Jak zebrać od gości zdjęcia i filmy

Dlaczego warto zbierać zdjęcia gości

Fotograf widzi ceremonię, przemówienia i pierwszy taniec. Goście widzą całą resztę: samochód w drodze, kąt przy barze, w którym toczyły się prawdziwe rozmowy, dzieci pod stołem, twarze ludzi, których fotograf nie miał powodu wypatrywać. Osiemdziesięciu gości robi w ciągu jednego wieczoru więcej zdjęć, niż zdołałaby zrobić jakakolwiek pojedyncza osoba, a większość z nich zostaje w telefonach, dopóki telefon nie zostanie wymieniony. Przy zbieraniu zdjęć nie chodzi o ilość. Chodzi o te dwadzieścia ujęć, o których istnieniu nie mieli Państwo pojęcia.

Problemem nigdy nie była chęć. Goście chcą się dzielić. Kłopot w tym, że każdy sposób dzielenia się zdjęciami czegoś od nich wymagał: instalacji aplikacji, założenia konta, dołączenia do grupy, pogodzenia się z limitem rozmiaru pliku. Wystarczy usunąć te kroki, a zdjęcia zaczną napływać same.

Wybór sposobu przekazywania zdjęć

Istnieją cztery popularne sposoby, a każdy ma swoją cenę, którą warto znać przed podjęciem decyzji:

• Czat grupowy: każdy już go ma, ale zdjęcia są kompresowane, filmy skracane, a miesiąc później giną pod tysiącem wiadomości. Wystarczy na kolację, na weselu się nie sprawdzi.
• Wspólny folder w chmurze: oryginały zostają zachowane, ale goście potrzebują konta u tego samego dostawcy, link łatwo przesłać niewłaściwej osobie, a nikt nie przegląda tego, co do niego trafia.
• Aparaty jednorazowe: mają swój urok, ale dają dwadzieścia siedem klatek na stół w nieznanej jakości, kilka tygodni później i za cenę wywołania.
• Strona wydarzenia z kodem QR: goście skanują kod, wybierają zdjęcia w telefonie i wysyłają je w oryginalnej jakości, bez aplikacji i bez konta; organizator je przegląda i udostępnia galerię z powrotem gościom. Tak działa EventAssets, a dalsza część poradnika zakłada rozwiązanie tego rodzaju.

Bez względu na wybór proszę postawić na jeden sposób. Dwa sposoby oznaczają dwa miejsca do przeszukania i w każdym tylko połowę zdjęć.

Bez wysiłku w dniu wydarzenia

Goście przesyłają zdjęcia, gdy ten krok mają przed oczami i zajmuje on mniej niż minutę, dlatego kod warto umieścić tam, gdzie i tak przebywają, i w jednym zdaniu wyjaśnić, do czego służy. Kod QR proszę wydrukować na karteczce na każdym stole, na tablicy powitalnej i przy barze; poradnik o kodach QR podaje rozmiary, które niezawodnie się skanują. Obok kodu warto napisać, co zrobić, a nie czym on jest: „Prosimy zeskanować kod i przesłać nam swoje zdjęcia” działa, „Kod QR” nie.

Niech ktoś raz powie to na głos. Jedno zdanie organizatora lub wodzireja po posiłku, „kod na Państwa stole służy do zdjęć, prosimy przesłać nam wszystko”, podwaja liczbę przesłanych zdjęć. Potem warto dać gościom coś do fotografowania: krótka lista podpowiedzi na odwrocie karteczki, na przykład „najlepiej ubrany stół”, „zdjęcie z kimś, kogo właśnie Państwo poznali”, „parkiet o północy”, zamienia biernych gości w drugą ekipę fotograficzną.

Okres przesyłania

Przesyłanie warto otworzyć przed wydarzeniem, aby wczesne zdjęcia, z przygotowań czy z podróży, miały dokąd trafić, i zostawić je otwarte przez kilka tygodni po nim, bo wielu gości porządkuje zdjęcia w pociągu w drodze do domu albo w następny weekend. Jedno przypomnienie kilka dni później, z linkiem, przynosi drugą połowę zdjęć. Mimo to sztywny termin końcowy się przydaje: daje moment, by zamknąć galerię, pobrać wszystko i zamknąć temat.

