Pianificatore di budget per eventi: come pianificare e tenere sotto controllo il budget

Parta dalla cifra, non dalla lista

La maggior parte dei budget si guasta prima che arrivi il primo preventivo, perché nasce come lista di desideri con i prezzi accanto. Faccia il contrario: decida prima quanto può spendere in totale, poi lo ripartisca. Il totale nasce da tre domande. Quanto ha messo da parte oggi? Quanto aggiungerà da qui all’evento? Chi altro contribuisce, e si tratta di una somma fissa o della promessa di «dare una mano con i fiori»? Annoti ogni contributo come una cifra; una promessa senza cifra non è ancora nel budget.

Tre fattori determinano il totale più di ogni altro: quanti ospiti invita, che tipo di location sceglie e quando si svolge l’evento. Ogni ospite aggiunge un pasto, una bevanda, una sedia e una quota di ogni costo a persona. Una location che include catering, arredi e personale costa di più all’inizio e molto meno in extra rispetto a una sala vuota. Un sabato di giugno costa più di un venerdì di marzo per la stessa sala. Se totale e desideri non si incontrano, cambi uno di questi tre fattori prima di tagliare un po’ ovunque.

Le voci di spesa e le loro quote abituali

Ogni evento ha le stesse poche voci, che si tratti di un matrimonio, di una cena aziendale o di un compleanno. Le quote qui sotto sono tipiche di un matrimonio con circa ottanta ospiti in Europa e Le danno un punto di partenza; le Sue cifre si sposteranno, ma se una voce si allontana molto da queste, saprà dove guardare.

• Location e catering: dal 40 al 50 per cento. La sala, il pasto, le bevande, il personale e il costo del servizio che di solito si aggiunge.
• Foto e video: dal 10 al 12 per cento. L’unica voce che non si può rifare dopo.
• Musica e intrattenimento: dal 5 al 10 per cento. Una band costa più di un DJ; un DJ più di una playlist e una buona cassa.
• Fiori e decorazioni: dall’8 al 10 per cento. Fiori di stagione e poche composizioni grandi tengono bassa questa voce.
• Abiti e bellezza: dal 5 all’8 per cento, comprese modifiche e prove.
• Cartoleria e stampa: dal 2 al 3 per cento. Inviti, cartelli, segnaposto, biglietti di ringraziamento.
• Trasporti e alloggio: dal 3 al 5 per cento, per la coppia, la famiglia e i fornitori che viaggiano.
• Costi accessori ed extra: circa il 5 per cento. Celebrante, assicurazione, permessi, mance, tutto ciò che nessuno elenca.

Per una festa, catering e location prendono una quota ancora maggiore e la fotografia spesso sparisce. Per un evento aziendale, sostituisca gli abiti con relatori, tecnologia e registrazione, e metta in conto che la location farà pagare ogni cavo. Una verifica utile è il costo per ospite: divida il totale per il numero di ospiti e si chieda se quella cifra è realistica per il tipo di giornata che ha in mente. Se è molto al di sotto di quanto costa una sola cena nella Sua zona, la lista degli ospiti è troppo lunga per il totale.

Previsto ed effettivo

Un budget non è una cifra per voce ma due: quello che aveva previsto e quello che è costato davvero. Nello scarto tra le due si nascondono le sorprese, quindi registri entrambe fin dall’inizio. L’importo previsto è la Sua stima prima di aver parlato con qualcuno. L’importo effettivo arriva in tre passaggi: un preventivo, un contratto e infine una fattura, e ciascuno può differire dal precedente. Aggiorni l’importo effettivo ogni volta che viene a sapere qualcosa di nuovo, anche se la fattura è lontana mesi.

I motivi abituali per cui l’effettivo supera il preventivo sono prevedibili: costo del servizio e imposte su un prezzo netto, straordinari di personale e musicisti, spese di consegna e ritiro, diritto di tappo, la portata in più che nessuno aveva chiesto, l’acconto che si rivela non rimborsabile. Faccia a ogni fornitore una domanda prima di firmare: «Che cosa non è compreso in questo prezzo?». La risposta è la Sua lista di extra.

