Lav en bordplan: sådan placerer du dine gæster

Gæstelisten kommer først

En bordplan er en gæsteliste, der er sat op i rummet, så den kan ikke blive bedre end den liste, den bygger på. Før du tegner et eneste bord, så sørg for, at tre ting er på plads. Alle gæster står på listen med navn, også børn og partnere. Gæster, der hører sammen, er samlet i en gæstegruppe: et par, en familie, en gæst med ledsager. Og du ved, hvem der faktisk har sagt ja, hvilket vil sige, at svarene er kommet ind; en bordplan, der er lavet ud fra invitationslisten i stedet for listen over bekræftede gæster, bliver tegnet om mindst én gang.

Arbejd kun ud fra listen over bekræftede gæster. Hvis svarene stadig drypper ind, forklarer guiden om at samle svar, hvordan du sætter en svarfrist og rykker de sidste. At placere dem, der har meldt afbud, er spildt arbejde; at placere dem, der ikke har besluttet sig, er et gæt.

Kend dit lokale

Bed stedet om en plantegning med mål, eller skridt lokalet af selv. Marker de faste punkter først: indgangen, dansegulvet, bandet eller dj’en, buffeten eller baren, udgangene, toiletterne og enhver søjle, der spærrer for udsynet. Spørg derefter, hvilke borde stedet har, og hvor mange stole der er plads til ved hvert. Typiske størrelser:

• Runde borde: 150 cm i diameter giver god plads til otte, 180 cm til ti. Runde borde holder samtalen i gang, fordi alle kan se alle.
• Rektangulære borde: seks til otte langs siderne og én for hver ende. Flere sat sammen giver lange taffelborde, der ser gavmilde ud og lader store grupper sidde samlet.
• Hovedbord eller brudebord: et langt bord med front mod salen til parret og deres nærmeste, eller et lille bord til brudeparret alene, så forlovere og brudepiger frit kan sidde med deres egne partnere.
• Et børnebord: med en voksen eller to i nærheden og med noget at lave på bordet.

Lad der være plads mellem bordene, så stolene kan trækkes ud, og personalet kan komme forbi med tallerkener: cirka 1,5 meter mellem bordkanterne er det mindste, der fungerer. Tæl pladserne i lokalet, og sammenlign med de bekræftede gæster, før du placerer nogen; er der færre pladser, har du brug for et bord mere eller en anden opstilling, ikke en tættere bordplan.

Først grupper, så placering

Placer ikke gæsterne én ad gangen. Sorter dem først i grupper af folk, der allerede kender hinanden eller tydeligvis burde: de to familier, skolevennerne, kollegerne, naboerne, fætre og kusiner. Næsten alle grupper fylder et bord eller et halvt bord. Placer derefter grupperne: den nærmeste familie tættest på parret eller værten, ældre gæster væk fra højttalerne og tæt på en udgang, de mest højrøstede venner ved dansegulvet og forældre med små børn der, hvor de hurtigt kan komme ud uden at krydse salen.

Inden for en gruppe bør hver gæst kende mindst én anden ved bordet, helst to. En gæst, der ikke kender nogen, er den, der går tidligt. Bland kun, når begge sider får noget ud af det: to grupper på samme alder med en fælles interesse kan give et livligt bord; to grupper uden noget til fælles giver et stille bord.

Takt og tone og de svære tilfælde

Næsten alle bordplaner rummer to eller tre beslutninger, der tager længere tid end hele resten tilsammen. Nogle regler, der holder:

• Fraskilte forældre: giv dem hver sit bord med deres partner og deres side af familien, begge lige tæt på parret. Aldrig ved samme bord, medmindre de selv beder om det.
• Ekser og uvenskaber: forskellige borde, forskellige synslinjer, og ingen behøver at få at vide hvorfor.
• Ledsagere, du aldrig har mødt: sæt dem sammen med deres partners gruppe, aldrig alene blandt fremmede.
• Enlige gæster: ikke ved et »singlebord«, men sammen med folk på samme alder eller i samme livsfase.
• Hensyn til kosten: det ændrer ikke bordplanen, men skriv det på listen, så cateringfirmaet kan finde gæsten efter bord.
• Firmaarrangementer: bland afdelingerne med vilje, og sæt dem, der har brug for at møde hinanden, sammen. Reserver et par pladser til dem, der kommer sent, i stedet for at lade et bord stå halvtomt.
• Fester: fri placering fungerer op til omkring fyrre gæster; over det tildeler du borde, men ikke pladser, og reserverer ét bord til værtens familie.

Faste borde eller faste pladser

Ved de fleste begivenheder er det nok at give hver gæst et bord: gæsterne finder deres bord og vælger selv en stol, hvilket føles afslappet og klarer en sen ændring uden besvær. Det kan betale sig at tildele den præcise plads ved en formel middag med bordkort, ved en anrettet menu, hvor cateringfirmaet serverer efter plads, eller ved et hovedbord, hvor rækkefølgen betyder noget. Hvis du tildeler pladser, så veksl, hvor du kan: par over for hinanden i stedet for ved siden af hinanden holder samtalen i gang, og ingen ender for enden af en række uden nogen at tale med.

Fortæl gæsterne, hvor de sidder

En bordplan, som ingen kan læse, giver kø ved døren. Klassiske løsninger er en stor tavle med alle navne i alfabetisk rækkefølge og bordet ud for hvert navn, eller små kort med navn og bordnummer, lagt frem ved indgangen. Alfabetisk rækkefølge er ufravigelig: en tavle, der er sorteret efter bord, får hver gæst til at læse alle borde igennem.

Et opslag på navn på begivenhedssiden sparer helt køen: en gæst skriver sit navn på sin telefon og ser sit bord, og hvem der sidder ved det. Hvis du har din gæsteliste i EventAssets, bygger bordplanen på den samme liste, hvert bord viser, hvem der sidder ved det, og bordplanen på begivenhedssiden lader hver gæst finde sit bord ud fra sit navn. Hjælpeartiklen gennemgår trinnene.

Ændringer i sidste øjeblik

Nogen melder afbud i den sidste uge, og nogen spørger, om de må tage en gæst med. Planlæg efter det: hold en eller to ledige pladser ved to forskellige borde, ikke alle ved ét, så en sen ledsager kan sidde med den rigtige gruppe. Når en gæst melder afbud, efter at du har placeret dem, så beslut, om deres gæstegruppe skal flyttes, eller om bordet bare får en ledig stol; en ledig stol er fin, et tomt halvt bord er ikke.

Print bordplanen og bordkortene så sent som muligt, typisk to eller tre dage før, og lad én person stå for den endelige version, så cateringfirmaet, stedet og tavlen viser det samme.

En tjekliste

• Start fra listen over bekræftede gæster, samlet i gæstegrupper, efter svarfristen.
• Skaf plantegningen og bordstørrelserne, og tæl pladser mod gæster, før du placerer nogen.
• Sorter først gæsterne i grupper, og placer så grupperne i lokalet.
• Sørg for, at hver gæst kender mindst én ved sit bord.
• Afgør de svære tilfælde tidligt, og spørg den, det angår, hvor det hjælper.
• Vælg kun borde eller også pladser, alt efter hvor formel middagen er.
• Vis bordplanen i alfabetisk rækkefølge, eller lad gæsterne slå deres navn op.
• Hold ledige pladser ved to borde, og print den endelige version så sent som muligt.