LCV yanıtlarını online nasıl toplarsınız?

Bir yanıtın size söylemesi gerekenler

Yanıtları nasıl toplayacağınıza karar vermeden önce, onlardan neye ihtiyacınız olduğuna karar verin. Her etkinliğin ihtiyaç duyduğu tek yanıt, hane başına değil kişi başına bir evet ya da hayırdır; çünkü catering firması tabakları, mekân da sandalyeleri sayar. Geri kalan her şey isteğe bağlıdır: bir menü tercihi, bir beslenme ihtiyacı, bir şarkı isteği, birinin bir odaya ya da serviste bir koltuğa ihtiyacı olup olmadığı. Kesin konuk sayısı, işe aldığınız herkesin sizden isteyeceği rakamdır; bu yüzden yanıtları bu rakamın etrafında kurgulayın ve gerisini bir bonus olarak görün.

Bir yanıt aynı zamanda bir tarihtir. Catering firmasının kesin sayıya etkinlikten yaklaşık iki hafta önce, oturma planının ise bundan bir hafta önce ihtiyacı vardır; sizin de yanıt vermeyenlerin peşine düşmek için birkaç güne ihtiyacınız olur. Bu tarihlerden geriye doğru sayın; son yanıt tarihi kendiliğinden ortaya çıkar.

Konuk listesini davetiyelerden önce hazırlayın

Davetiye bir haneye gider, yanıt ise bir kişiden gelir. Listeniz kimin kiminle birlikte olduğunu baştan biliyorsa yanıtlar doğru yere düşer: bir çift, iki çocuklu bir aile ya da eşlik eden kişisiyle gelen bir arkadaş, tek bir davetiyesi ve her üyesi için ayrı bir yanıtı olan bir konuk grubudur. Eşlik eden kişi kuralınızı şimdi belirleyin ve herkese aynı şekilde uygulayın; olağan kural, evli, nişanlı ve birlikte yaşayan partnerlerin adlarıyla davet edilmesi, bekâr konuklara ise hepsine bu imkânı tanıyabiliyorsanız birer eşlik eden kişi hakkı verilmesidir. Davetiyede adıyla anılan bir eşlik eden kişinin gelme olasılığı, “ve beraberindeki kişi” ifadesine göre çok daha yüksektir.

Listedeki isimleri, konukların kendi adlarını yazdığı şekilde yazın. Birinin adını bulamayan bir yanıt formu, insanların vazgeçip size doğrudan mesaj atmasının en yaygın nedenidir.

Son yanıt tarihini belirleyin

Geriye doğru sayın: kesin sayı catering firmasına iki hafta önce bildirilmelidir, dolayısıyla son yanıt tarihi etkinlikten üç ila dört hafta önce olmalıdır. Davetiyeleri altı ila sekiz hafta önce gönderin; bu, konuklara yanıt vermek için bir ay, size de hatırlatma yapmak için bir hafta bırakır. Uzak bir yerde yapılan ya da uçak yolculuğu gerektiren bir etkinlikte davetiyeleri üç ay önceden gönderin ve son yanıt tarihini altı hafta önceye koyun. Son yanıt tarihini davetiyeye yalnızca bir tarih olarak değil, bir cümle olarak yazın: “Lütfen 3 Mayıs’a kadar yanıt verin” ifadesi, köşeye yazılmış bir tarihten çok daha açıktır.

Ayın ortasında bir hafta içi günü seçilen son tarih, herkesin son dakika gibi gördüğü ay sonundan daha iyi sonuç verir.

Neler sorulmalı, neler sorulmamalı?

Eklediğiniz her soru size yanıt kaybettirir; bu yüzden yalnızca bir kararı değiştirecek şeyleri sorun. Genellikle yerini hak eden sorular şunlardır:

• Kişi başına katılım: evet ya da hayır; her zaman zorunlu.
• Menü tercihi: yalnızca yemek masaya servis ediliyorsa ve catering firması sayıları önceden istiyorsa.
• Beslenme tercihleri: isteğe bağlı bir serbest metin alanı; çünkü çoğu konuğun özel bir ihtiyacı yoktur.
• Konaklama ya da ulaşım: yalnızca bunları siz organize ediyorsanız.
• Çocuklar: yalnızca davetiye bu konuda belirsizse; ki belirsiz olmamalıdır.

Soru sayısını beş ya da daha az tutun. Yanıtlanması gerekenleri zorunlu olarak işaretleyin, gerisini isteğe bağlı bırakın; zorunlu bir şarkı isteği, bir yanıtın yarıda bırakılmasının tipik nedenidir. Kendi kız kardeşinizin adresi gibi zaten bildiğiniz hiçbir şeyi sormayın.

