Livre d’or numérique : comment recueillir messages et messages vocaux de vos invités

Pourquoi les livres d’or restent à moitié vides

Un livre d’or est la seule chose d’un événement faite pour être relue, et la seule que la plupart des hôtes rangent sans l’ouvrir. La raison tient rarement aux invités. Elle tient à l’installation : un livre sur un guéridon près de la porte, un stylo, une file d’attente au moment précis où les gens arrivent et veulent un verre, et aucune idée de quoi écrire au-delà de « félicitations » et d’un prénom. Quand quelqu’un a enfin quelque chose à dire, le livre est trois pièces plus loin et le stylo a disparu.

Les mots qui comptent sont d’une autre nature. Ils viennent tard dans la soirée, après les discours, quand un invité se souvient de ce qu’il voulait vous dire. Un livre d’or ouvert seulement le jour même, à un seul endroit, les manque tous. Ce qui aide, c’est un livre d’or que les invités portent dans leur poche, qui leur pose une question qui mérite une réponse, et qui reste ouvert une fois les lumières éteintes.

Papier, cabine vidéo ou numérique : choisir la forme

Il n’y a pas de mauvaise forme, mais chacune décide qui écrit et quand :

• Un livre sur une table : beau comme objet, et l’écriture fait partie du souvenir. Il recueille les premiers arrivés et personne d’autre, et ne peut être lu par personne qui n’était pas là.
• Une cabine vidéo : une caméra, un fond et une question sur une carte. Les messages sont vivants, mais la cabine prend un coin et une personne pour la tenir, et les fichiers finissent sur un disque dur à monter avant que quiconque les voie.
• Un livre d’or numérique sur la page de votre événement : les invités ouvrent la page qu’ils utilisent déjà pour l’itinéraire et les photos, écrivent quelques lignes ou enregistrent un message vocal, et l’envoient. Pas d’application, pas de compte, pas de file. Vous lisez chaque message au même endroit et décidez ce que les autres voient. C’est ce que fait EventAssets, et la suite de ce guide suppose quelque chose de ce genre.

Un livre en papier et un livre numérique ne sont pas rivaux. Gardez le livre pour ceux qui aiment écrire, et orientez tous les autres vers le code.

Demandez quelque chose de précis

« Signez notre livre d’or » donne « Félicitations, Anna ». Une question donne un message. Mettez une question sur la carte à côté du code, et changez-la avec l’événement :

• Un conseil : « Une chose que vous auriez aimé qu’on vous dise » fonctionne aussi bien à un mariage, à une remise de diplôme et à un départ à la retraite.
• Le moment dont on se souvient : « La première fois que vous avez rencontré l’un de nous » ou « Votre souvenir préféré de ce soir » donne à l’invité une histoire à raconter, et ce sont les histoires que vous relirez.
• Un mot : « Décrivez le couple en un mot » prend dix secondes, et cent à la suite font un portrait.
• Une question pour un événement d’entreprise : « Ce que vous essaierez lundi » ou « Une chose à dire aux intervenants » donne aux organisateurs le retour qu’ils n’auraient jamais eu autrement.

Choisissez une question, pas cinq. Un invité qui a le choix entre plusieurs questions ne répond à aucune.

Messages vocaux : ceux que l’on réécoute

Un message écrit, c’est la pensée ; un message vocal, c’est la personne. Dix ans plus tard, la phrase écrite par une amie est une belle phrase, et les quarante secondes qu’elle a dites, avec le rire au milieu et la pause avant la fin, c’est l’amie. Les messages vocaux atteignent aussi les invités qui n’écrivent jamais : la grand-mère qui ne tape pas, le collègue gêné par l’orthographe, l’enfant qui préfère chanter.

Quelques détails les font réussir. Donnez aux invités un endroit assez calme : l’entrée, le jardin, le couloir devant la salle à manger, pas la piste de danse. Dites sur la carte quelle durée suffit : trente secondes suffisent largement, et la plupart des invités se détendent en le lisant. Laissez-les se réécouter et recommencer ; la seconde prise est celle qu’ils envoient volontiers.

Où et quand les invités écrivent

Les invités écrivent quand le livre d’or est devant eux et que le moment s’y prête ; placez donc le code à ces endroits et ouvrez le livre avant et après le jour J. Le jour même, le code qui ouvre l’envoi des photos et la recherche de table ouvre aussi le livre d’or : une carte sur chaque table, le panneau de bienvenue, le bar, une carte à la sortie. Le guide du QR code donne les tailles et les formulations qui se font scanner. À côté du code, écrivez quoi faire, pas ce que c’est : « Scannez pour nous laisser un message » et une question, dans la langue de vos invités.

Faites-le dire à voix haute une fois, après le repas, par l’hôte ou par qui tient le micro : « Le code sur votre table est aussi notre livre d’or ; écrivez-nous quelque chose ou parlez-lui, tout simplement. » Ouvrez le livre d’or avec l’invitation, pour que les invités qui ne peuvent pas venir écrivent quand même, et gardez-le ouvert des semaines après, car les meilleurs messages arrivent avec le mot de remerciement et le lien vers les photos. Le rétroplanning place ces moments dans l’année.

Relire, garder et partager

Tout message n’a pas sa place sur la page que tout le monde voit. Une blague qui ne marche qu’à table, un mot destiné à vous seul, vingt secondes de musique de fond : une relecture rapide les repère. Décidez avant le jour J si les messages apparaissent aussitôt ou vous attendent. À un mariage entre amis, les montrer aussitôt fait grandir le livre sous les yeux des invités au fil de la soirée. À un événement d’entreprise, ou partout où des inconnus se côtoient, relisez d’abord et publiez le lendemain matin.

Autorisez les messages anonymes. Certaines des lignes les plus sincères viennent d’invités qui ne les signeraient pas, et un livre d’or qui exige un nom les perd. Gardez ensuite la collection avec les photos du jour, au même endroit, et partagez-la en retour avec les invités et avec ceux qui n’ont pas pu venir.

Si vous utilisez EventAssets, le livre d’or est une section de la page de votre événement, écrite et enregistrée dans le navigateur, avec un réglage qui retient les nouveaux messages pour votre relecture ou les montre aussitôt, et les messages restent avec l’événement. L’article d’aide montre comment l’activer et relire ce qui arrive ; le guide sur les photos des invités couvre la galerie qui se trouve à côté.

Une liste de contrôle

• Choisissez un livre d’or que les invités portent sur eux : sur la page de l’événement, sans application, sans file.
• Écrivez une question, pas cinq, et changez-la selon le moment de l’événement.
• Proposez les messages vocaux, dites que trente secondes suffisent, et indiquez un coin calme.
• Placez le code sur chaque table, sur le panneau de bienvenue et à la sortie, avec « scannez pour nous laisser un message » à côté.
• Ouvrez le livre d’or avec l’invitation et laissez-le ouvert des semaines après le jour J.
• Décidez avant le jour J si les messages apparaissent aussitôt ou attendent votre relecture.
• Autorisez les messages anonymes, masquez ce qui n’a pas sa place, et gardez le reste avec les photos.