Gdzie umieścić kod QR wydarzenia i jak go wydrukować

Jeden kod, jedna strona

Błąd, którego warto uniknąć, to osobny kod do każdego celu: jeden do mapy, drugi do formularza odpowiedzi, trzeci do zdjęć, każdy na własnej karteczce i każdy wymagający wyjaśnienia. Goście zeskanują kod raz, jeśli mają go przed oczami, a korzyść jest oczywista, ale nie zrobią tego cztery razy. Rozwiązaniem jest jeden kod, który otwiera stronę wydarzenia, gdzie znajduje się wszystko: szczegóły i mapa, formularz odpowiedzi, przesyłanie zdjęć i galeria, wyszukiwanie miejsca przy stole, księga gości. Ten sam kod działa na zaproszeniu, w lokalu i na kartce z podziękowaniami, bo strona zmienia się, gdy wydarzenie z nadchodzącego staje się minionym, a kod pozostaje ten sam.

Dalsza część poradnika opisuje, gdzie ten jeden kod naprawdę się przydaje i jak go wydrukować, by działał na każdym telefonie.

Przed wydarzeniem: zaproszenia i save the date

Na zaproszeniu kod wykonuje swoją najważniejszą pracę, bo to przez niego goście odpowiadają. Proszę umieścić go na samej karcie, w dolnym rogu lub na odwrocie, a obok wydrukować krótki adres strony dla gości, którzy wolą go wpisać. Na składanym zaproszeniu zwykle wybiera się prawą stronę wewnątrz albo tył. Sprawdzi się też osobna wkładka, zwłaszcza gdy zaproszenie jest pamiątką, na której nie chcą Państwo drukować kodu.

Kod powinien znaleźć się także na zapowiedziach save the date, aby goście już kilka miesięcy wcześniej mogli zobaczyć lokal i datę na mapie, a zaproszenia wysyłane e-mailem powinny zawierać zarówno kod, jak i zwykły link, bo kod na ekranie skanuje się drugim telefonem, a link wystarczy dotknąć.

W trakcie wydarzenia

Na miejscu kod zmienia zadanie: przestaje zbierać odpowiedzi, a zaczyna zbierać zdjęcia i wskazywać gościom ich stół. Proszę umieszczać go tam, gdzie goście się zatrzymują:

• Tablica powitalna: kod w dużym formacie, przy wejściu, obok wyszukiwania miejsc, z hasłem „Prosimy znaleźć swój stół i podzielić się zdjęciami”.
• Karteczka na każdym stole: składana w namiot, z kodem po obu stronach, by każdy gość przy stole widział go bez obracania.
• Bar i fotokącik: tam, gdzie ludzie czekają i gdzie robią zdjęcia.
• Menu lub program: mały kod na dole dociera do gości, którzy czytają.
• Ekrany: na wydarzeniu firmowym kod na slajdzie między wystąpieniami i na ekranach w foyer. Powinien być duży, bo ekran skanuje się z większej odległości niż karteczkę.
• Karteczka przy wyjściu: ostatnia okazja, obok upominków dla gości lub przy szatni, z napisem „Prosimy podzielić się zdjęciami z dzisiejszego wieczoru”.

Po wydarzeniu

Kartka z podziękowaniami zamyka krąg: ten sam kod otwiera teraz galerię ze zdjęciami wszystkich gości, a krótki dopisek o tym informuje. Wiadomość wysłana po wydarzeniu, z linkiem, przyciąga zdjęcia, o których wysłaniu goście zapomnieli. Ten sam kod otwiera też księgę gości, na życzenia, których nikt nie zdążył napisać tego wieczoru; poradnik o księdze gości podsuwa pytania, które skłaniają do pisania. Na wydarzeniu firmowym kod w e-mailu wysłanym po wydarzeniu prowadzi do galerii i slajdów.

Co napisać obok kodu

Kod bez zdania to zagadka. Kod z podpisem „Kod QR” to zagadka z etykietą. Proszę napisać, co gość zyskuje: „Odpowiedź do 3 maja: prosimy zeskanować kod”, „Prosimy zeskanować kod, aby znaleźć swój stół”, „Prosimy zeskanować kod i podzielić się z nami zdjęciami”. Czasownik i korzyść, w języku gości, w rozmiarze czytelnym z miejsca, w którym stoją. Nigdy nie należy polegać na samym kodzie.

Druk, który odczyta każdy telefon

Kod QR zawodzi z trzech powodów: jest za mały, ma za słaby kontrast albo coś mu przeszkadza. Wszystkich trzech da się uniknąć.

• Rozmiar: na karteczce lub zaproszeniu co najmniej 2 cm z każdej strony, na tablicy co najmniej 10 cm. Zgodnie z praktyczną zasadą bok kodu powinien wynosić jedną dziesiątą odległości, z której jest skanowany, więc tablica czytana z metra potrzebuje kodu o boku 10 cm.
• Margines: wokół kodu trzeba zostawić pusty margines o szerokości około czterech modułów, czyli mniej więcej 4 mm przy kodzie o boku 2 cm. Tekst i ozdobniki w tym marginesie psują odczyt.
• Kontrast: ciemne moduły na jasnym tle. Kodu nigdy nie należy drukować na zdjęciu, wzorze czy gradiencie ani odwracać kolorów, by kod był jasny na ciemnym tle, bez sprawdzenia na kilku telefonach.
• Bez rozciągania: kod należy skalować z zablokowanymi proporcjami. Kod szerszy niż wyższy jest nieczytelny.
• Plik: do wszystkiego do formatu A4 wystarczy PNG o rozdzielczości co najmniej 1024 pikseli, do większych formatów lepszy jest SVG. Kod wycięty ze zrzutu ekranu jest już rozmyty.
• Papier: matowy sprawdza się lepiej niż błyszczący, który odbija światło w lokalu.
• Test: wydrukowany kod warto zeskanować trzema różnymi telefonami, w oświetleniu lokalu, z odległości, z jakiej będą to robić goście. Najlepiej zanim wydrukuje się dwieście egzemplarzy.

Własny styl bez utraty czytelności

Kod w kolorach wydarzenia lub z małym obrazkiem pośrodku wygląda jak część projektu, a nie jak coś doklejonego. Oba rozwiązania są bezpieczne w pewnych granicach: kontrast między modułami a tłem powinien być wysoki, obrazek pośrodku mały, a po każdej zmianie warto wykonać testowe skanowanie. Zaokrąglone moduły i stonowany kolor są w porządku; bladożółty kod na kremowym tle już nie. Jeśli prowadzą Państwo wydarzenie w EventAssets, artykuł pomocy pokazuje, jak nadać kodowi własny styl i pobrać go w rozmiarze do druku, a artykuł o udostępnianiu omawia link, który mu towarzyszy.

Lista kontrolna

• Używać jednego kodu, który otwiera stronę wydarzenia, na wszystkich etapach wydarzenia.
• Umieścić go na zaproszeniu, a obok wydrukować adres strony.
• Na miejscu: tablica powitalna, karteczka na każdym stole, bar, ekrany.
• Obok kodu napisać czasownik i korzyść, nigdy „Kod QR”.
• Drukować go w rozmiarze co najmniej 2 cm na karteczkach i 10 cm na tablicach, z pustym marginesem i wysokim kontrastem.
• Wyeksportować w rozmiarze do druku, drukować na matowym papierze i przed całym nakładem przetestować trzema telefonami.
• Umieścić ten sam kod na kartce z podziękowaniami, aby otwierał galerię.