Sådan samler du gæsternes svar online

Det skal et svar fortælle dig

Før du beslutter, hvordan du vil samle svarene ind, så beslut, hvad du har brug for at vide. Det ene svar, som enhver begivenhed har brug for, er et ja eller nej pr. person, ikke pr. husstand, for cateringfirmaet tæller tallerkener, og stedet tæller stole. Alt andet er valgfrit: et menuvalg, et hensyn til kosten, et sangønske, om nogen har brug for et værelse eller en plads i bussen. Antallet af gæster er det tal, som alle, du har hyret, vil spørge dig om, så byg dine svar op omkring det, og betragt resten som en bonus.

Et svar er også en dato. Cateringfirmaet skal bruge det endelige antal cirka to uger før begivenheden, bordplanen skal bruge det en uge før det, og du skal bruge et par dage til at rykke dem, der ikke har svaret. Regn baglæns fra de datoer, så giver svarfristen sig selv.

Lav gæstelisten før invitationerne

En invitation går til en husstand, et svar kommer fra en person. Hvis din liste allerede ved, hvem der hører sammen, lander svarene det rigtige sted: et par, en familie med to børn og en ven med ledsager er hver en gæstegruppe med én invitation og ét svar pr. person. Beslut nu, hvad der gælder for ledsagere, og brug den samme regel for alle. Den sædvanlige regel er, at gifte, forlovede og samboende partnere inviteres ved navn, og at enlige gæster får en ledsager med, hvis du har råd til det for dem alle. En ledsager, der står med navn på invitationen, kommer langt oftere end »og ledsager«.

Skriv navnene på listen, sådan som gæsterne selv staver dem. En svarformular, der ikke kan finde ens navn, er den mest almindelige grund til, at folk giver op og sender dig en sms i stedet.

Sæt svarfristen

Regn baglæns: det endelige antal skal være hos cateringfirmaet to uger før, så svarfristen ligger tre til fire uger før begivenheden. Send invitationerne seks til otte uger før, så har gæsterne en måned til at svare, og du har en uge til at rykke. Til en begivenhed i udlandet, eller noget andet, der kræver fly, sender du dem tre måneder før og sætter svarfristen til seks uger før. Skriv svarfristen på invitationen i ord, ikke kun som en dato: »Giv os besked senest den 3. maj« er tydeligere end en dato nede i et hjørne.

En svarfrist på en hverdag midt i måneden er bedre end slutningen af en måned, som alle behandler som sidste udkald.

Hvad du skal spørge om, og hvad du skal lade være

Hvert spørgsmål, du tilføjer, koster svar, så spørg kun om det, der ændrer en beslutning. Spørgsmål, der som regel er deres plads værd:

• Deltagelse pr. person: ja eller nej, altid påkrævet.
• Menuvalg: kun hvis maden serveres anrettet, og cateringfirmaet skal kende antallet på forhånd.
• Hensyn til kosten: et fritekstfelt, valgfrit, fordi de fleste gæster ikke har nogen.
• Overnatning eller transport: kun hvis du selv sørger for det.
• Børn: kun hvis invitationen er uklar på det punkt, og det bør den ikke være.

Hold dig til fem spørgsmål eller færre. Marker dem, der skal besvares, og lad resten være valgfrie; et påkrævet sangønske er den sikre vej til et svar, der bliver opgivet halvvejs. Spørg ikke om noget, du allerede ved, som fx din egen søsters adresse.

Formuler invitationen

Én linje er nok: datoen, man skal svare senest, og hvor. »Giv os besked senest den 3. maj via linket herunder«, med linket eller QR-koden lige nedenunder. Tager du også imod svar på sms eller telefon, så skriv det, men regn med selv at skulle taste de svar ind. Undgå at skrive spørgsmålene på kortet; formularen stiller dem.

På en trykt invitation hører QR-koden og en kort, skrevet adresse til siden sammen, for nogle gæster vil hellere taste end scanne. Guiden om QR-koder handler om størrelser og placering.

Påmindelser, der virker

Omkring en tredjedel af gæsterne svarer i den første uge, en tredjedel i den sidste uge, og en tredjedel har brug for et lille skub. Planlæg skubbene i stedet for at ærgre dig over dem:

• En uge før svarfristen: en venlig besked til alle, der ikke har svaret, igen med linket. En fællesbesked er fin på det tidspunkt.
• På dagen for svarfristen: en personlig besked til hver husstand, der mangler. »Vi giver cateringfirmaet det endelige antal på fredag, kan du give os besked?« virker, fordi den giver en grund.
• Tre dage efter: et opkald. Den, der ikke har svaret på tre beskeder, svarer på et opkald, og nogle af dem har slet ikke set beskederne.

Den, der stadig ikke har svaret efter opkaldet, regnes som et afbud, og bordplanen går videre uden dem. Sig det til dem, venligt; de fleste svarer inden for en time.

Hold styr på svarene, og ryk dem, der mangler

Saml alle svar i én liste, hvor hver person står som deltager, deltager ikke eller afventer svar. Listen over dem, der afventer svar, er den, du arbejder ud fra; antallet af deltagere er det, du giver cateringfirmaet. Skriv svar, der kommer på sms eller ansigt til ansigt, ind samme dag og i den samme liste, så der kun er ét sted, hvor det rigtige tal står.

Hvis gæstelisten ligger på din begivenhedsside, svarer gæsterne dér: de finder deres navn, svarer for sig selv og deres gæstegruppe og tilføjer svarene på dine spørgsmål, uden app og uden konto. I EventAssets lander hvert svar på gæstens række, tallene opdateres, efterhånden som svarene kommer ind, svarfristen lukker formularen af sig selv, og listen kan eksporteres som CSV-fil med alle svar. Hjælpeartiklen viser, hvordan du sætter spørgsmålene og svarfristen op.

Efter svarfristen

Når svarfristen er overskredet, går ændringer gennem dig i stedet for gennem formularen, så du bevarer kontrollen over antallet. Regn med en håndfuld: en gæst, der meldte afbud, men alligevel kan komme, et ja, der alligevel ikke kan, en ledsager, der pludselig dukker op. Sig gerne ja til den første, hvis der er en plads, og skriv hver ændring ind i den samme liste samme dag. Giv cateringfirmaet det endelige antal på den aftalte dato, og fortæl dem, hvad der gælder for gæster, der udebliver; som regel betaler du for dem.

En tjekliste

• Beslut, hvad hvert svar skal indeholde: et ja eller nej pr. person og intet, du ikke har brug for.
• Lav gæstelisten pr. husstand, med partnere ved navn og én regel for ledsagere, der gælder for alle.
• Sæt svarfristen tre til fire uger før begivenheden, og send invitationerne seks til otte uger før.
• Stil fem spørgsmål eller færre, og gør kun deltagelsen påkrævet.
• Skriv svarfristen og linket til svarformularen på invitationen i én linje.
• Planlæg tre påmindelser: en besked, en personlig besked og et opkald.
• Hav én liste med deltager, deltager ikke og afventer svar, og opdater den samme dag, som et svar kommer.
• Efter svarfristen tager du selv imod ændringer og giver det endelige antal videre på den aftalte dato.