Fotos und Videos Ihrer Gäste sammeln: So geht es

Warum sich die Fotos der Gäste lohnen

Ein Fotograf sieht die Zeremonie, die Reden und den ersten Tanz. Ihre Gäste sehen alles andere: das Auto auf dem Weg, die Ecke der Bar, in der die echten Gespräche stattfanden, die Kinder unter dem Tisch, die Gesichter der Menschen, nach denen der Fotograf nicht wusste zu suchen. Zusammen machen achtzig Gäste an einem Abend mehr Bilder, als eine einzelne Person je könnte, und die meisten davon bleiben auf ihren Handys, bis das Handy ersetzt wird. Beim Sammeln geht es nicht um Menge. Es geht um die zwanzig Bilder, von denen Sie nicht wussten, dass es sie gibt.

Am Willen hat es nie gelegen. Gäste wollen teilen. Die Schwierigkeit ist, dass jeder Weg des Teilens bisher etwas von ihnen verlangte: eine App zu installieren, ein Konto anzulegen, einer Gruppe beizutreten, eine Dateigröße zu akzeptieren. Nehmen Sie diese Schritte weg, und die Bilder kommen.

Wählen Sie, wie Gäste sie abgeben

Es gibt vier gängige Wege, und jeder hat einen Preis, den Sie kennen sollten, bevor Sie wählen:

• Ein Gruppenchat: Jeder hat ihn schon, aber Fotos werden komprimiert, Videos gekürzt, und einen Monat später liegen sie unter tausend Nachrichten begraben. Gut für ein Abendessen, schlecht für eine Hochzeit.
• Ein geteilter Cloud-Ordner: Die Originale bleiben erhalten, aber Gäste brauchen ein Konto beim selben Anbieter, der Link ist leicht an die falsche Person weitergeleitet, und niemand sichtet, was darin landet.
• Einwegkameras: charmant, und Sie bekommen siebenundzwanzig Bilder pro Tisch in unbekannter Qualität, Wochen später, gegen Entwicklungskosten.
• Eine Eventseite mit QR-Code: Gäste scannen einen Code, wählen die Fotos auf ihrem Handy aus und senden sie in Originalqualität, ohne App und ohne Konto; der Gastgeber sichtet sie und teilt die Galerie zurück. Das macht EventAssets, und der Rest dieses Ratgebers geht von so etwas aus.

Was immer Sie wählen, wählen Sie eines. Zwei Wege des Teilens bedeuten zwei Orte zum Suchen und die Hälfte der Fotos an jedem.

Machen Sie es am Tag selbst mühelos

Gäste laden hoch, wenn der Schritt vor ihnen liegt und weniger als eine Minute dauert, also platzieren Sie den Code dort, wo sie ohnehin sind, und sagen Sie in einem Satz, wofür er ist. Drucken Sie den QR-Code auf eine Karte an jedem Tisch, auf das Willkommensschild und an die Bar; der QR-Code-Ratgeber nennt die Größen, die zuverlässig gescannt werden. Schreiben Sie neben den Code, was zu tun ist, nicht, was er ist: „Scannen und Ihre Fotos mit uns teilen“ funktioniert, „QR-Code“ nicht.

Lassen Sie es jemanden einmal laut sagen. Ein Satz des Gastgebers oder des Zeremonienmeisters nach dem Essen, „der Code auf Ihrem Tisch ist für Ihre Fotos, bitte schicken Sie uns alles“, verdoppelt die Zahl der Uploads. Geben Sie den Gästen dann etwas zu fotografieren: Eine kurze Liste mit Anregungen auf der Rückseite der Karte, etwa „der am besten gekleidete Tisch“, „ein Foto mit jemandem, den Sie gerade kennengelernt haben“, „die Tanzfläche um Mitternacht“, macht aus passiven Gästen ein zweites Fototeam.