Acconti, rate e scadenze

I fornitori si pagano raramente in un’unica soluzione. Una location chiede di norma un acconto alla prenotazione, una seconda rata qualche mese prima e il saldo nelle ultime settimane, a volte il giorno stesso. Fotografi, band e catering seguono uno schema simile. Inserisca ogni rata nel budget con la sua data di scadenza, non solo il totale. Il budget diventa così un calendario dei pagamenti: vede quale mese sarà pesante ed evita il classico spavento di tre saldi che scadono nella stessa settimana.

Segni un pagamento come pagato il giorno in cui lo effettua, con la data. Quando un fornitore dice che un pagamento non è mai arrivato, la data e l’importo nei Suoi appunti chiariscono tutto in un minuto. Annoti come ogni fornitore vuole essere pagato; chi vuole contanti il giorno stesso richiede un passaggio in banca la settimana prima.

Tenga una riserva

Metta da parte dal 10 al 15 per cento del totale prima di assegnare qualsiasi altra cosa, e la consideri già spesa. La riserva serve per ciò che non poteva sapere: un tendone perché il meteo è cambiato, un secondo pullman, un ospite dell’ultimo minuto, l’abito che ha bisogno di un’altra modifica. Non serve a migliorare i fiori nel mese tranquillo prima dell’evento. Se la riserva è ancora lì due settimane prima, potrà decidere allora dove destinarla.

Dove risparmiare senza che gli ospiti se ne accorgano

Gli ospiti ricordano il cibo, la musica e se si sono sentiti benvenuti. Raramente ricordano le coprisedie, il menu stampato o il quarto tipo di tartina. Se deve tagliare, tagli in quest’ordine: ciò che gli ospiti non vedono, ciò che vedono per un attimo, ciò che vivono. Una carta delle bevande più corta, fiori di stagione, un giorno feriale o una data fuori stagione, una location che appare già finita, meno stampati e un ottimo fotografo al posto di due fornitori mediocri fanno risparmiare denaro vero senza cambiare la giornata.

Il risparmio più efficace resta la lista degli ospiti. Dieci ospiti in meno sono un tavolo in meno, con i suoi fiori, i suoi pasti e le sue bevande, e spesso una sala più piccola.

Tenga tutto sotto controllo

Un budget è utile solo se è aggiornato. Lo tenga in un unico posto, che aggiorna nel momento in cui arriva un preventivo o una fattura, e lo guardi una volta alla settimana finché la pianificazione è in corso. La vista di cui ha bisogno è semplice: per voce, quanto ha previsto e quanto ha impegnato finora; nel complesso, quanta parte del totale è spesa; e i pagamenti in scadenza nelle prossime settimane.

Se gestisce il Suo evento in EventAssets, il budget vive nello stesso posto dell’elenco degli ospiti e della pagina dell’evento: budget per voce, righe con importo previsto ed effettivo, scadenze segnalate quando si avvicinano, un contrassegno di pagato con la data e un’esportazione CSV per il Suo commercialista o il Suo partner. L’articolo di assistenza mostra ogni passaggio.

Una lista di controllo

• Decida il totale prima di annotare una sola voce, e scriva chi contribuisce con quanto.
• Ripartisca le voci, poi metta da parte la riserva e la consideri spesa.
• Registri un importo previsto e uno effettivo per ogni riga, e aggiorni quello effettivo a ogni preventivo e a ogni fattura.
• Chieda a ogni fornitore che cosa non è compreso nel prezzo.
• Inserisca ogni acconto e ogni rata con la scadenza, così il budget è anche un calendario dei pagamenti.
• Segni i pagamenti come pagati, con la data, il giorno in cui li effettua.
• Faccia il punto una volta alla settimana, e decida due settimane prima dell’evento che cosa fare della riserva.