Creare la mappa dei posti: come sistemare i Suoi ospiti

Prima viene l’elenco degli ospiti

Una mappa dei posti è un elenco di ospiti disposto nello spazio, quindi non può essere migliore dell’elenco da cui parte. Prima di disegnare un solo tavolo, si assicuri di tre cose. Ogni ospite è nell’elenco con il suo nome, bambini e partner compresi. Gli ospiti che stanno insieme sono raggruppati: una coppia, una famiglia, un ospite con accompagnatore. E sa chi ha davvero confermato, cioè le risposte sono arrivate; una mappa fatta dall’elenco degli inviti anziché da quello confermato viene ridisegnata almeno una volta.

Lavori solo con l’elenco confermato. Se le risposte arrivano ancora col contagocce, la guida alla raccolta delle conferme spiega come fissare una scadenza e sollecitare gli ultimi. Sistemare chi ha declinato è lavoro sprecato; sistemare gli indecisi è tirare a indovinare.

Conosca la Sua sala

Chieda alla location una planimetria con le misure, oppure misuri la sala a passi. Segni prima i punti fissi: l’ingresso, la pista da ballo, la band o il DJ, il buffet o il bar, le uscite, i bagni e ogni colonna che copre la visuale. Poi chieda quali tavoli ha la location e quante sedie ci stanno intorno a ciascuno. Le misure abituali:

• Tavoli rotondi: 150 cm di diametro ospitano comodamente otto persone, 180 cm dieci. I tavoli rotondi tengono viva la conversazione perché tutti vedono tutti.
• Tavoli rettangolari: da sei a otto sui lati lunghi e uno a ciascun capo. Diversi tavoli accostati formano lunghe tavolate, che appaiono generose e permettono a un gruppo numeroso di sedere unito.
• Tavolo d’onore o tavolo per due: un tavolo lungo rivolto verso la sala per la coppia e i più vicini, oppure un piccolo tavolo per due che lascia i testimoni liberi di sedere con i propri partner.
• Un tavolo dei bambini: con uno o due adulti vicino, e con qualcosa da fare sopra.

Lasci spazio tra i tavoli perché le sedie possano scorrere e il personale passi con i piatti: circa 1,5 metri tra i bordi dei tavoli è il minimo che funziona. Conti i posti in sala e li confronti con gli ospiti confermati prima di assegnare qualcuno; se i posti sono meno, serve un altro tavolo o una disposizione diversa, non una mappa più stretta.

Prima raggruppi, poi sistemi

Non sistemi gli ospiti uno alla volta. Prima li divida in gruppi di persone che già si conoscono o che chiaramente dovrebbero: le due famiglie, gli amici di scuola, i colleghi, i vicini, i cugini. La maggior parte dei gruppi è un tavolo o mezzo tavolo. Poi collochi i gruppi: la famiglia più stretta vicino alla coppia o al padrone di casa, gli ospiti anziani lontano dalle casse e vicino a un’uscita, gli amici più rumorosi accanto alla pista, i genitori con bambini piccoli dove un’uscita rapida non attraversa tutta la sala.

All’interno di un gruppo, ogni ospite dovrebbe conoscere almeno un’altra persona al tavolo, meglio due. L’ospite che non conosce nessuno è quello che se ne va presto. Mescoli solo quando entrambe le parti ci guadagnano: due gruppi di età simile con un interesse in comune possono fare un tavolo vivace; due gruppi senza nulla in comune ne fanno uno silenzioso.

L’etichetta e i casi delicati

Quasi tutte le mappe dei posti hanno due o tre decisioni che richiedono più tempo di tutte le altre. Alcune regole che reggono:

• Genitori divorziati: dia a ciascuno un proprio tavolo con il partner e il suo lato della famiglia, entrambi ugualmente vicini alla coppia. Mai lo stesso tavolo, a meno che non lo chiedano.
• Ex e vecchie ruggini: tavoli diversi, linee di vista diverse, e nessuno deve sapere perché.
• Accompagnatori che non ha mai incontrato: con il gruppo del loro partner, mai da soli tra sconosciuti.
• Ospiti single: non a un «tavolo dei single», ma con persone di età o fase di vita simile.
• Esigenze alimentari: non cambiano la mappa, ma le annoti nell’elenco perché il catering trovi l’ospite dal tavolo.
• Eventi aziendali: mescoli i reparti di proposito, e faccia sedere insieme le persone che devono conoscersi. Riservi qualche posto ai ritardatari invece di lasciare un tavolo mezzo vuoto.
• Feste: i posti liberi funzionano fino a una quarantina di ospiti; oltre, assegni i tavoli ma non i posti, e riservi un tavolo alla famiglia di chi ospita.

Tavoli assegnati o posti assegnati

Assegnare un tavolo a ogni ospite basta per la maggior parte degli eventi: gli ospiti trovano il loro tavolo e scelgono una sedia, il che risulta rilassato e assorbe un cambiamento tardivo senza problemi. Assegnare il posto esatto vale la pena per una cena formale con segnaposto, un menu servito al piatto in cui il catering serve per posto, o un tavolo d’onore in cui l’ordine conta. Se assegna i posti, alterni dove può: le coppie una di fronte all’altra anziché fianco a fianco mantengono viva la conversazione, e nessuno resta bloccato in fondo a una fila.

Dica agli ospiti dove siedono

Una mappa che nessuno riesce a leggere crea una coda all’ingresso. Le soluzioni classiche sono un grande tabellone con tutti i nomi in ordine alfabetico e il tavolo accanto, oppure cartoncini disposti per nome. L’ordine alfabetico non è negoziabile: un tabellone ordinato per tavolo costringe ogni ospite a leggere tutti i tavoli.

Una ricerca per nome sulla pagina dell’evento evita del tutto la coda: l’ospite digita il proprio nome sul telefono e vede il suo tavolo e chi siede con lui. Se tiene l’elenco degli ospiti in EventAssets, la mappa dei posti nasce dallo stesso elenco, ogni tavolo mostra chi vi siede, e la mappa sulla pagina dell’evento permette a ogni ospite di trovare il proprio tavolo per nome. L’articolo di assistenza illustra i passaggi.

I cambiamenti dell’ultimo minuto

Qualcuno disdirà nell’ultima settimana, e qualcuno chiederà di portare un accompagnatore. Lo metta in conto: tenga uno o due posti liberi a due tavoli diversi, non tutti allo stesso, così un accompagnatore dell’ultimo minuto può sedere con il gruppo giusto. Quando un ospite declina dopo essere stato sistemato, decida se il suo gruppo si sposta o se il tavolo ha semplicemente una sedia libera; una sedia libera va bene, mezzo tavolo vuoto no.

Stampi la mappa e i segnaposto il più tardi possibile, di solito due o tre giorni prima, e affidi la versione definitiva a una sola persona, così catering, location e tabellone mostrano la stessa cosa.

Una lista di controllo

• Parta dall’elenco degli ospiti confermato, raggruppato per nucleo, dopo la scadenza delle risposte.
• Si procuri la planimetria e le misure dei tavoli, e conti i posti rispetto agli ospiti prima di sistemare qualcuno.
• Divida prima gli ospiti in gruppi, poi collochi i gruppi nella sala.
• Si assicuri che ogni ospite conosca almeno una persona al suo tavolo.
• Decida presto i casi delicati, e chieda alla persona interessata dove aiuta.
• Scelga solo i tavoli, o anche i posti, in base a quanto è formale la cena.
• Mostri la mappa in ordine alfabetico, o lasci che gli ospiti cerchino il proprio nome.
• Tenga posti liberi a due tavoli, e stampi la versione definitiva il più tardi possibile.