Come raccogliere le conferme RSVP online

Cosa deve dirLe una risposta

Prima di decidere come raccogliere le risposte, decida che cosa Le serve da esse. L’unica risposta di cui ogni evento ha bisogno è un sì o un no per persona, non per nucleo familiare, perché il catering conta i piatti e la location conta le sedie. Tutto il resto è facoltativo: una scelta di menu, un’esigenza alimentare, una richiesta musicale, se qualcuno ha bisogno di una camera o di un posto sul pullman. Il numero dei presenti è la cifra che Le chiederanno tutti quelli che ha ingaggiato, quindi costruisca le risposte intorno a quella e consideri il resto un di più.

Una risposta è anche una data. Il catering ha bisogno del numero definitivo circa due settimane prima dell’evento, la mappa dei posti una settimana prima ancora, e a Lei servono alcuni giorni per sollecitare chi non ha risposto. Conti a ritroso da quelle date e la scadenza si fissa da sola.

Prepari l’elenco degli ospiti prima degli inviti

Un invito va a un nucleo familiare, una risposta arriva da una persona. Se il Suo elenco sa già chi sta con chi, le risposte finiscono nel posto giusto: una coppia, una famiglia con due figli, un amico con accompagnatore sono un gruppo con un invito e una risposta per membro. Decida ora la regola sugli accompagnatori e la applichi a tutti allo stesso modo; la regola abituale è che i partner sposati, fidanzati o conviventi sono invitati per nome, e gli ospiti single ricevono un accompagnatore se può permetterselo per tutti. Un accompagnatore nominato sull’invito viene molto più spesso di «e accompagnatore».

Scriva l’elenco con i nomi così come li scrivono gli ospiti stessi. Un modulo che non trova il nome di qualcuno è il motivo più comune per cui le persone rinunciano e Le scrivono un messaggio.

Fissi la scadenza

Conti a ritroso: il numero definitivo va al catering due settimane prima, quindi la scadenza per le risposte cade tre o quattro settimane prima dell’evento. Invii gli inviti da sei a otto settimane prima, il che lascia agli ospiti un mese per rispondere e a Lei una settimana per sollecitare. Per un evento con viaggio, o qualsiasi cosa richieda un volo, li invii tre mesi prima e fissi la scadenza a sei settimane prima. Scriva la scadenza sull’invito a parole, non solo come data: «La preghiamo di rispondere entro il 3 maggio» è più chiaro di una data in un angolo.

Una scadenza in un giorno feriale a metà mese batte la fine del mese, che tutti trattano come l’ultimo minuto possibile.

Cosa chiedere, e cosa no

Ogni domanda in più costa risposte, quindi chieda solo ciò che cambia una decisione. Le domande che di solito meritano il loro posto:

• Presenza per persona: il sì o il no, sempre obbligatoria.
• Scelta del menu: solo se il menu è servito al piatto e il catering ha bisogno delle quantità in anticipo.
• Esigenze alimentari: un campo di testo libero, facoltativo, perché la maggior parte degli ospiti non ne ha.
• Alloggio o trasporto: solo se li organizza Lei.
• Bambini: solo se l’invito non è chiaro al riguardo, cosa che non dovrebbe accadere.

Si limiti a cinque domande o meno. Segni quelle a cui bisogna rispondere e lasci le altre facoltative; una richiesta musicale obbligatoria è il motivo per cui una risposta viene abbandonata a metà. Non chieda nulla che già sa, come l’indirizzo di Sua sorella.

Formuli l’invito

Basta una riga: la data entro cui rispondere, e dove. «Vi preghiamo di farci sapere entro il 3 maggio tramite il link qui sotto», con il link o il codice QR sotto. Se accetta anche risposte per messaggio o telefono, lo dica, ma metta in conto di inserirle Lei stesso. Eviti di elencare le domande sul cartoncino; le pone il modulo.

Su un invito stampato, il codice QR e un breve indirizzo scritto della pagina stanno insieme, perché alcuni ospiti preferiscono digitare anziché scansionare. La guida al codice QR tratta misure e posizionamento.

Promemoria che funzionano

Circa un terzo degli ospiti risponde nella prima settimana, un terzo nell’ultima e un terzo ha bisogno di una spinta. Pianifichi le spinte invece di risentirsene:

• Una settimana prima della scadenza: un messaggio cordiale a tutti quelli che non hanno risposto, con di nuovo il link. Un messaggio di gruppo va bene in questa fase.
• Il giorno della scadenza: un messaggio personale a ogni nucleo rimasto. «Venerdì diamo i numeri definitivi al catering, può farci sapere?» funziona perché dà un motivo.
• Tre giorni dopo: una telefonata. Chi non ha risposto a tre messaggi risponde a una chiamata, e alcuni i messaggi non li hanno mai visti.

Chi non ha risposto dopo la telefonata viene contato come assente, e la mappa dei posti va avanti senza di lui. Lo dica con gentilezza; la maggior parte risponde entro un’ora.

Segua e solleciti

Tenga ogni risposta in un unico elenco con tre stati per persona: presente, ha declinato, in attesa. L’elenco degli «in attesa» è quello su cui lavora; il numero dei presenti è quello che consegna al catering. Registri le risposte arrivate per messaggio o di persona lo stesso giorno, nello stesso elenco, così esiste un’unica fonte di verità.

Se l’elenco degli ospiti vive sulla pagina del Suo evento, gli ospiti rispondono lì cercando il proprio nome, rispondendo per sé e per il proprio gruppo e aggiungendo le risposte alle Sue domande, senza app e senza account. In EventAssets ogni risposta finisce sulla riga dell’ospite, i totali si aggiornano man mano che arrivano, la scadenza chiude il modulo da sola e l’elenco si esporta in CSV con tutte le risposte. L’articolo di assistenza mostra come impostare le domande e la scadenza.

Dopo la scadenza

Passata la scadenza, i cambiamenti passano da Lei e non dal modulo, così mantiene il controllo del numero. Ne aspetti una manciata: un ospite che aveva declinato e alla fine può venire, un sì che non può più, un accompagnatore che spunta. Accetti il primo volentieri se c’è un posto, e annoti ogni cambiamento nello stesso elenco lo stesso giorno. Consegni al catering il numero definitivo alla data concordata e gli comunichi la Sua regola per chi non si presenta, che di solito è che paga Lei.

Una lista di controllo

• Decida cosa deve contenere ogni risposta: un sì o un no per persona, e nulla di cui non ha bisogno.
• Prepari l’elenco degli ospiti per nucleo familiare, con i partner nominati e una regola sugli accompagnatori applicata a tutti.
• Fissi la scadenza tre o quattro settimane prima dell’evento e invii gli inviti da sei a otto settimane prima.
• Faccia cinque domande o meno, e renda obbligatoria solo la presenza.
• Metta scadenza e link per rispondere sull’invito in una sola riga.
• Pianifichi tre promemoria: un messaggio, un messaggio personale, una telefonata.
• Tenga un unico elenco con presente, ha declinato e in attesa, e lo aggiorni il giorno in cui arriva una risposta.
• Dopo la scadenza, gestisca i cambiamenti Lei stesso e consegni il numero definitivo alla data concordata.