Sådan indsamler du billeder og videoer fra dine gæster

Derfor er gæsternes billeder værd at samle

En fotograf ser vielsen, talerne og den første dans. Dine gæster ser alt det andet: bilturen derhen, hjørnet ved baren, hvor de rigtige samtaler fandt sted, børnene under bordet og ansigterne på de mennesker, som fotografen ikke kendte og derfor ikke ledte efter. Tilsammen tager firs gæster flere billeder på én aften, end nogen enkelt person kunne, og de fleste af de billeder bliver liggende på telefonerne, indtil telefonen bliver skiftet ud. At samle dem handler ikke om mængde. Det handler om de tyve billeder, du ikke vidste fandtes.

Problemet har aldrig været viljen. Gæsterne vil gerne dele. Problemet er, at enhver måde at dele på hidtil har krævet noget af dem: en app, der skal installeres, en konto, der skal oprettes, en gruppe, de skal meldes ind i, en filstørrelse, de skal acceptere. Fjern de trin, så kommer billederne.

Vælg, hvordan gæsterne afleverer dem

Der er fire almindelige måder, og hver har en pris, du bør kende, før du vælger:

• En gruppechat: alle har den allerede, men billederne bliver komprimeret, videoerne bliver klippet ned, og en måned senere er de begravet under tusind beskeder. Fint til en middag, dårligt til et bryllup.
• En delt mappe i skyen: originalerne bliver bevaret, men gæsterne skal have en konto hos den samme udbyder, linket er nemt at sende videre til den forkerte, og ingen gennemgår det, der lander i mappen.
• Engangskameraer: charmerende, og du får syvogtyve billeder pr. bord af ukendt kvalitet, flere uger senere og mod betaling for fremkaldelsen.
• En begivenhedsside med en QR-kode: gæsterne scanner en kode, vælger billederne på deres telefon og sender dem i original kvalitet uden app og uden konto; værten gennemgår dem og deler galleriet tilbage. Det er det, EventAssets gør, og resten af guiden går ud fra noget i den stil.

Uanset hvad du vælger, så vælg én måde. To måder at dele på betyder to steder at lede og halvdelen af billederne hvert sted.

Gør det nemt på dagen

Gæster uploader, når muligheden er lige foran dem, og når det tager under et minut, så sæt koden der, hvor de allerede er, og fortæl dem i én sætning, hvad den er til. Print QR-koden på et kort på hvert bord, på velkomstskiltet og ved baren; guiden om QR-koder har de størrelser, der kan scannes sikkert. Skriv ved siden af koden, hvad man skal gøre, ikke hvad det er: »Scan, og del dine billeder med os« virker, »QR-kode« gør ikke.

Få nogen til at sige det højt én gang. En linje fra værten eller toastmasteren efter maden, »Koden på bordet er til dine billeder, så send os endelig det hele«, fordobler antallet af uploads. Giv derefter gæsterne noget at fotografere: en kort liste med opgaver på bagsiden af kortet, som »det bedst klædte bord«, »et billede med en, du lige har mødt« eller »dansegulvet ved midnat«, gør passive gæster til endnu et fotohold.

Fastlæg uploadperioden

Åbn for uploads før begivenheden, så de tidlige billeder af forberedelserne og turen derhen har et sted at lande, og hold åbent i flere uger efter, for mange gæster sorterer deres billeder i toget hjem eller den følgende weekend. Én påmindelse et par dage senere, med linket, henter den anden halvdel af billederne ind. En fast slutdato er stadig nyttig: den giver dig et tidspunkt til at lukke galleriet, downloade det hele og gå videre.

Albummer og orden

Et galleri med seks hundrede usorterede filer er der, hvor billeder havner for at blive glemt. Opret et par albummer før dagen, opkaldt efter øjeblikke i stedet for personer: vielsen, middagen, festen, dagen derpå. Gæsterne vælger album, når de uploader, eller du flytter billederne senere; uanset hvad finder den, der leder efter talerne, dem. Hold antallet af albummer nede. Fire er nemme at vælge imellem, tolv er en pligt.

Gennemgå, før du deler

Ikke alle billeder hører hjemme i det galleri, alle ser. Slørede billeder, dubletter, et skærmbillede sendt ved en fejl, det ene billede, en gæst helst ikke vil have offentliggjort: en hurtig gennemgang fanger dem. Indstil galleriet, så nye uploads venter på din godkendelse, gå køen igennem én gang om dagen den første uge, og godkend mange ad gangen; det tager få minutter. Hvis dine gæster er folk, du stoler fuldt og helt på, og begivenheden er lille, sparer automatisk godkendelse dig selv det.

Download og gem

Originalerne bør ende to steder, der er dine: din computer og en sikkerhedskopi. Download hele galleriet som ét arkiv, når uploadene er stoppet, behold albummernes mappenavne, og kopier det til et andet drev eller en anden skykonto. Del derefter galleriet med dem, der ikke kunne komme, for det er ofte dér, billederne betyder mest.

Privatliv og høflighed

Gæsternes billeder viser andre gæster, så et par regler sørger for, at alle har det godt med det. Del galleriet via en side, som kun folk med linket kan åbne, ikke et offentligt feed. Spørg, før du lægger et billede af en anden ud på sociale medier, og respekter et »tag det venligst ned« uden diskussion. Pas på med børn: nogle forældre vil slet ikke have deres børns ansigter på nettet, og den nemmeste måde at respektere det på er at holde galleriet privat og skrive det på invitationen. Ved et firmaarrangement skriver du på tilmeldingssiden, at der bliver taget billeder, som deles internt, og giver folk mulighed for at sige fra.

Hvis du bruger EventAssets, er galleriet privat fra start, uploads venter på din godkendelse, hvis du ønsker det, og et billede slettes med ét tryk, når nogen beder om det. Hjælpeartiklen viser, hvordan du gennemgår og organiserer det, der kommer ind.

En tjekliste

• Vælg én måde at samle billeder på, og vælg en, der bevarer originalerne og ikke kræver en app.
• Opret tre eller fire albummer efter øjeblikke før dagen.
• Print koden på hvert bord og på velkomstskiltet med én sætning, der siger, hvad man skal gøre.
• Få værten til at nævne det én gang, og giv gæsterne et par opgaver.
• Åbn for uploads før begivenheden, hold åbent i flere uger, og send én påmindelse.
• Gennemgå nye uploads dagligt den første uge, og godkend mange ad gangen.
• Download hele galleriet som et arkiv, og gem en sikkerhedskopi.
• Hold galleriet privat, spørg, før du deler billeder af andre, og skriv det på invitationen.