Davetiyeyi yazın

Tek bir satır yeterlidir: hangi tarihe kadar ve nereden yanıt verileceği. “Lütfen 3 Mayıs’a kadar aşağıdaki bağlantıdan bize haber verin” ve hemen altında bağlantı ya da QR kodu. Yanıtları mesajla ya da telefonla da kabul ediyorsanız bunu belirtin, ama bu yanıtları kendiniz girmeniz gerekeceğini hesaba katın. Soruları kartın üzerinde sıralamaktan kaçının; onları zaten form soracaktır.

Basılı bir davetiyede QR kodu ve sayfanın kısa, yazılı adresi bir arada bulunmalıdır; çünkü bazı konuklar taramak yerine adresi yazmayı tercih eder. QR kodu rehberi boyutları ve yerleşimi anlatır.

İşe yarayan hatırlatmalar

Konukların yaklaşık üçte biri ilk hafta, üçte biri son hafta yanıt verir; kalan üçte birin ise küçük bir hatırlatmaya ihtiyacı vardır. Bu hatırlatmalara içerlemek yerine onları baştan planlayın:

• Son tarihten bir hafta önce: henüz yanıt vermeyen herkese, bağlantıyı yeniden içeren nazik bir mesaj. Bu aşamada bir grup mesajı da olur.
• Son tarihte: kalan her haneye kişisel bir mesaj. “Cuma günü kesin sayıları catering firmasına bildiriyoruz, bize haber verebilir misiniz?” cümlesi işe yarar, çünkü bir neden belirtir.
• Üç gün sonra: bir telefon. Üç mesaja yanıt vermeyen biri telefonu açar; bazıları da mesajları hiç görmemiştir.

Telefondan sonra da yanıt vermeyen herkes gelmiyor kabul edilir ve oturma planı onlarsız ilerler. Bunu kendilerine nazikçe söyleyin; çoğu bir saat içinde yanıt verir.

Takip edin ve hatırlatın

Her yanıtı, kişi başına üç durumun bulunduğu tek bir listede tutun: katılacak, katılmayacak, yanıt bekleniyor. Üzerinde çalışacağınız liste yanıt bekleyenlerin listesidir; catering firmasına vereceğiniz rakam ise katılacakların sayısıdır. Mesajla ya da yüz yüze gelen yanıtları da aynı gün, aynı listeye işleyin ki tek bir doğru kaynak olsun.

Konuk listeniz etkinlik sayfanızdaysa konuklar yanıtlarını orada verir: adlarını bulur, kendileri ve konuk grupları adına yanıt verir ve sorularınızı yanıtlar; bunun için ne uygulama ne de hesap gerekir. EventAssets’te her yanıt konuğun satırına düşer, toplamlar yanıtlar geldikçe güncellenir, son yanıt tarihi geldiğinde form kendiliğinden kapanır ve liste tüm yanıtlarla birlikte CSV olarak dışa aktarılabilir. Destek makalesi soruları ve son yanıt tarihini nasıl ayarlayacağınızı gösterir.

Son yanıt tarihinden sonra

Son yanıt tarihi geçtikten sonra değişiklikler form yerine sizin üzerinizden yapılır; böylece sayının kontrolü sizde kalır. Birkaç değişiklik bekleyin: katılmayacağını bildirmiş ama sonunda gelebilecek bir konuk, evet demiş ama gelemeyecek biri, birden ortaya çıkan bir eşlik eden kişi. Yer varsa ilkini memnuniyetle kabul edin ve her değişikliği aynı gün aynı listeye yazın. Kesin sayıyı catering firmasına kararlaştırılan tarihte bildirin ve gelmeyen konuklar için nasıl bir yol izleyeceğinizi söyleyin; bu genellikle onlar için de ödeme yapacağınız anlamına gelir.

Kontrol listesi

• Her yanıtın neleri içermesi gerektiğine karar verin: kişi başına bir evet ya da hayır ve ihtiyacınız olmayan hiçbir şey.
• Konuk listesini hanelere göre hazırlayın; partnerleri adlarıyla yazın ve eşlik eden kişi kuralını herkese aynı şekilde uygulayın.
• Son yanıt tarihini etkinlikten üç ila dört hafta önceye koyun ve davetiyeleri altı ila sekiz hafta önce gönderin.
• En fazla beş soru sorun ve yalnızca katılımı zorunlu olarak işaretleyin.
• Son yanıt tarihini ve yanıt bağlantısını davetiyeye tek bir satırda yazın.
• Üç hatırlatma planlayın: bir mesaj, kişisel bir mesaj ve bir telefon.
• Katılacak, katılmayacak ve yanıt bekleniyor durumlarını içeren tek bir liste tutun ve bir yanıt geldiği gün listeyi güncelleyin.
• Son tarihten sonra değişiklikleri kendiniz alın ve kesin sayıyı kararlaştırılan tarihte iletin.