Jak zbierać potwierdzenia obecności (RSVP) online

Co musi zawierać odpowiedź

Zanim zdecydują Państwo, jak zbierać odpowiedzi, warto ustalić, czego od nich potrzebują. Jedyna odpowiedź, której potrzebuje każde wydarzenie, to „tak” lub „nie” dla każdej osoby, a nie dla każdego gospodarstwa domowego, bo firma cateringowa liczy talerze, a lokal krzesła. Cała reszta jest opcjonalna: wybór dania, wymagania dietetyczne, prośba o piosenkę, informacja, czy ktoś potrzebuje pokoju lub miejsca w autokarze. O liczbę gości zapyta każdy, kogo Państwo zatrudnili, dlatego odpowiedzi warto budować wokół niej, a resztę traktować jako dodatek.

Odpowiedź to także data. Firma cateringowa potrzebuje ostatecznej liczby gości mniej więcej dwa tygodnie przed wydarzeniem, plan stołów tydzień wcześniej, a Państwo potrzebują jeszcze kilku dni, by upomnieć się u osób, które nie odpowiedziały. Wystarczy liczyć wstecz od tych dat, a termin odpowiedzi ustali się sam.

Najpierw lista gości, potem zaproszenia

Zaproszenie trafia do gospodarstwa domowego, odpowiedź przychodzi od konkretnej osoby. Jeśli lista już wie, kto do kogo należy, odpowiedzi trafiają we właściwe miejsce: para, rodzina z dwójką dzieci, przyjaciel z osobą towarzyszącą to jedna grupa z jednym zaproszeniem i jedną odpowiedzią na każdego członka. Zasadę dotyczącą osób towarzyszących warto ustalić już teraz i stosować ją wobec wszystkich jednakowo; zwykle małżonkowie, narzeczeni i partnerzy mieszkający razem są zapraszani z imienia i nazwiska, a goście bez partnera dostają zaproszenie z osobą towarzyszącą, jeśli stać Państwa na to dla wszystkich. Osoba towarzysząca wymieniona z imienia na zaproszeniu przychodzi znacznie częściej niż anonimowe „z osobą towarzyszącą”.

Proszę zapisywać imiona i nazwiska tak, jak zapisują je sami goście. Formularz odpowiedzi, który nie potrafi znaleźć czyjegoś nazwiska, to najczęstszy powód, dla którego ludzie się poddają i zamiast tego wysyłają Państwu SMS-a.

Termin odpowiedzi

Proszę liczyć wstecz: ostateczna liczba gości ma trafić do firmy cateringowej dwa tygodnie przed wydarzeniem, więc termin odpowiedzi przypada trzy do czterech tygodni przed nim. Zaproszenia warto wysłać sześć do ośmiu tygodni wcześniej, dzięki czemu goście mają miesiąc na odpowiedź, a Państwo tydzień na przypomnienia. Przy wydarzeniu za granicą lub takim, które wymaga lotów, zaproszenia należy wysłać trzy miesiące wcześniej, a termin odpowiedzi wyznaczyć na sześć tygodni przed wydarzeniem. Termin warto zapisać na zaproszeniu słowami, a nie tylko jako datę: „Prosimy o odpowiedź do 3 maja” jest jaśniejsze niż data w rogu kartki.

Termin w dzień powszedni w połowie miesiąca sprawdza się lepiej niż koniec miesiąca, który wszyscy traktują jak ostatnią możliwą chwilę.

O co pytać, a o co nie

Każde dodatkowe pytanie kosztuje odpowiedzi, dlatego warto pytać tylko o to, co zmienia jakąś decyzję. Pytania, które zwykle są tego warte:

• Obecność każdej osoby: „tak” lub „nie”, zawsze obowiązkowe.
• Wybór dania: tylko jeśli dania są serwowane na talerzach, a firma cateringowa potrzebuje liczby porcji z wyprzedzeniem.
• Wymagania dietetyczne: pole tekstowe, opcjonalne, bo większość gości ich nie ma.
• Nocleg lub transport: tylko jeśli Państwo je organizują.
• Dzieci: tylko jeśli zaproszenie nie mówi o tym jasno, a powinno.

Pięć pytań lub mniej w zupełności wystarczy. Proszę oznaczyć te, na które trzeba odpowiedzieć, a resztę zostawić jako opcjonalne; obowiązkowa prośba o piosenkę to prosty sposób, by odpowiedź została porzucona w połowie. Nie warto pytać o nic, co już Państwo wiedzą, na przykład o adres własnej siostry.

