Dijital anı defteri: konuklarınızdan mesajları ve sesli mesajları nasıl toplarsınız?

Anı defterleri neden yarı boş kalır?

Anı defteri, bir etkinlikten geriye kalan ve yeniden okunmak için tasarlanmış tek şeydir; ama çoğu ev sahibinin açmadan kaldırdığı tek şey de odur. Bunun nedeni nadiren konuklardır. Asıl neden düzenin kendisidir: kapının yanındaki küçük bir masada duran bir defter, tek bir kalem, insanların tam geldikleri ve bir içecek almak istedikleri anda oluşan bir kuyruk ve “Tebrikler” ile bir isim dışında ne yazılacağına dair hiçbir fikir. Birinin gerçekten söyleyecek bir şeyi olduğunda defter üç oda ötededir ve kalem çoktan kaybolmuştur.

Asıl değerli mesajlar farklıdır. Akşamın geç saatlerinde, konuşmalardan sonra, bir konuk size söylemek istediği şeyi hatırladığında gelirler. Yalnızca büyük günde ve tek bir yerde açık olan bir anı defteri bunların hepsini kaçırır. İşe yarayan, konukların cebinde taşıyabileceği, yanıtlanmaya değer bir soru soran ve ışıklar söndükten sonra da açık kalan bir anı defteridir.

Kâğıt, video kabini ya da dijital: biçimi seçin

Yanlış bir biçim yoktur, ama her biçim kimin ve ne zaman yazacağını belirler:

• Masadaki bir defter: bir nesne olarak çok güzeldir ve el yazısı da hatıranın bir parçasıdır. Yalnızca ilk gelenlerin mesajlarını toplar, başka kimsenin değil; orada olmayan biri de onu okuyamaz.
• Video kabini: bir kamera, bir fon ve bir kartın üzerine yazılmış bir soru. Mesajlar canlıdır, ama kabin bir köşe ve başında duracak bir görevli ister; dosyalar da kimse görmeden önce düzenlemeniz gereken bir sabit diskte birikir.
• Etkinlik sayfanızdaki dijital bir anı defteri: konuklar yol tarifi ve fotoğraflar için zaten kullandıkları sayfayı açar, birkaç satır yazar ya da sesli mesaj kaydeder ve gönderir. Uygulama yok, hesap yok, kuyruk yok. Her mesajı tek bir yerde okursunuz ve diğerlerinin neyi göreceğine siz karar verirsiniz. EventAssets tam olarak bunu yapar ve bu rehberin geri kalanı da buna benzer bir yöntem kullandığınızı varsayar.

Kâğıt defter ile dijital defter birbirinin rakibi değildir. Defteri yazmayı sevenler için saklayın, diğer herkesi koda yönlendirin.

Somut bir şey sorun

“Lütfen anı defterimizi imzalayın” demek, “Tebrikler, sevgiler, Ayşe” gibi bir mesaj getirir. Bir soru ise gerçek bir mesaj getirir. Kodun yanındaki karta tek bir soru yazın ve soruyu etkinliğe göre değiştirin:

• Bir tavsiye: “Keşke biri size önceden söyleseydi dediğiniz bir şey” sorusu bir düğünde, bir mezuniyette ve bir emeklilik kutlamasında aynı derecede işe yarar.
• Hatırladığınız an: “Birimizle ilk tanıştığınız an” ya da “Bu akşamın en sevdiğiniz anı” konuğa anlatacak bir hikâye verir; yıllar sonra yeniden okuyacağınız şeyler de hikâyelerdir.
• Tek kelime: “Çifti tek kelimeyle anlatın” on saniye sürer ve bunlardan yüz tanesi art arda okunduğunda bir portre oluşturur.
• Şirket etkinliği için bir soru: “Pazartesi neyi deneyeceksiniz?” ya da “Konuşmacılara söylemek istediğiniz bir şey” organizatörlere başka türlü asla alamayacakları geri bildirimi verir.

Beş değil, tek bir soru seçin. Birkaç soru arasında seçim yapmak zorunda kalan bir konuk çoğu zaman hiçbirini yanıtlamaz.

Sesli mesajlar: tekrar tekrar dinlenen mesajlar

Yazılı bir mesaj bir düşüncedir; sesli bir mesaj ise insanın kendisidir. On yıl sonra bir arkadaşınızın yazdığı mesaj güzel bir cümledir; konuştuğu o kırk saniye ise, ortasındaki kahkahası ve sonundan önceki duraksamasıyla, arkadaşınızın ta kendisidir. Sesli mesajlar hiç yazmayan konuklara da ulaşır: telefonda yazı yazmayan büyükanneye, yazım hatalarından çekinen iş arkadaşına, konuşmak yerine şarkı söylemeyi tercih eden çocuğa.

