Faire un plan de table : comment placer vos invités

La liste des invités vient en premier

Un plan de table est une liste d’invités disposée dans l’espace : il ne peut pas être meilleur que la liste dont il part. Avant de dessiner une seule table, assurez-vous de trois choses. Chaque invité figure sur la liste par son nom, enfants et conjoints compris. Les invités qui vont ensemble sont regroupés : un couple, une famille, un invité et son accompagnant. Et vous savez qui a réellement accepté, autrement dit les réponses sont rentrées ; un plan fait à partir de la liste des invitations plutôt que de la liste confirmée est redessiné au moins une fois.

Travaillez uniquement à partir de la liste confirmée. Si les réponses arrivent encore au compte-gouttes, le guide sur la collecte des réponses explique comment fixer une date limite et relancer les derniers. Placer ceux qui ont décliné est du travail perdu ; placer les indécis, c’est deviner.

Connaissez votre salle

Demandez au lieu un plan coté, ou mesurez la salle vous-même en la parcourant. Marquez d’abord les points fixes : l’entrée, la piste de danse, le groupe ou le DJ, le buffet ou le bar, les sorties, les toilettes et tout pilier qui bouche la vue. Demandez ensuite quelles tables le lieu possède et combien de chaises tiennent autour de chacune. Les tailles habituelles :

• Tables rondes : 150 cm de diamètre pour huit personnes à l’aise, 180 cm pour dix. Les tables rondes font circuler la conversation parce que chacun voit tout le monde.
• Tables rectangulaires : six à huit sur les longueurs et une personne à chaque bout. Plusieurs mises bout à bout forment de longues tablées, généreuses, où un grand groupe reste réuni.
• Table d’honneur ou table des mariés : une longue table face à la salle pour le couple et ses proches, ou une petite table pour deux qui laisse les témoins s’asseoir avec leur propre conjoint.
• Une table des enfants : avec un ou deux adultes à côté, et de quoi s’occuper dessus.

Laissez de la place entre les tables pour reculer les chaises et laisser passer le service avec les assiettes : 1,5 mètre entre les bords de table est le minimum qui fonctionne. Comptez les places dans la salle et comparez-les aux invités confirmés avant de placer qui que ce soit ; s’il manque des places, il vous faut une table de plus ou une autre disposition, pas un plan plus serré.

Regroupez, puis placez

Ne placez pas les invités un par un. Triez-les d’abord en groupes de personnes qui se connaissent déjà ou qui devraient manifestement se connaître : les deux familles, les amis d’école, les collègues, les voisins, les cousins. La plupart des groupes font une table ou une demi-table. Placez ensuite les groupes : la famille proche au plus près du couple ou de l’hôte, les invités âgés loin des enceintes et près d’une sortie, les amis les plus bruyants près de la piste, les parents de jeunes enfants là où une sortie rapide ne traverse pas la salle.

Au sein d’un groupe, chaque invité doit connaître au moins une autre personne à sa table, idéalement deux. L’invité qui ne connaît personne est celui qui part tôt. Ne mélangez que lorsque les deux côtés y gagnent : deux groupes d’âge proche avec un intérêt commun font une table vivante ; deux groupes sans rien en commun font une table silencieuse.

Les règles et les cas délicats

La plupart des plans de table comportent deux ou trois décisions qui prennent plus de temps que tout le reste. Quelques règles qui tiennent :

• Parents divorcés : donnez à chacun sa propre table avec son conjoint et son côté de la famille, les deux aussi proches du couple. Jamais la même table, sauf s’ils le demandent.
• Ex et brouilles : des tables différentes, des angles de vue différents, et personne n’a besoin de savoir pourquoi.
• Accompagnants que vous n’avez jamais rencontrés : avec le groupe de leur conjoint, jamais seuls parmi des inconnus.
• Invités seuls : pas à une « table des célibataires », mais avec des personnes d’âge ou de situation proches.
• Régimes alimentaires : ils ne changent pas le plan, mais notez-les sur la liste pour que le traiteur retrouve l’invité par sa table.
• Événements d’entreprise : mélangez les services à dessein, et placez ensemble les personnes qui doivent se rencontrer. Réservez quelques places pour les retardataires plutôt que de laisser une table à moitié vide.
• Fêtes : le placement libre fonctionne jusqu’à une quarantaine d’invités ; au-delà, attribuez des tables mais pas des places, et réservez une table à la famille de l’hôte.

Tables attribuées ou places attribuées

Attribuer une table à chaque invité suffit pour la plupart des événements : les invités trouvent leur table et choisissent une chaise, ce qui paraît détendu et absorbe un changement tardif sans histoire. Attribuer la place exacte vaut la peine pour un dîner formel avec marque-places, un menu servi à l’assiette où le traiteur sert par place, ou une table d’honneur où l’ordre compte. Si vous attribuez les places, alternez quand vous le pouvez : les couples face à face plutôt que côte à côte entretiennent la conversation, et personne ne se retrouve coincé en bout de rangée.

Dites aux invités où ils sont assis

Un plan que personne ne peut lire crée une file à l’entrée. Les solutions classiques sont un grand panneau avec tous les noms par ordre alphabétique et leur table en regard, ou des cartons disposés par nom. L’ordre alphabétique n’est pas négociable : un panneau trié par table oblige chaque invité à lire toutes les tables.

Une recherche par nom sur la page de l’événement supprime la file tout à fait : l’invité tape son nom sur son téléphone et voit sa table et qui l’y accompagne. Si vous tenez votre liste d’invités dans EventAssets, le plan de table est dessiné à partir de cette même liste, chaque table montre qui s’y trouve, et le plan sur la page de l’événement permet à chaque invité de trouver sa table par son nom. L’article d’aide détaille les étapes.

Les changements de dernière minute

Quelqu’un annulera la dernière semaine, et quelqu’un demandera à venir accompagné. Prévoyez-le : gardez une ou deux places libres à deux tables différentes, pas toutes à la même, pour qu’un accompagnant de dernière minute s’assoie avec le bon groupe. Quand un invité décline après avoir été placé, décidez si son groupe bouge ou si la table garde simplement une chaise libre ; une chaise libre ne gêne pas, une demi-table vide, si.

Imprimez le plan et les marque-places aussi tard que possible, en général deux ou trois jours avant, et confiez la version finale à une seule personne pour que le traiteur, le lieu et le panneau montrent la même chose.

Une liste de contrôle

• Partez de la liste confirmée, regroupée par foyer, après la date limite de réponse.
• Procurez-vous le plan de la salle et les tailles de tables, et comptez les places face aux invités avant de placer qui que ce soit.
• Triez d’abord les invités en groupes, puis placez les groupes dans la salle.
• Assurez-vous que chaque invité connaît au moins une personne à sa table.
• Tranchez les cas délicats tôt, et demandez à la personne concernée quand cela aide.
• Choisissez tables seules, ou places aussi, selon la formalité du dîner.
• Affichez le plan par ordre alphabétique, ou laissez les invités chercher leur nom.
• Gardez des places libres à deux tables, et imprimez la version finale le plus tard possible.