Tidsplan for planlægningen af din begivenhed: fra tolv måneder før til selve dagen

Sådan bruger du tidsplanen

Alle begivenheder har tre faste punkter: datoen, stedet og antallet af gæster. Når de ligger fast, følger næsten alt andet i en forudsigelig rækkefølge, fordi de leverandører, der bliver booket længst ud i fremtiden, skal sikres først, og gæsterne skal have varsel nok til at svare. Tidsplanen her er skrevet til et bryllup med et år til planlægningen, som er det mest krævende tilfælde. En mindre begivenhed presser den sammen: en fest kan klares på otte uger, en firmamiddag på tre måneder, og begge springer hele dele over. Rækkefølgen er den samme.

Læs den én gang fra toppen, og arbejd derefter ud fra den del, der passer til, hvor langt du er fra dagen. Starter du sent, så klar de tre første dele i løbet af de første to uger, og indhent resten derfra.

Tolv til ni måneder før

• Beslut budgettet, hvem der bidrager til det, og hvad det samlede beløb kan være, før du ser på et eneste sted. Guiden om budgettet viser hvordan.
• Bliv enige om et omtrentligt antal gæster. Det afgør stedets størrelse og de fleste udgifter.
• Vælg datoen, eller to-tre mulige datoer, og tjek dem med de personer, der skal være der.
• Besøg og book stedet. Spørg, hvad der er inkluderet, hvad der koster ekstra, og hvornår hver betaling forfalder.
• Book de leverandører, der bliver booket op først: fotografen, bandet eller dj’en, cateringfirmaet, hvis stedet ikke har et, og den, der skal forestå vielsen.
• Start en gæsteliste med navne og husstande, så tallet bliver virkeligt.

Otte til seks måneder før

• Send save the date-beskeder, især hvis gæsterne skal rejse. En kort besked med datoen, byen og et link er nok.
• Vælg tøj, og start på ændringerne; bestil alt med lang leveringstid.
• Reserver værelser til gæsterne og eventuel transport til gæster og leverandører.
• Opret begivenhedssiden med datoen, stedet og et kort, og sæt linket på alt, der sendes ud fra nu af. Hjælpeartiklen viser, hvordan du sætter den op på et minut.
• Fastlæg vielsen og dagens vigtigste øjeblikke, så leverandørerne kan planlægge efter dem.

Fem til tre måneder før

• Design og bestil invitationerne med svarmåden trykt på dem. Tilføj QR-koden eller et kort link til begivenhedssiden; guiden om QR-koder har størrelserne og placeringerne.
• Smag på menuen og kagen, og bekræft dem.
• Bestil blomster og pynt, og aftal et tidspunkt for levering og opstilling med stedet.
• Lej det, stedet ikke selv har: stole, duge, lys, et dansegulv eller et telt.
• Skriv ceremonien, og spørg dem, der skal holde tale.

To måneder før

• Send invitationerne seks til otte uger før dagen med en svarfrist tre til fire uger før. Guiden om at samle svar handler om, hvilke spørgsmål du skal stille, og hvordan du holder styr på svarene.
• Bekræft tidsplanen skriftligt med hver leverandør: ankomst, opstilling, start, slut og nedtagning.
• Planlæg musikken: de øjeblikke, der skal have en bestemt sang, og dem, der ikke skal have nogen.
• Bestil skilte, bordkort og velkomsttavle, og lad der være plads til de endelige bordnumre.
• Book frisør, makeup og eventuelle prøver.

Fire til tre uger før

• Ryk for svar: en påmindelse en uge før svarfristen til alle, der ikke har svaret, derefter en personlig besked og så et opkald.
• Giv stedet og cateringfirmaet det endelige antal og noterne om kosthensyn.
• Lav bordplanen ud fra listen over bekræftede gæster; guiden om bordplanen tager dig igennem den.
• Skriv dagens tidsplan med tidspunkter, steder og hvem der har ansvaret for hvert øjeblik, og del den med leverandørerne og hjælperne.
• Betal de restbeløb, der forfalder, og noter, hvem der vil have kontanter på dagen.

Den sidste uge

• Bekræft alle leverandører én gang til, med tidsplanen vedhæftet.
• Print bordplanen, bordkortene og skiltene så sent som muligt.
• Pak et nødsæt: sytøj, plaster, smertestillende, pletfjerner, telefonoplader, kontanter og en kopi af hver kontrakt.
• Uddeleger: én person har tidsplanen og leverandørernes numre på dagen, og det er ikke dig.
• Åbn for uploads af billeder og for gæstebogen på din begivenhedsside, og test QR-koden med et par forskellige telefoner.

Dagen før, selve dagen og bagefter

• Dagen før: aflever pynten og tryksagerne på stedet, øv ceremonien, og gå tidligt i seng.
• Selve dagen: spis morgenmad, giv din telefon til den person, der har tidsplanen, og lad programmet køre. Noget småt vil gå galt, og ingen andre vil lægge mærke til det.
• Ugen efter: send takkebeskeder med linket til galleriet, og saml de billeder og videoer, dine gæster tog, mens de stadig har dem. Guiden om gæsternes billeder forklarer den nemmeste måde; guiden om gæstebogen handler om de beskeder, de stadig gerne vil skrive.
• Måneden efter: luk budgettet med de endelige fakturaer, aflever det lejede, og skriv ned, hvad du ville gøre anderledes, mens du stadig kan huske det.

Fester og firmaarrangementer

En fest med op til tres gæster kan klares på otte uger: sted og dato i uge ét, invitationer med svarfrist i uge to, mad, drikke og musik senest i uge fire, svarene indhentet og det endelige antal givet videre i uge seks, pynt og playliste i uge syv og indkøbene i de sidste dage. Spring bordplanen over, medmindre middagen er med faste pladser, og sæt linket til upload af billeder på invitationen, så billederne kommer til dig.

Et firmaarrangement følger samme rækkefølge med andre navne: en tilmeldingsside i stedet for invitationer, en drejebog i stedet for en ceremoni og et teknisk tjek med stedet en uge før. Tilføj tre milepæle: hvornår tilmeldingen lukker, hvornår det endelige antal til forplejningen skal afleveres, og en evaluering ugen efter med tallene, tilbagemeldingerne og billederne.