Etkinlik QR kodu fikirleri: kod nereye yerleştirilir ve nasıl yazdırılır?

Tek kod, tek sayfa

Kaçınılması gereken hata, her amaç için ayrı bir kod kullanmaktır: biri harita için, biri yanıt formu için, biri fotoğraflar için; her biri kendi kartında ve her biri ayrı bir açıklama gerektiriyor. Konuklar, kod önlerindeyse ve ne kazanacakları açıksa bir kez tarar; dört kez taramazlar. Çözüm, her şeyin bir arada bulunduğu etkinlik sayfanızı açan tek bir koddur: ayrıntılar ve harita, yanıt formu, fotoğraf yükleme ve galeri, masa arama ve anı defteri. Aynı kod davetiyede, mekânda ve teşekkür kartında işe yarar; çünkü etkinlik yaklaşan bir etkinlikten geride kalmış bir etkinliğe dönüştükçe sayfa değişir, kod ise değişmez.

Bu rehberin geri kalanı, bu tek kodun nerelerde yerini hak ettiğini ve her telefonda çalışacak şekilde nasıl yazdırılacağını anlatıyor.

Etkinlikten önce: davetiyeler ve “tarihi ayırın” kartları

Davetiye, kodun en önemli işini yaptığı yerdir; çünkü konuklar yanıtlarını bu yolla verir. Kodu kartın kendisine, alt köşeye ya da arka yüze koyun; yazmayı tercih eden konuklar için yanına kısa bir web adresi de basın. Katlanan bir davetiyede sağ iç sayfa ya da arka yüz olağan yerlerdir. Ayrı bir ek kart da işe yarar; özellikle davetiye, üzerine kod basmak istemediğiniz bir hatıra niteliğindeyse.

“Tarihi ayırın” kartları da kodu taşımalıdır ki konuklar mekânı ve tarihi aylar öncesinden bir haritada görebilsin. E-postayla gönderilen davetiyelerde ise hem kod hem de düz bir bağlantı bulunmalıdır; çünkü ekrandaki bir kod ikinci bir telefonla taranır, bir bağlantıya ise dokunulur.

Etkinlikte

Mekânda kodun görevi değişir: yanıt toplamayı bırakır, fotoğraf toplamaya ve konuklara masalarını göstermeye başlar. Kodu konukların durup beklediği yerlere koyun:

• Karşılama panosu: büyük boyutta, girişte, masa aramanın yanında ve “Masanızı bulun ve fotoğraflarınızı paylaşın” cümlesiyle.
• Her masaya bir masa kartı: kodun iki yüzünde de bulunduğu katlanır bir kart; böylece masadaki her konuk kartı çevirmeden kodu görebilir.
• Bar ve fotoğraf köşesi: insanların sıra beklediği ve fotoğraf çektiği yerler.
• Menü ya da program kartı: alt kısma basılmış küçük bir kod, kartı okuyan konuklara ulaşır.
• Ekranlar: bir şirket etkinliğinde konuşmalar arasındaki slaytta ve fuayedeki ekranlarda. Kodu büyük tutun; bir ekran, bir karttan çok daha uzaktan taranır.
• Çıkışta bir kart: son fırsat; hediyeliklerin ya da vestiyerin yanında ve “Bu akşamın fotoğraflarını paylaşın” cümlesiyle.

Etkinlikten sonra

Teşekkür kartı döngüyü tamamlar: aynı kod artık herkesin fotoğraflarının bulunduğu galeriyi açar ve kartın üzerindeki not da bunu söyler. Bağlantıyı içeren bir takip mesajı, konukların göndermeyi unuttuğu fotoğrafları da getirir. Aynı kod, o gece kimsenin yazmadığı dilekler için anı defterini de açar; anı defteri rehberi insanları yazmaya teşvik eden soruları anlatır. Bir şirket etkinliğinde ise takip e-postasındaki kod galeriye ve sunum slaytlarına götürür.

Kodun yanına ne yazılmalı?