Birkaç şey sesli mesajların işe yaramasını sağlar. Konuklara yeterince sessiz bir yer gösterin: dans pisti değil, giriş holü, bahçe ya da yemek salonunun dışındaki koridor. Kartın üzerinde ne kadar sürenin yeterli olduğunu söyleyin: otuz saniye fazlasıyla yeterlidir ve bunu okuyan konukların çoğu rahatlar. Kaydı dinleyip yeniden kaydetmelerine izin verin; göndermekten memnun oldukları genellikle ikinci denemedir.

Konuklar nerede ve ne zaman yazar?

Konuklar, anı defteri önlerinde olduğunda ve an uygun olduğunda yazar; bu yüzden kodu bu yerlere koyun ve defteri büyük günden önce açıp sonrasında da açık tutun. Büyük günde, fotoğraf yüklemeyi ve masa aramayı açan kod anı defterini de açar: her masada bir kart, karşılama panosu, bar ve çıkışta bir kart. QR kodu rehberi kolayca taranan boyutları ve ifadeleri anlatır. Kodun yanına ne olduğunu değil, ne yapılacağını yazın: “Bize mesaj bırakmak için tarayın” ve konuklarınızın dilinde tek bir soru.

Yemekten sonra ev sahibine ya da mikrofonu kim tutuyorsa ona bunu bir kez yüksek sesle söyletin: “Masanızdaki kod aynı zamanda anı defterimiz; bize bir şeyler yazın ya da sadece konuşun.” Anı defterini davetiyeyle birlikte açın ki gelemeyen konuklar da yazabilsin; etkinlikten sonra da haftalarca açık tutun, çünkü en güzel mesajlar teşekkür mesajı ve fotoğrafların bağlantısıyla birlikte gelir. Planlama takvimi bu anları yılın içine yerleştirir.

Gözden geçirin, saklayın ve paylaşın

Her mesaj herkesin gördüğü sayfaya ait değildir. Yalnızca masada komik olan bir şaka, yalnızca size yazılmış bir mesaj, yirmi saniyelik arka plan müziği: kısa bir gözden geçirme bunları yakalar. Mesajların hemen mi gösterileceğine yoksa sizi mi bekleyeceğine büyük günden önce karar verin. Arkadaşlar arasındaki bir düğünde mesajları hemen göstermek, defterin akşam boyunca konukların gözü önünde büyümesini sağlar. Bir şirket etkinliğinde ya da birbirini tanımayan insanların bir araya geldiği her yerde önce gözden geçirin ve mesajları ertesi sabah yayımlayın.

Anonim mesajlara izin verin. En içten satırların bazıları, altına isim yazmak istemeyecek konuklardan gelir; isimde ısrar eden bir anı defteri bu satırları kaybeder. Ardından bu koleksiyonu büyük günün fotoğraflarıyla birlikte, aynı yerde saklayın ve hem konuklarla hem de gelemeyen kişilerle paylaşın.

EventAssets kullanıyorsanız anı defteri etkinlik sayfanızın bir bölümüdür: mesajlar tarayıcıda yazılır ve kaydedilir, yeni mesajları onayınıza kadar bekleten ya da hemen gösteren bir ayar bulunur ve mesajlar etkinlikle birlikte kalır. Destek makalesi anı defterini nasıl açacağınızı ve gelenleri nasıl gözden geçireceğinizi gösterir; konuk fotoğrafları rehberi ise hemen yanında duran galeriyi anlatır.

Kontrol listesi

• Konukların yanlarında taşıyabileceği bir anı defteri seçin: etkinlik sayfasında, uygulamasız, kuyruksuz.
• Beş değil, tek bir soru yazın ve soruyu etkinliğin anına göre değiştirin.
• Sesli mesaj imkânı sunun, otuz saniyenin fazlasıyla yeterli olduğunu söyleyin ve sessiz bir köşe gösterin.
• Kodu her masaya, karşılama panosuna ve çıkışa, yanında “Bize mesaj bırakmak için tarayın” yazısıyla koyun.
• Anı defterini davetiyeyle birlikte açın ve büyük günden sonra haftalarca açık bırakın.
• Mesajların hemen mi gösterileceğine yoksa onayınızı mı bekleyeceğine büyük günden önce karar verin.
• Anonim mesajlara izin verin, uygun olmayanları gizleyin ve geri kalanını fotoğraflarla birlikte saklayın.