Missä WhatsApp-ryhmä on hyvä
Monessa tapahtumassa ryhmä on olemassa jo ennen kuin kukaan ehtii ajatella kuvia: perheen yhteinen keskustelu, tiimin keskustelu tai ryhmä, jonka hääparin ystävät perustivat suunnittelua varten. Vieraat ovat siellä jo valmiiksi, joten kuvan lähettäminen sinne ei vaadi yhtään uutta askelta. WhatsAppin käyttö on maksutonta, ja uuteen ryhmään on helppo liittyä: ylläpitäjä jakaa kutsulinkin tai QR-koodin, ja ylläpitäjät voivat halutessaan hyväksyä uudet jäsenet ennen kuin nämä pääsevät ryhmään.
Ryhmä on myös paljon muutakin kuin paikka kuville. Jäsenet lähettävät ääni- ja videoviestejä, ja jäsen voi luoda ryhmään tapahtuman, johon muut vastaavat kertomalla, ovatko he tulossa, ehkä tulossa vai tuovatko he mukanaan vieraan. Ystävien yhteisellä illallisella tai pienessä jälleennäkemisessä se voi olla kaikki suunnittelu, mitä kokoontuminen ylipäätään tarvitsee.
Kuvat ja videot voi lähettää HD-laadussa, joko jokaiselle erikseen valittuna tai oletukseksi asetettuna, ja pidemmät tai suuremmat tiedostot voi lähettää dokumenttina. Kuvat päätyvät samaan keskusteluketjuun vitsien, ajo-ohjeiden ja illan suunnitelmien kanssa, ja usein juuri sieltä ihmiset haluavatkin ne nähdä.
Jos vieraasi keskustelevat jo yhdessä ryhmässä ja kuvat ovat osa tätä keskustelua, WhatsApp hoitaa sen hyvin vaatimatta keneltäkään mitään uutta.
Mikä muuttuu EventAssetsin myötä
WhatsAppin omilla ohjesivuilla kerrotaan, miten ryhmä käsittelee mediaa, ja se kannattaa tietää jo ennen juhlapäivää. Mediatiedostot yleensä pakataan jaettaessa, joten ne voivat perillä olla laadultaan alkuperäistä alhaisempia, ja yhteys vaikuttaa laatuun silloinkin, kun kuva lähetetään HD-laadussa. Jokainen vieras tarvitsee sovelluksen ja tilin, joka luodaan matkapuhelinnumeron avulla. Kuvat säilyvät jäsenten puhelimissa ja heidän omissa varmuuskopioissaan, eivätkä kutsulinkin tai QR-koodin kautta liittyvät näe viestejä, jotka on lähetetty ennen heidän liittymistään. Jotta kaikki saataisiin yhteen paikkaan, jonkun on vietävä keskustelu: iPhonessa vientiin voi sisältyä kaikki media ZIP-tiedostona, Androidissa siihen liitetään uusimmat mediatiedostot.
EventAssets on tehty keräämistä varten. Vieraat avaavat linkin tai skannaavat QR-koodin ja lähettävät kuvansa selaimessa ilman sovellusta ja ilman tiliä, joten nekin vieraat, jotka eivät käytä WhatsAppia, pääsevät mukaan aivan samalla tavalla. Kuvat ja videot säilyvät alkuperäisessä laadussa yhdessä galleriassa, jossa on albumeita, ja voit hyväksyä jokaisen lähetyksen ennen kuin muut näkevät sen. Kaikki, joilla on linkki, näkevät saman gallerian riippumatta siitä, milloin he tulevat mukaan, ja lataat kaiken kerralla ZIP-tiedostona. Tapahtuman aikana koko näytön diaesitys näyttää uudet lähetykset paikan päällä olevalla näytöllä sitä mukaa kuin niitä tulee.
Gallerian ympärillä on tapahtuman kaikki muu: sivu, jolla on ohjelma ja sijainti kartalla, seurueittaiset vastaukset omine kysymyksinesi ja määräaikoineen, istumajärjestys, budjetit sekä vieraskirja kirjoitetuille viesteille ja ääniviesteille. EventAssets ei kuitenkaan ole keskustelusovellus: vieraat eivät juttele siellä keskenään, ja illan keskustelu jatkuu siellä, missä vieraasi sitä jo muutenkin käyvät.
Keskustelu vai kokoelma
Olennaisin ero on siinä, mitä varten kumpikin on olemassa. WhatsApp-ryhmä on keskustelu: kuvat saapuvat viestien lomassa siinä järjestyksessä kuin ne lähetettiin, ja ne säilyvät siellä, missä jäsenet säilyttävät keskustelujaan. Se sopii itse iltaan, kun ihmiset haluavat jakaa hetken ja reagoida siihen saman tien. EventAssets on kokoelma: jokainen kuva ja video päätyy yhteen tapahtumalle kuuluvaan galleriaan, lajiteltuna albumeihin ja siinä laadussa, jossa se lähetettiin, valmiina ladattavaksi ja jaettavaksi niille, jotka eivät päässeet paikalle.
Kumpaakaan ei tarvitse valita toisen kustannuksella. Julkaise tapahtumasivusi linkki tai QR-koodi ryhmässä: keskustelu jatkuu WhatsAppissa, ja tiedostot menevät galleriaan. Lyhyt saate auttaa, esimerkiksi ”lisää kuvasi tänne, niin saamme ne täydessä laadussa”, ja sen voi lähettää uudelleen muutama päivä tapahtuman jälkeen, kun vieraat käyvät kuviaan läpi. Oppaassa vieraiden kuvien keräämisestä kerrotaan lisää siitä, miten saat vieraat lähettämään kuvansa.
Mitä kannattaa tarkistaa ennen päätöstä
Mieti, mitä varten kuvat ovat olemassa juhlapäivän jälkeen. Jos ne ovat osa keskustelua, ryhmä voi riittää hyvin. Jos haluat albumin, jonka voit säilyttää, tulostaa tai antaa eteenpäin, tarkista ensin muutama asia. Onko jokaisella vieraalla WhatsApp, ja liittyvätkö kaikki samaan ryhmään? Onko perille tuleva laatu sellainen, jota haluat tulosteisiin? Miten saat kaiken talteen jäsenten puhelimista, ja pitäisikö myöhemmin liittyvien vieraiden nähdä se, mitä on jaettu aiemmin? Haluatko hyväksyä lähetykset ennen kuin muut näkevät ne? Jos vastaukset viittaavat galleriaan, kokeile itse: EventAssetsissa luot tapahtumasivun ja gallerian ja jaat linkin ennen kuin maksat mitään.
