Où placer le QR code de votre événement, et comment l’imprimer

Un code, une page

L’erreur à éviter est un code différent pour chaque usage : un pour le plan, un pour le formulaire de réponse, un pour les photos, chacun sur sa propre carte, chacun avec son explication. Les invités scannent une fois si le code est devant eux et que l’intérêt est évident, et ils ne scannent pas quatre fois. La solution est un seul code qui ouvre la page de votre événement, où tout se trouve : les détails et le plan, le formulaire de réponse, l’envoi des photos et la galerie, la recherche de sa table, le livre d’or. Le même code fonctionne sur l’invitation, sur le lieu et sur la carte de remerciement, parce que la page change quand l’événement passe d’à venir à terminé, et que le code, lui, ne change pas.

La suite de ce guide porte sur les endroits où ce code unique mérite sa place, et sur la façon de l’imprimer pour qu’il fonctionne sur tous les téléphones.

Avant l’événement : invitations et save the date

L’invitation est l’endroit où le code fait son travail le plus important, parce que c’est ainsi que les invités répondent. Placez-le sur le carton lui-même, en bas dans un coin ou au dos, avec une courte adresse web imprimée à côté pour les invités qui préfèrent taper. Sur une invitation pliée, la page intérieure droite ou le dos sont les emplacements habituels. Un carton séparé fonctionne aussi, surtout si l’invitation est un souvenir sur lequel vous ne voulez pas imprimer de code.

Les save the date portent aussi le code, pour que les invités voient le lieu et la date sur une carte des mois à l’avance, et les invitations par e-mail doivent comporter à la fois le code et un lien ordinaire, parce qu’un code à l’écran se scanne avec un second téléphone et qu’un lien se touche.

Pendant l’événement

Sur le lieu, le code change de rôle : il cesse de collecter des réponses et se met à collecter des photos et à indiquer leur table aux invités. Placez-le là où les invités s’arrêtent :

• Le panneau d’accueil : grand, à l’entrée, à côté de la recherche de table, avec « trouvez votre table et partagez vos photos » en légende.
• Un chevalet par table : une carte pliée avec le code des deux côtés, pour que chaque invité de la table en voie un sans la retourner.
• Le bar et le coin photo : là où les gens attendent et là où ils prennent des photos.
• Le menu ou le programme : un petit code en bas touche les invités qui lisent.
• Les écrans : lors d’un événement d’entreprise, le code sur la diapositive entre deux interventions et sur les écrans du hall. Faites-le grand ; un écran se scanne de plus loin qu’une carte.
• Une carte à la sortie : la dernière chance, à côté des cadeaux ou du vestiaire, avec « partagez vos photos de ce soir ».

Après l’événement

La carte de remerciement boucle la boucle : le même code ouvre désormais la galerie avec les photos de tous, et le mot le dit. Un message de suivi avec le lien rapporte les photos que les invités ont oublié d’envoyer. Le même code ouvre aussi le livre d’or, pour les vœux que personne n’a écrits le soir même ; le guide du livre d’or donne les questions qui font écrire. Pour un événement d’entreprise, le code dans l’e-mail de suivi mène à la galerie et aux présentations.

Quoi écrire à côté du code

Un code sans phrase est une énigme. Un code avec « QR code » écrit dessous est une énigme avec une étiquette. Écrivez ce que l’invité obtient : « Scannez pour répondre avant le 3 mai », « Scannez pour trouver votre table », « Scannez pour partager vos photos avec nous ». Un verbe et un bénéfice, dans la langue de vos invités, dans une taille lisible depuis l’endroit où ils se tiennent. Ne comptez jamais sur le code seul.

Imprimez-le pour que tous les téléphones le lisent

Un QR code échoue pour trois raisons : trop petit, trop peu de contraste, ou quelque chose qui gêne. Les trois s’évitent.

• La taille : sur une carte ou une invitation, au moins 2 cm de côté ; sur un panneau, au moins 10 cm. En règle générale, le code doit mesurer un dixième de la distance à laquelle il est scanné : un panneau lu à un mètre demande un code de 10 cm.
• La zone de silence : laissez une marge vide autour du code d’environ quatre modules, soit 4 mm sur un code de 2 cm. Du texte ou des ornements dans cette marge cassent le scan.
• Le contraste : des modules sombres sur un fond clair. N’imprimez jamais le code sur une photo, un motif ou un dégradé, et ne l’inversez jamais en clair sur sombre sans l’avoir testé sur plusieurs téléphones.
• Pas de déformation : redimensionnez le code avec les proportions verrouillées. Un code plus large que haut est illisible.
• Le fichier : exportez un PNG de 1024 pixels ou plus pour tout ce qui va jusqu’au A4, et un SVG au-delà. Un code tiré d’une capture d’écran est déjà flou.
• Le papier : le papier mat l’emporte sur le brillant, qui reflète la lumière du lieu.
• Le test : scannez le code imprimé avec trois téléphones différents, dans la lumière du lieu, à la distance que les invités utiliseront. Faites-le avant d’en imprimer deux cents.

Le personnaliser sans le casser

Un code aux couleurs de votre événement ou avec une petite image au centre a l’air de faire partie du design plutôt que d’être collé dessus. Les deux sont sans danger dans certaines limites : gardez un contraste élevé entre les modules et le fond, gardez l’image centrale petite, et testez un scan à chaque modification. Des modules arrondis et une couleur douce passent très bien ; un code jaune pâle sur crème, non. Si vous gérez votre événement dans EventAssets, l’article d’aide montre comment personnaliser le code et le télécharger en taille d’impression, et l’article sur le partage traite du lien qui l’accompagne.

Une liste de contrôle

• Utilisez un seul code qui ouvre la page de l’événement, pour toute la vie de l’événement.
• Placez-le sur l’invitation avec une adresse imprimée à côté.
• Sur le lieu : panneau d’accueil, une carte sur chaque table, le bar, les écrans.
• Écrivez un verbe et un bénéfice à côté du code, jamais « QR code ».
• Imprimez-le à 2 cm au moins sur les cartes et 10 cm sur les panneaux, avec une marge vide et un contraste élevé.
• Exportez en taille d’impression, imprimez sur papier mat, et testez avec trois téléphones avant le tirage complet.
• Mettez le même code sur la carte de remerciement pour ouvrir la galerie.