Albumy i porządek

Galeria z sześciuset nieposortowanymi plikami to miejsce, w którym zdjęcia idą w zapomnienie. Przed wydarzeniem proszę utworzyć kilka albumów nazwanych według momentów, a nie osób: ceremonia, kolacja, zabawa, poprawiny. Goście wybierają album podczas przesyłania albo Państwo przenoszą zdjęcia później; tak czy inaczej, kto szuka przemówień, ten je znajdzie. Albumów powinno być niewiele. Spośród czterech łatwo wybrać, dwanaście to już udręka.

Przegląd przed udostępnieniem

Nie każde zdjęcie powinno trafić do galerii, którą widzą wszyscy. Poruszone ujęcia, duplikaty, przypadkiem wysłany zrzut ekranu, to jedno zdjęcie, którego gość wolałby nie widzieć opublikowanego: szybki przegląd wyłapie je wszystkie. Proszę ustawić galerię tak, by nowe zdjęcia czekały na Państwa zatwierdzenie, w pierwszym tygodniu raz dziennie przejrzeć kolejkę i zatwierdzać zbiorczo; zajmuje to kilka minut. Jeśli goście to osoby, którym w pełni Państwo ufają, a wydarzenie jest kameralne, automatyczne zatwierdzanie oszczędzi nawet tego.

Pobrać i zachować

Oryginały powinny trafić do dwóch miejsc, które należą do Państwa: na komputer i do kopii zapasowej. Gdy goście przestaną przesyłać zdjęcia, warto pobrać całą galerię jako jedno archiwum, zachować nazwy folderów z albumami i skopiować całość na drugi dysk lub na drugie konto w chmurze. Potem proszę udostępnić galerię osobom, które nie mogły przyjechać; często właśnie wtedy zdjęcia znaczą najwięcej.

Prywatność i takt

Na zdjęciach gości widać innych gości, dlatego kilka zasad sprawi, że wszyscy będą czuli się swobodnie. Galerię warto udostępniać przez stronę, którą mogą otworzyć tylko osoby z linkiem, a nie w publicznym kanale. Przed opublikowaniem w mediach społecznościowych zdjęcia innej osoby proszę zapytać ją o zgodę, a prośbę „proszę to usunąć” spełnić bez dyskusji. Przy dzieciach trzeba zachować ostrożność: niektórzy rodzice w ogóle nie chcą, by twarze ich dzieci pojawiały się w internecie, a najprościej uszanować to, utrzymując galerię jako prywatną i informując o tym w zaproszeniu. Na wydarzeniu firmowym warto zaznaczyć na stronie rejestracji, że będą robione zdjęcia udostępniane wewnętrznie, i dać uczestnikom możliwość rezygnacji.

Jeśli korzystają Państwo z EventAssets, galeria jest domyślnie prywatna, przesłane zdjęcia czekają na Państwa zatwierdzenie, jeśli Państwo tego chcą, a zdjęcie można usunąć jednym dotknięciem, gdy ktoś o to poprosi. Artykuł pomocy pokazuje, jak przeglądać i porządkować to, co napływa.

Lista kontrolna

• Wybrać jeden sposób zbierania zdjęć, taki, który zachowuje oryginały i nie wymaga aplikacji.
• Przed wydarzeniem utworzyć trzy lub cztery albumy według momentów.
• Wydrukować kod na każdy stół i na tablicę powitalną, z jednym zdaniem, które mówi, co zrobić.
• Raz wspomnieć o tym na głos i dać gościom kilka podpowiedzi.
• Otworzyć przesyłanie przed wydarzeniem, zostawić je otwarte przez kilka tygodni i wysłać jedno przypomnienie.
• W pierwszym tygodniu codziennie przeglądać nowe zdjęcia i zatwierdzać je zbiorczo.
• Pobrać całą galerię jako archiwum i zachować kopię zapasową.
• Utrzymywać galerię jako prywatną, pytać przed publikowaniem zdjęć innych osób i napisać o tym w zaproszeniu.