Treść zaproszenia

Wystarczy jedna linijka: do kiedy i gdzie odpowiedzieć. „Prosimy o odpowiedź do 3 maja przez link poniżej”, a pod spodem link lub kod QR. Jeśli przyjmują Państwo także odpowiedzi przez wiadomość lub telefon, warto o tym napisać, ale trzeba się liczyć z tym, że takie odpowiedzi trzeba będzie wpisać samodzielnie. Lepiej nie wymieniać pytań na karcie; zada je formularz.

Na drukowanym zaproszeniu kod QR i krótki, wypisany adres strony powinny stać obok siebie, bo niektórzy goście wolą wpisać adres, niż skanować kod. Poradnik o kodach QR omawia rozmiary i rozmieszczenie.

Przypomnienia, które działają

Mniej więcej jedna trzecia gości odpowiada w pierwszym tygodniu, jedna trzecia w ostatnim, a jedna trzecia potrzebuje przypomnienia. Zamiast się na to złościć, lepiej zaplanować przypomnienia z góry:

• Tydzień przed terminem: przyjazna wiadomość do wszystkich, którzy jeszcze nie odpowiedzieli, ponownie z linkiem. Na tym etapie wiadomość grupowa jest w porządku.
• W dniu terminu: osobista wiadomość do każdego pozostałego gospodarstwa domowego. „W piątek przekazujemy firmie cateringowej ostateczną liczbę gości, czy mogą Państwo dać nam znać?” działa, bo podaje powód.
• Trzy dni później: telefon. Kto nie odpowiedział na trzy wiadomości, odbierze telefon, a niektórzy w ogóle tych wiadomości nie widzieli.

Kto nie odpowie nawet po telefonie, zostaje uznany za nieobecnego, a plan stołów powstaje bez niego. Warto życzliwie dać mu o tym znać; większość odpowiada w ciągu godziny.

Śledzenie odpowiedzi i przypominanie

Wszystkie odpowiedzi proszę prowadzić na jednej liście z trzema statusami dla każdej osoby: przyjdzie, nie przyjdzie, oczekuje. Lista oczekujących to ta, z którą Państwo pracują; liczba osób, które przyjdą, to ta, którą przekazują Państwo firmie cateringowej. Odpowiedzi, które przychodzą SMS-em lub osobiście, warto wpisywać tego samego dnia na tę samą listę, aby istniało tylko jedno źródło prawdy.

Jeśli lista gości znajduje się na stronie wydarzenia, goście odpowiadają właśnie tam: odnajdują swoje imię, odpowiadają za siebie i swoją grupę i dodają odpowiedzi na Państwa pytania, bez aplikacji i bez konta. W EventAssets każda odpowiedź trafia do wiersza danego gościa, podsumowania aktualizują się na bieżąco, po upływie terminu formularz sam się zamyka, a listę można wyeksportować do pliku CSV ze wszystkimi odpowiedziami. Artykuł pomocy pokazuje, jak ustawić pytania i termin.

Po upływie terminu

Gdy termin minie, zmiany przechodzą przez Państwa, a nie przez formularz, dzięki czemu zachowują Państwo kontrolę nad liczbą gości. Należy spodziewać się kilku takich zmian: gość, który odmówił, a jednak może przyjść, ktoś, kto potwierdził, a nie może, osoba towarzysząca, która nagle się pojawia. Pierwszy przypadek warto przyjąć z radością, jeśli jest wolne miejsce, a każdą zmianę wpisać tego samego dnia na tę samą listę. Ostateczną liczbę gości proszę przekazać firmie cateringowej w uzgodnionym dniu i poinformować ją, jak traktują Państwo nieobecnych, co zwykle oznacza, że i tak się za nich płaci.

Lista kontrolna

• Ustalić, co musi zawierać każda odpowiedź: „tak” lub „nie” dla każdej osoby i nic, czego Państwo nie potrzebują.
• Ułożyć listę gości według gospodarstw domowych, z partnerami wymienionymi z imienia i jedną zasadą dotyczącą osób towarzyszących dla wszystkich.
• Wyznaczyć termin odpowiedzi trzy do czterech tygodni przed wydarzeniem i wysłać zaproszenia sześć do ośmiu tygodni wcześniej.
• Zadać pięć pytań lub mniej i oznaczyć jako obowiązkową tylko obecność.
• Umieścić na zaproszeniu termin i link do odpowiedzi w jednej linijce.
• Zaplanować trzy przypomnienia: wiadomość, osobistą wiadomość, telefon.
• Prowadzić jedną listę ze statusami przyjdzie, nie przyjdzie i oczekuje i aktualizować ją w dniu, w którym nadejdzie odpowiedź.
• Po upływie terminu samodzielnie przyjmować zmiany i przekazać ostateczną liczbę gości w uzgodnionym dniu.