella prima settimana, inviti con scadenza per le risposte nella seconda, cibo, bevande e musica entro la quarta, risposte sollecitate e numero definitivo comunicato nella sesta, decorazioni e playlist nella settima, e la spesa negli ultimi giorni. Salti la mappa dei posti a meno che la cena non sia servita ai tavoli, e metta il link per caricare le foto sull’invito, così le immagini arrivano a Lei.

Un evento aziendale segue lo stesso ordine con nomi diversi: una pagina di registrazione al posto degli inviti, una scaletta al posto di una cerimonia e una prova tecnica con la location una settimana prima. Aggiunga tre tappe: quando chiude la registrazione, quando scade il numero definitivo per il catering e un debriefing la settimana successiva con i numeri, i feedback e le foto.