Harmonogram przygotowań do wydarzenia: od dwunastu miesięcy przed do samego dnia

Jak korzystać z tego harmonogramu

Każde wydarzenie ma trzy stałe punkty: datę, lokal i liczbę gości. Gdy są ustalone, niemal wszystko inne następuje w przewidywalnej kolejności, bo usługodawców, których terminy rezerwuje się z największym wyprzedzeniem, trzeba zaklepać jako pierwszych, a goście potrzebują dość czasu, by odpowiedzieć. Ten harmonogram powstał z myślą o weselu planowanym z rocznym wyprzedzeniem, czyli o najbardziej wymagającym przypadku. Mniejsze wydarzenie go skraca: przyjęcie mieści się w ośmiu tygodniach, firmowa kolacja w trzech miesiącach, a w obu przypadkach całe sekcje odpadają. Kolejność pozostaje ta sama.

Proszę przeczytać go raz od początku, a potem pracować od sekcji, która odpowiada czasowi pozostałemu do wydarzenia. Jeśli zaczynają Państwo późno, warto w pierwszych dwóch tygodniach załatwić to, co obejmują trzy pierwsze sekcje, i od tego miejsca nadrabiać zaległości.

Od dwunastu do dziewięciu miesięcy przed

• Ustalić budżet, kto się do niego dokłada i jaka może być łączna kwota, zanim obejrzy się pierwszy lokal. Poradnik o budżecie pokazuje, jak to zrobić.
• Uzgodnić przybliżoną liczbę gości. To od niej zależą wielkość lokalu i większość kosztów.
• Wybrać datę, albo dwie lub trzy możliwe, i sprawdzić je z osobami, które koniecznie muszą być obecne.
• Obejrzeć i zarezerwować lokal. Zapytać, co jest w cenie, co kosztuje dodatkowo i kiedy przypada każda płatność.
• Zarezerwować usługodawców, których terminy znikają najszybciej: fotografa, zespół lub DJ-a, firmę cateringową, jeśli lokal jej nie zapewnia, oraz termin ceremonii w urzędzie, parafii lub u celebransa.
• Założyć listę gości z imionami, nazwiskami i podziałem na gospodarstwa domowe, aby liczba stała się konkretna.

Od ośmiu do sześciu miesięcy przed

• Wysłać zapowiedzi typu save the date, zwłaszcza jeśli goście przyjeżdżają z daleka. Wystarczy krótka wiadomość z datą, miejscowością i linkiem.
• Wybrać stroje i zacząć poprawki; zamówić wszystko, na co trzeba długo czekać.
• Zarezerwować pule pokoi oraz transport dla gości i usługodawców.
• Utworzyć stronę wydarzenia z datą, lokalem i mapą, a od tej pory umieszczać link na wszystkim, co Państwo wysyłają. Artykuł pomocy pokazuje, jak skonfigurować ją w minutę.
• Ustalić przebieg ceremonii i najważniejsze momenty dnia, aby usługodawcy mogli się do nich dopasować.

Od pięciu do trzech miesięcy przed

• Zaprojektować i zamówić zaproszenia z wydrukowanym sposobem odpowiedzi. Umieścić na nich kod QR lub krótki link do strony wydarzenia; poradnik o kodach QR podaje rozmiary i najlepsze miejsca.
• Zrobić degustację i zatwierdzić menu oraz tort.
• Zamówić kwiaty i dekoracje oraz uzgodnić z lokalem godzinę dostawy i montażu.
• Wypożyczyć to, czego lokal nie zapewnia: krzesła, obrusy, oświetlenie, parkiet, namiot.
• Napisać przebieg ceremonii i poprosić o przemówienia osoby, które zabiorą głos.

