Comment récupérer les photos et vidéos de vos invités

Pourquoi les photos des invités valent la peine

Un photographe voit la cérémonie, les discours et la première danse. Vos invités voient tout le reste : la voiture sur la route, le coin du bar où se sont tenues les vraies conversations, les enfants sous la table, les visages des gens que le photographe ne savait pas chercher. À eux tous, quatre-vingts invités prennent en une soirée plus de photos qu’une seule personne ne le pourrait, et la plupart restent sur leur téléphone jusqu’à ce qu’il soit remplacé. Les récupérer n’est pas une affaire de quantité. C’est l’affaire des vingt photos dont vous ignoriez l’existence.

La difficulté n’a jamais été la bonne volonté. Les invités veulent partager. La difficulté, c’est que chaque façon de partager leur demandait quelque chose : installer une application, créer un compte, rejoindre un groupe, accepter une limite de taille. Supprimez ces étapes et les photos arrivent.

Choisissez comment les invités les remettent

Il existe quatre façons courantes, et chacune a un coût à connaître avant de choisir :

• Un groupe de discussion : tout le monde l’a déjà, mais les photos sont compressées, les vidéos coupées, et un mois plus tard elles sont enfouies sous mille messages. Bien pour un dîner, mauvais pour un mariage.
• Un dossier partagé dans le cloud : les originaux sont conservés, mais les invités ont besoin d’un compte chez le même fournisseur, le lien se transmet facilement à la mauvaise personne et personne ne relit ce qui y atterrit.
• Des appareils jetables : charmants, et vous obtenez vingt-sept vues par table, de qualité inconnue, des semaines plus tard, contre les frais de développement.
• Une page d’événement avec un QR code : les invités scannent un code, choisissent les photos sur leur téléphone et les envoient en qualité d’origine, sans application ni compte ; l’hôte les relit et partage la galerie en retour. C’est ce que fait EventAssets, et la suite de ce guide suppose quelque chose de ce genre.

Quel que soit votre choix, n’en faites qu’un. Deux façons de partager, c’est deux endroits où chercher et la moitié des photos dans chacun.

Rendez-le facile le jour même

Les invités envoient leurs photos quand l’étape est devant eux et prend moins d’une minute : placez donc le code là où ils sont déjà et dites en une phrase à quoi il sert. Imprimez le QR code sur une carte à chaque table, sur le panneau d’accueil et près du bar ; le guide du QR code donne les tailles qui se scannent à coup sûr. À côté du code, écrivez quoi faire, pas ce que c’est : « Scannez pour partager vos photos avec nous » fonctionne, « QR code » non.

Faites-le dire à voix haute une fois. Une phrase de l’hôte ou du maître de cérémonie après le repas, « le code sur votre table est pour vos photos, envoyez-nous tout », double le nombre d’envois. Puis donnez aux invités quelque chose à photographier : une courte liste d’idées au dos de la carte, comme « la table la mieux habillée », « une photo avec quelqu’un que vous venez de rencontrer », « la piste de danse à minuit », transforme des invités passifs en seconde équipe photo.

Fixez la période

Ouvrez les envois avant l’événement pour que les premières photos, les préparatifs, le trajet, aient une destination, et laissez-les ouverts des semaines après, car beaucoup d’invités trient leurs photos dans le train du retour ou le week-end suivant. Un rappel quelques jours plus tard, avec le lien, rapporte la seconde moitié des images. Une date de fin reste utile : elle vous donne un moment pour fermer la galerie, tout télécharger et passer à autre chose.

Albums et ordre

Une galerie de six cents fichiers en vrac est l’endroit où les photos vont se faire oublier. Créez quelques albums avant le jour J, nommés par moment plutôt que par personne : la cérémonie, le dîner, la fête, le lendemain. Les invités choisissent l’album en envoyant, ou vous déplacez les photos plus tard ; dans les deux cas, celui qui cherche les discours les trouve. Gardez peu d’albums. Quatre se choisissent facilement, douze sont une corvée.

Relisez avant de partager

Toutes les photos n’ont pas leur place dans la galerie que tout le monde voit. Les images floues, les doublons, une capture d’écran envoyée par erreur, la photo qu’un invité préférerait ne pas voir publiée : une relecture rapide les attrape. Réglez la galerie pour que les nouveaux envois attendent votre approbation, parcourez la file une fois par jour la première semaine et approuvez en bloc ; cela prend quelques minutes. Si vos invités sont des personnes en qui vous avez toute confiance et que l’événement est petit, l’approbation automatique vous épargne même cela.

Téléchargez et conservez

Les originaux doivent finir à deux endroits qui vous appartiennent : votre ordinateur et une sauvegarde. Téléchargez toute la galerie en une seule archive quand les envois se sont arrêtés, gardez les noms de dossiers des albums, et copiez-la sur un second disque ou un second compte cloud. Partagez ensuite la galerie avec ceux qui n’ont pas pu venir : c’est souvent le moment où les photos comptent le plus.

Vie privée et courtoisie

Les photos des invités montrent d’autres invités, alors quelques règles mettent tout le monde à l’aise. Partagez la galerie par une page que seules les personnes ayant le lien peuvent ouvrir, pas sur un fil public. Demandez avant de publier la photo de quelqu’un d’autre sur les réseaux sociaux, et honorez un « merci de retirer celle-là » sans discussion. Faites attention avec les enfants : certains parents ne veulent pas du tout le visage de leurs enfants en ligne, et la façon la plus simple de le respecter est de garder la galerie privée et de le dire sur l’invitation. Lors d’un événement d’entreprise, indiquez sur la page d’inscription que des photos seront prises et partagées en interne, et donnez aux gens un moyen de refuser.

Si vous utilisez EventAssets, la galerie est privée par défaut, les envois attendent votre approbation si vous le souhaitez, et une photo se supprime d’un geste quand quelqu’un le demande. L’article d’aide montre comment relire et organiser ce qui arrive.

Une liste de contrôle

• Choisissez une seule façon de récupérer les photos, qui conserve les originaux et ne demande aucune application.
• Créez trois ou quatre albums par moment avant le jour J.
• Imprimez le code sur chaque table et sur le panneau d’accueil, avec une phrase qui dit quoi faire.
• Faites-le mentionner une fois par l’hôte, et donnez aux invités quelques idées.
• Ouvrez les envois avant l’événement, laissez-les ouverts des semaines, et envoyez un rappel.
• Relisez les nouveaux envois chaque jour la première semaine et approuvez en bloc.
• Téléchargez toute la galerie en une archive et gardez une sauvegarde.
• Gardez la galerie privée, demandez avant de publier les autres, et dites-le sur l’invitation.