Yanında bir cümle olmayan kod bir bilmecedir. Altına yalnızca “QR kodu” yazılmış bir kod ise etiketli bir bilmecedir. Konuğun ne elde edeceğini yazın: “3 Mayıs’a kadar yanıt vermek için tarayın”, “Masanızı bulmak için tarayın”, “Fotoğraflarınızı bizimle paylaşmak için tarayın”. Bir fiil ve bir kazanç; konuklarınızın konuştuğu dilde ve durdukları yerden okunabilecek bir boyutta. Asla yalnızca koda güvenmeyin.

Her telefonun okuyabileceği şekilde yazdırın

Bir QR kodu üç nedenle çalışmaz: çok küçüktür, kontrastı yetersizdir ya da önünde bir engel vardır. Üçünden de kolayca kaçınabilirsiniz.

• Boyut: bir kartta ya da davetiyede her kenarı en az 2 cm; bir panoda en az 10 cm. Pratik bir kural olarak kod, tarandığı mesafenin onda biri kadar olmalıdır; yani bir metre uzaktan okunan bir pano 10 cm’lik bir kod gerektirir.
• Sessiz alan: kodun çevresinde yaklaşık dört modül genişliğinde boş bir kenar bırakın; 2 cm’lik bir kodda bu yaklaşık 4 mm eder. Bu kenarın içine giren yazılar ve süslemeler taramayı bozar.
• Kontrast: açık bir zemin üzerinde koyu modüller kullanın. Kodu asla bir fotoğrafın, bir desenin ya da bir renk geçişinin üzerine basmayın; birkaç telefonda test etmeden de asla koyu zemin üzerinde açık renge çevirmeyin.
• Esnetmeyin: kodu oranlarını kilitleyerek ölçeklendirin. Genişliği yüksekliğinden fazla olan bir kod okunamaz.
• Dosya: A4’e kadar her şey için en az 1024 piksel boyutunda bir PNG, daha büyükleri için bir SVG dışa aktarın. Ekran görüntüsünden alınmış bir kod baştan bulanıktır.
• Kâğıt: mekânın ışığını yansıtan parlak kâğıt yerine mat kâğıt tercih edin.
• Test: basılı kodu üç farklı telefonla, mekânın ışığında ve konukların kullanacağı mesafeden tarayın. Bunu iki yüz tane bastırmadan önce yapın.

Kodu bozmadan tasarlayın

Etkinliğinizin renklerinde olan ya da ortasında küçük bir görsel bulunan bir kod, sonradan yapıştırılmış bir şey gibi değil, tasarımın bir parçası gibi görünür. İkisi de belli sınırlar içinde güvenlidir: modüllerle arka plan arasındaki kontrastı yüksek tutun, ortadaki görseli küçük tutun ve bir şeyi her değiştirdiğinizde taramayı yeniden test edin. Yuvarlatılmış modüller ve yumuşak bir renk sorun değildir; krem rengi üzerinde soluk sarı bir kod ise sorundur. Etkinliğinizi EventAssets’te yönetiyorsanız destek makalesi kodu nasıl tasarlayıp baskı boyutunda indireceğinizi gösterir; paylaşım makalesi ise kodla birlikte kullanılan bağlantıyı anlatır.

Kontrol listesi

• Etkinliğin tüm ömrü boyunca etkinlik sayfasını açan tek bir kod kullanın.
• Kodu, yanına basılı bir web adresiyle birlikte davetiyeye koyun.
• Mekânda kodu karşılama panosuna, her masadaki bir karta, bara ve ekranlara yerleştirin.
• Kodun yanına bir fiil ve bir kazanç yazın, asla yalnızca “QR kodu” değil.
• Kodu kartlarda en az 2 cm, panolarda en az 10 cm boyutunda, boş bir kenarla ve yüksek kontrastla basın.
• Baskı boyutunda dışa aktarın, mat kâğıda basın ve tüm baskıdan önce üç telefonla test edin.
• Galeriyi açması için aynı kodu teşekkür kartına da koyun.