Comment collecter les RSVP en ligne

Ce qu’une réponse doit vous dire

Avant de décider comment collecter les réponses, décidez ce que vous attendez d’elles. La seule réponse dont tout événement a besoin est un oui ou un non par personne, pas par foyer, parce que le traiteur compte des assiettes et le lieu compte des chaises. Tout le reste est facultatif : un choix de menu, un régime alimentaire, une chanson, le besoin d’une chambre ou d’une place dans le bus. Le nombre de convives est le chiffre que vous demanderont tous ceux que vous avez engagés : construisez vos réponses autour de lui et considérez le reste comme un bonus.

Une réponse est aussi une date. Le traiteur a besoin du nombre définitif environ deux semaines avant l’événement, le plan de table une semaine avant cela, et il vous faut quelques jours pour relancer ceux qui n’ont pas répondu. Remontez à partir de ces dates et la date limite se fixe d’elle-même.

Faites la liste des invités avant les invitations

Une invitation s’adresse à un foyer, une réponse vient d’une personne. Si votre liste sait déjà qui va avec qui, les réponses tombent au bon endroit : un couple, une famille avec deux enfants, un ami et son accompagnant forment un groupe avec une invitation et une réponse par membre. Décidez maintenant de la règle des accompagnants et appliquez-la à tous de la même façon ; l’usage veut que les conjoints mariés, fiancés ou vivant ensemble soient invités par leur nom, et que les invités seuls aient un accompagnant si vous pouvez l’offrir à tous. Un accompagnant nommé sur l’invitation vient bien plus souvent que « et accompagnant ».

Écrivez la liste avec les noms tels que les invités les écrivent eux-mêmes. Un formulaire qui ne trouve pas le nom de quelqu’un est la première raison pour laquelle les gens abandonnent et vous envoient un message à la place.

Fixez la date limite

Remontez le temps : le nombre définitif est dû au traiteur deux semaines avant, donc la date limite de réponse tombe trois à quatre semaines avant l’événement. Envoyez les invitations six à huit semaines avant, ce qui laisse un mois aux invités pour répondre et une semaine à vous pour relancer. Pour un événement lointain, ou tout ce qui exige un vol, envoyez-les trois mois avant et fixez la date limite six semaines avant. Écrivez la date limite en toutes lettres sur l’invitation, pas seulement comme une date : « Merci de répondre avant le 3 mai » est plus clair qu’une date dans un coin.

Une date limite un jour de semaine en milieu de mois vaut mieux qu’une fin de mois, que chacun traite comme la dernière minute possible.

Quoi demander, et quoi ne pas demander

Chaque question ajoutée coûte des réponses, alors ne demandez que ce qui change une décision. Les questions qui méritent en général leur place :

• La présence par personne : le oui ou le non, toujours obligatoire.
• Le choix du menu : seulement si le menu est servi à l’assiette et que le traiteur a besoin des quantités à l’avance.
• Les régimes alimentaires : un champ libre, facultatif, car la plupart des invités n’en ont pas.
• Hébergement ou transport : seulement si vous les organisez.
• Les enfants : seulement si l’invitation est ambiguë à ce sujet, ce qu’elle ne devrait pas être.

Tenez-vous-en à cinq questions ou moins. Marquez celles qui doivent être renseignées et laissez le reste facultatif ; une chanson obligatoire est la raison pour laquelle une réponse est abandonnée à mi-chemin. Ne demandez rien que vous sachiez déjà, comme l’adresse de votre propre sœur.

Formulez l’invitation

Une ligne suffit : la date avant laquelle répondre, et où. « Merci de nous répondre avant le 3 mai via le lien ci-dessous », avec le lien ou le QR code en dessous. Si vous acceptez aussi les réponses par message ou par téléphone, dites-le, mais attendez-vous à saisir ces réponses vous-même. Évitez de lister les questions sur le carton ; le formulaire les pose.

Sur une invitation imprimée, le QR code et une courte adresse écrite de la page vont ensemble, parce que certains invités préfèrent taper plutôt que scanner. Le guide du QR code traite des tailles et de l’emplacement.

Des rappels qui marchent

Environ un tiers des invités répond la première semaine, un tiers la dernière semaine, et un tiers a besoin d’un coup de pouce. Planifiez les coups de pouce au lieu de les subir :

• Une semaine avant la date limite : un message amical à tous ceux qui n’ont pas répondu, avec le lien à nouveau. Un message groupé convient à ce stade.
• Le jour de la date limite : un message personnel à chaque foyer restant. « Nous donnons les chiffres définitifs au traiteur vendredi, pouvez-vous nous dire si vous venez ? » fonctionne parce qu’il donne une raison.
• Trois jours après : un appel. Quiconque n’a pas répondu à trois messages répondra à un appel, et certains n’ont jamais vu les messages.

Qui n’a pas répondu après l’appel est compté comme absent, et le plan de table avance sans lui. Dites-le gentiment ; la plupart répondent dans l’heure.

Suivez et relancez

Gardez chaque réponse dans une seule liste avec trois états par personne : présent, décliné, en attente. La liste des « en attente » est celle sur laquelle vous travaillez ; le nombre de présents est celui que vous remettez au traiteur. Notez les réponses reçues par message ou de vive voix le jour même, dans la même liste, pour qu’il n’y ait qu’une seule source de vérité.

Si la liste des invités vit sur la page de votre événement, les invités y répondent en trouvant leur nom, en répondant pour eux et pour leur groupe et en ajoutant les réponses à vos questions, sans application ni compte. Dans EventAssets, chaque réponse atterrit sur la ligne de l’invité, les totaux se mettent à jour au fur et à mesure, la date limite ferme le formulaire d’elle-même et la liste s’exporte en CSV avec chaque réponse. L’article d’aide montre comment régler les questions et la date limite.

Après la date limite

Une fois la date limite passée, les changements passent par vous plutôt que par le formulaire, pour que vous gardiez la main sur le nombre. Attendez-vous à une poignée : un invité qui avait décliné et peut finalement venir, un oui qui ne peut plus, un accompagnant qui apparaît. Acceptez le premier avec plaisir s’il reste une place, et inscrivez chaque changement dans la même liste le jour même. Remettez le nombre définitif au traiteur à la date convenue et précisez votre règle pour les absents, qui veut en général que vous les payiez.

Une liste de contrôle

• Décidez ce que chaque réponse doit contenir : un oui ou un non par personne, et rien dont vous n’avez pas besoin.
• Faites la liste des invités par foyer, avec les conjoints nommés et une règle des accompagnants appliquée à tous.
• Fixez la date limite trois à quatre semaines avant l’événement et envoyez les invitations six à huit semaines avant.
• Posez cinq questions ou moins, et ne rendez obligatoire que la présence.
• Mettez la date limite et le lien de réponse sur l’invitation, en une ligne.
• Prévoyez trois rappels : un message, un message personnel, un appel.
• Tenez une seule liste avec présent, décliné et en attente, et mettez-la à jour le jour où une réponse arrive.
• Après la date limite, prenez les changements vous-même et remettez le nombre définitif à la date convenue.