Dwa miesiące przed

• Wysłać zaproszenia sześć do ośmiu tygodni przed wydarzeniem, z terminem odpowiedzi na trzy do czterech tygodni przed nim. Poradnik o RSVP omawia, o co pytać i jak śledzić odpowiedzi.
• Potwierdzić harmonogram z każdym usługodawcą na piśmie: przyjazd, montaż, początek, koniec, demontaż.
• Zaplanować muzykę: momenty, które wymagają konkretnej piosenki, i te, które nie potrzebują żadnej.
• Zamówić tablice, winietki i tablicę powitalną, zostawiając miejsce na ostateczne numery stołów.
• Zarezerwować fryzjera, makijaż i ewentualne próby.

Od czterech do trzech tygodni przed

• Upomnieć się o odpowiedzi: na tydzień przed terminem przypomnienie dla wszystkich, którzy jeszcze nie odpowiedzieli, potem osobista wiadomość, a na końcu telefon.
• Przekazać lokalowi i firmie cateringowej ostateczną liczbę gości oraz informacje o wymaganiach dietetycznych.
• Przygotować plan stołów na podstawie potwierdzonej listy; poradnik o planie stołów prowadzi przez cały proces.
• Spisać harmonogram dnia z godzinami, miejscami i osobami odpowiedzialnymi za każdy moment, a potem udostępnić go usługodawcom i pomocnikom.
• Uregulować należne dopłaty i zanotować, kto chce dostać gotówkę w dniu wydarzenia.

Ostatni tydzień

• Jeszcze raz potwierdzić wszystko z każdym usługodawcą, z harmonogramem w załączniku.
• Wydrukować plan stołów, winietki i tablice możliwie jak najpóźniej.
• Spakować zestaw awaryjny: przybory do szycia, plastry, środki przeciwbólowe, odplamiacz, ładowarkę do telefonu, gotówkę, kopię każdej umowy.
• Przekazać stery: w dniu wydarzenia harmonogram i numery usługodawców ma przy sobie jedna osoba i nie są to Państwo.
• Otworzyć przesyłanie zdjęć i księgę gości na stronie wydarzenia oraz przetestować kod QR na kilku telefonach.

Dzień przed, sam dzień i po wydarzeniu

• Dzień przed: zawieźć dekoracje i materiały drukowane do lokalu, zrobić próbę ceremonii i wcześnie położyć się spać.
• Sam dzień: zjeść śniadanie, zostawić telefon osobie, która trzyma harmonogram, i pozwolić, by plan toczył się sam. Coś drobnego pójdzie nie tak, ale nikt poza Państwem tego nie zauważy.
• Tydzień po: wysłać podziękowania z linkiem do galerii i zebrać zdjęcia oraz filmy gości, póki jeszcze je mają. Poradnik o zdjęciach gości wyjaśnia najprostszy sposób; poradnik o księdze gości omawia wiadomości, które goście wciąż chętnie napiszą.
• Miesiąc po: zamknąć budżet ostatnimi fakturami, zwrócić wypożyczone rzeczy i zapisać, co zrobiliby Państwo inaczej, póki jeszcze to pamiętają.

Przyjęcia i wydarzenia firmowe

Przyjęcie dla maksymalnie sześćdziesięciu gości mieści się w ośmiu tygodniach: lokal i termin w pierwszym tygodniu, zaproszenia z terminem odpowiedzi w drugim, jedzenie, napoje i muzyka do czwartego, przypomnienia o odpowiedziach i przekazanie ostatecznej liczby gości w szóstym, dekoracje i playlista w siódmym, a zakupy w ostatnich dniach. Plan stołów można pominąć, chyba że kolacja odbywa się przy przydzielonych miejscach, a link do przesyłania zdjęć warto umieścić w zaproszeniu, aby zdjęcia trafiały prosto do Państwa.

Wydarzenie firmowe przebiega w tej samej kolejności, tylko pod innymi nazwami: strona rejestracji zamiast zaproszeń, scenariusz wydarzenia zamiast ceremonii i próba techniczna w lokalu tydzień wcześniej. Do tego dochodzą trzy kamienie milowe: zamknięcie rejestracji, termin podania firmie cateringowej ostatecznej liczby osób oraz podsumowanie w tygodniu po wydarzeniu, z liczbami, opiniami uczestników i zdjęciami.