Rétroplanning d’événement : de douze mois avant jusqu’au jour J

Comment utiliser ce rétroplanning

Chaque événement a trois points fixes : la date, le lieu et le nombre d’invités. Une fois ceux-ci posés, presque tout le reste suit un ordre prévisible, parce que les prestataires qui se réservent le plus tôt doivent être sécurisés en premier et que les invités ont besoin de temps pour répondre. Ce rétroplanning est écrit pour un mariage préparé sur un an, le cas le plus exigeant. Un événement plus petit le compresse : une fête tient en huit semaines, un dîner d’entreprise en trois mois, et tous deux sautent des sections entières. L’ordre reste le même.

Lisez-le une fois de haut en bas, puis travaillez à partir de la section qui correspond à votre horizon. Si vous commencez tard, faites les trois premières sections dans les deux premières semaines et rattrapez à partir de là.

Douze à neuf mois avant

• Décidez du budget, de qui y contribue et du total possible, avant de visiter un seul lieu. Le guide du budget explique comment.
• Fixez le nombre approximatif d’invités. Il détermine la taille du lieu et la plupart des coûts.
• Choisissez la date, ou deux ou trois dates possibles, et vérifiez-les auprès des personnes qui doivent être là.
• Visitez et réservez le lieu. Demandez ce qui est compris, ce qui est en supplément et quand chaque paiement est dû.
• Réservez les prestataires qui partent en premier : le photographe, le groupe ou le DJ, le traiteur si le lieu n’en a pas, et l’officiant.
• Commencez une liste d’invités avec les noms et les foyers, pour que le nombre devienne concret.

Huit à six mois avant

• Envoyez les « save the date », surtout si des invités voyagent. Un court message avec la date, la ville et un lien suffit.
• Choisissez la tenue et lancez les retouches ; commandez tout ce qui demande un long délai.
• Réservez des chambres et le transport pour les invités et les prestataires.
• Créez la page de l’événement avec la date, le lieu et une carte, et mettez le lien sur tout ce qui part désormais. L’article d’aide montre comment la créer en une minute.
• Décidez de la cérémonie et des grands moments de la journée, pour que les prestataires s’organisent autour.

Cinq à trois mois avant

• Concevez et commandez les invitations, avec le mode de réponse imprimé. Ajoutez le QR code ou le lien court vers la page de l’événement ; le guide du QR code donne les tailles et les emplacements.
• Goûtez et confirmez le menu et le gâteau.
• Commandez les fleurs et la décoration, et fixez avec le lieu une heure de livraison et d’installation.
• Louez ce que le lieu ne fournit pas : chaises, linge, éclairage, piste de danse, tente.
• Écrivez la cérémonie et sollicitez les personnes qui prendront la parole.

Deux mois avant

• Envoyez les invitations six à huit semaines avant le jour J, avec une date limite de réponse trois à quatre semaines avant. Le guide des réponses couvre les questions à poser et le suivi des réponses.
• Confirmez le déroulé par écrit avec chaque prestataire : arrivée, installation, début, fin, démontage.
• Planifiez la musique : les moments qui exigent un morceau précis, et ceux qui n’en veulent aucun.
• Commandez les panneaux, les marque-places et le panneau d’accueil, en laissant la place pour les numéros de table définitifs.
• Réservez coiffure, maquillage et essais.

Quatre à trois semaines avant

• Relancez les réponses : un rappel à tous ceux qui n’ont pas répondu une semaine avant la date limite, puis un message personnel, puis un appel.
• Donnez au lieu et au traiteur le nombre définitif et les régimes alimentaires.
• Faites le plan de table à partir de la liste confirmée ; le guide du plan de table vous accompagne.
• Écrivez le déroulé de la journée avec les horaires, les lieux et les responsables de chaque moment, et partagez-le avec les prestataires et les personnes qui aident.
• Réglez les soldes qui arrivent à échéance, et notez qui veut du liquide le jour même.

La dernière semaine

• Reconfirmez chaque prestataire une dernière fois, le déroulé en pièce jointe.
• Imprimez le plan de table, les marque-places et les panneaux le plus tard possible.
• Préparez une trousse d’urgence : nécessaire de couture, pansements, antidouleurs, détachant, chargeur, liquide, une copie de chaque contrat.
• Passez le relais : une personne tient le déroulé et les numéros des prestataires le jour J, et ce n’est pas vous.
• Ouvrez l’envoi des photos et le livre d’or sur votre page et testez le QR code avec quelques téléphones.

La veille, le jour et après

• La veille : déposez la décoration et les impressions au lieu, répétez la cérémonie, et couchez-vous tôt.
• Le jour : prenez un petit-déjeuner, laissez votre téléphone à la personne qui tient le déroulé, et laissez le programme se dérouler. Un petit quelque chose ira de travers et personne d’autre ne le remarquera.
• La semaine d’après : envoyez des messages de remerciement avec le lien vers la galerie, et récupérez les photos et vidéos de vos invités tant qu’ils les ont encore. Le guide sur les photos des invités explique la façon la plus simple ; le guide du livre d’or couvre les messages qu’ils écriraient encore.
• Le mois d’après : clôturez le budget avec les dernières factures, rendez les locations, et notez ce que vous feriez autrement tant que vous vous en souvenez.

Fêtes et événements d’entreprise

Une fête de soixante invités au plus tient en huit semaines : lieu et date la première semaine, invitations avec date limite de réponse la deuxième, repas, boissons et musique pour la quatrième, réponses relancées et nombre définitif transmis la sixième, décoration et playlist la septième, et les courses les derniers jours. Laissez tomber le plan de table sauf dîner assis, et mettez le lien d’envoi des photos sur l’invitation pour que les images viennent à vous.

Un événement d’entreprise suit le même ordre sous d’autres noms : une page d’inscription à la place des invitations, un conducteur à la place d’une cérémonie, et un test technique avec le lieu une semaine avant. Ajoutez trois jalons : la clôture des inscriptions, la date du nombre définitif pour le traiteur, et un débriefing la semaine suivante avec les chiffres, les retours et les photos.