Libro degli ospiti digitale: come raccogliere messaggi e messaggi vocali dai Suoi ospiti

Perché i libri degli ospiti restano mezzi vuoti

Un libro degli ospiti è l’unica cosa di un evento fatta per essere riletta, e l’unica che la maggior parte degli host ripone senza aprirla. Il motivo raramente sono gli ospiti. È l’allestimento: un libro su un tavolino accanto alla porta, una penna, una fila proprio nel momento in cui le persone arrivano e vogliono qualcosa da bere, e nessuna idea di cosa scrivere oltre a «congratulazioni» e un nome. Quando qualcuno ha davvero qualcosa da dire, il libro è tre stanze più in là e la penna è sparita.

I messaggi che contano sono altri. Arrivano tardi nella serata, dopo i discorsi, quando un ospite ricorda ciò che voleva dirLe. Un libro aperto solo quel giorno, in un solo posto, se li perde tutti. Ciò che aiuta è un libro che gli ospiti portano in tasca, che pone loro una domanda che merita una risposta e che resta aperto quando le luci si spengono.

Carta, cabina video o digitale: scelga la forma

Non esiste una forma sbagliata, ma ognuna decide chi scrive e quando:

• Un libro su un tavolo: bello come oggetto, e la calligrafia è parte del ricordo. Raccoglie i primi arrivati e nessun altro, e non può leggerlo nessuno che non fosse presente.
• Una cabina video: una videocamera, uno sfondo e una domanda su un cartoncino. I messaggi sono vivaci, ma la cabina occupa un angolo e richiede qualcuno che la segua, e i file finiscono su un disco che dovrà montare prima che qualcuno li veda.
• Un libro degli ospiti digitale sulla pagina del Suo evento: gli ospiti aprono la pagina che usano già per le indicazioni e le foto, scrivono qualche riga o registrano un messaggio vocale e lo inviano. Nessuna app, nessun account, nessuna fila. Lei legge ogni messaggio in un unico posto e decide cosa vedono gli altri. È ciò che fa EventAssets, e il resto di questa guida presuppone qualcosa del genere.

Un libro di carta e uno digitale non sono rivali. Tenga il libro per chi ama scrivere e indirizzi tutti gli altri al codice.

Chieda qualcosa di preciso

«Firmi il nostro libro degli ospiti» produce «Congratulazioni, Anna». Una domanda produce un messaggio. Metta una domanda sul cartoncino accanto al codice e la cambi con l’evento:

• Un consiglio: «Una cosa che avrebbe voluto sentirsi dire» funziona allo stesso modo a un matrimonio, a una laurea e a un pensionamento.
• Il momento che ricorda: «La prima volta che ha incontrato uno di noi» o «Il Suo ricordo preferito di stasera» dà all’ospite una storia da raccontare, e le storie sono ciò che rileggerà.
• Una parola: «Descriva la coppia con una parola» richiede dieci secondi, e cento di fila sono un ritratto.
• Una domanda per un evento aziendale: «Cosa proverà lunedì» o «Una cosa che direbbe ai relatori» dà agli organizzatori il riscontro che altrimenti non avrebbero mai.

Scelga una domanda, non cinque. Un ospite che può scegliere fra più domande non risponde a nessuna.

Messaggi vocali: quelli che si riascoltano

Un messaggio scritto è il pensiero; un messaggio vocale è la persona. Dieci anni dopo, la frase scritta da un’amica è una bella frase, e i quaranta secondi che ha detto, con la risata in mezzo e la pausa prima della fine, sono l’amica. I messaggi vocali raggiungono anche gli ospiti che non scrivono mai: la nonna che non digita, il collega che si vergogna dell’ortografia, il bambino che preferisce cantare.

Poche cose li fanno riuscire. Dia agli ospiti un posto abbastanza tranquillo: l’ingresso, il giardino, il corridoio davanti alla sala da pranzo, non la pista da ballo. Dica sul cartoncino quanto basta: trenta secondi sono più che sufficienti, e la maggior parte degli ospiti si rilassa leggendolo. Lasci che si riascoltino e registrino di nuovo; la seconda registrazione è quella che inviano volentieri.

Dove e quando scrivono gli ospiti

Gli ospiti scrivono quando il libro è davanti a loro e il momento è quello giusto, quindi metta il codice in quei punti e apra il libro prima e dopo il giorno dell’evento. Quel giorno, lo stesso codice che apre il caricamento delle foto e la ricerca del tavolo apre anche il libro degli ospiti: un cartoncino su ogni tavolo, il cartello di benvenuto, il bar, un cartoncino all’uscita. La guida al codice QR ha le dimensioni e le formule che vengono scansionate. Accanto al codice scriva cosa fare, non cosa sia: «Scansioni per lasciarci un messaggio» e una domanda, nella lingua dei Suoi ospiti.

Lo faccia dire ad alta voce una volta, dopo la cena, dall’host o da chi tiene il microfono: «Il codice sul tavolo è anche il nostro libro degli ospiti: ci scriva qualcosa o semplicemente gli parli». Lo apra con l’invito, così che gli ospiti che non possono venire scrivano comunque, e lo tenga aperto per settimane dopo, perché i messaggi migliori arrivano con il ringraziamento e il link alle foto. Il cronoprogramma colloca questi momenti nell’anno.

Riveda, conservi e condivida

Non ogni messaggio appartiene alla pagina che vedono tutti. Una battuta che funziona solo a tavola, un messaggio pensato solo per Lei, venti secondi di musica di sottofondo: una rapida revisione li coglie. Decida prima del giorno se i messaggi compaiono subito o aspettano Lei. A un matrimonio fra amici, mostrarli subito fa crescere il libro sotto gli occhi degli ospiti nel corso della serata. A un evento aziendale, o ovunque si mescolino sconosciuti, riveda prima e li pubblichi la mattina dopo.

Permetta i messaggi anonimi. Alcune delle righe più sincere vengono da ospiti che non le firmerebbero, e un libro che pretende un nome le perde. Conservi poi la raccolta insieme alle foto della giornata, nello stesso posto, e la condivida con gli ospiti e con chi non è potuto venire.

Se usa EventAssets, il libro degli ospiti è una sezione della pagina del Suo evento, scritta e registrata nel browser, con un’impostazione che trattiene i nuovi messaggi per la Sua revisione o li mostra subito, e i messaggi restano con l’evento. L’articolo di supporto mostra come attivarlo e rivedere ciò che arriva; la guida sulle foto degli ospiti tratta la galleria che gli sta accanto.

Una lista di controllo

• Scelga un libro degli ospiti che gli ospiti portano con sé: sulla pagina dell’evento, senza app, senza fila.
• Scriva una domanda, non cinque, e la cambi con il momento dell’evento.
• Offra i messaggi vocali, dica che trenta secondi bastano e indichi un angolo tranquillo.
• Metta il codice su ogni tavolo, sul cartello di benvenuto e all’uscita, con «scansioni per lasciarci un messaggio» accanto.
• Apra il libro con l’invito e lo lasci aperto per settimane dopo il giorno dell’evento.
• Decida prima del giorno se i messaggi compaiono subito o aspettano la Sua revisione.
• Permetta i messaggi anonimi, nasconda ciò che non c’entra e conservi il resto con le foto.