Legen Sie den Zeitraum fest

Öffnen Sie die Uploads vor dem Event, damit frühe Fotos, das Fertigmachen, die Anreise, einen Ort haben, und lassen Sie sie wochenlang danach offen, denn viele Gäste sortieren ihre Fotos im Zug nach Hause oder am folgenden Wochenende. Eine Erinnerung ein paar Tage später, mit dem Link, bringt die zweite Hälfte der Bilder. Ein festes Enddatum ist trotzdem nützlich: Es gibt Ihnen einen Moment, um die Galerie zu schließen, alles herunterzuladen und weiterzugehen.

Alben und Ordnung

Eine Galerie mit sechshundert unsortierten Dateien ist der Ort, an dem Fotos vergessen werden. Legen Sie vor dem Tag ein paar Alben an, benannt nach Momenten statt nach Personen: die Zeremonie, das Essen, die Party, der Tag danach. Gäste wählen das Album beim Hochladen, oder Sie verschieben die Fotos später; so oder so findet, wer die Reden sucht, sie auch. Halten Sie die Alben wenige. Vier sind leicht zu wählen, zwölf sind eine Last.

Sichten, bevor Sie teilen

Nicht jedes Foto gehört in die Galerie, die alle sehen. Verwackelte Bilder, Duplikate, ein versehentlich gesendeter Screenshot, das eine Bild, das ein Gast lieber nicht veröffentlicht sähe: Eine kurze Durchsicht fängt sie ab. Stellen Sie die Galerie so ein, dass neue Uploads auf Ihre Freigabe warten, gehen Sie die Warteschlange in der ersten Woche einmal täglich durch und geben Sie gesammelt frei; das dauert Minuten. Wenn Ihre Gäste Menschen sind, denen Sie vollkommen vertrauen, und das Event klein ist, erspart die automatische Freigabe auch das.

Herunterladen und aufbewahren

Die Originale sollten an zwei Orten landen, die Ihnen gehören: Ihrem Computer und einer Sicherung. Laden Sie die ganze Galerie als ein Archiv herunter, sobald die Uploads nachgelassen haben, behalten Sie die Ordnernamen der Alben, und kopieren Sie alles auf ein zweites Laufwerk oder in ein zweites Cloud-Konto. Teilen Sie die Galerie dann mit den Menschen, die nicht kommen konnten; das ist oft der Moment, in dem die Fotos am meisten bedeuten.

Datenschutz und Rücksicht

Die Fotos der Gäste zeigen andere Gäste, deshalb sorgen ein paar Regeln dafür, dass sich alle wohlfühlen. Teilen Sie die Galerie über eine Seite, die nur Menschen mit dem Link öffnen können, nicht über einen öffentlichen Feed. Fragen Sie, bevor Sie ein Foto von jemand anderem in sozialen Medien posten, und respektieren Sie ein „Bitte nehmen Sie das herunter“ ohne Diskussion. Seien Sie vorsichtig bei Kindern: Manche Eltern möchten die Gesichter ihrer Kinder überhaupt nicht online sehen, und der einfachste Weg, das zu respektieren, ist, die Galerie privat zu halten und das auf der Einladung zu sagen. Bei einem Firmenevent weisen Sie auf der Anmeldeseite darauf hin, dass Fotos gemacht und intern geteilt werden, und geben Sie den Menschen die Möglichkeit, das abzulehnen.

Wenn Sie EventAssets nutzen, ist die Galerie standardmäßig privat, Uploads warten auf Ihre Freigabe, wenn Sie das möchten, und ein Foto ist mit einem Tipp gelöscht, wenn jemand darum bittet. Die Anleitung zeigt, wie Sie sichten und ordnen, was eintrifft.

Eine Checkliste

• Wählen Sie einen Weg, Fotos zu sammeln, und zwar einen, der Originale bewahrt und keine App braucht.
• Legen Sie vor dem Tag drei oder vier Alben nach Momenten an.
• Drucken Sie den Code auf jeden Tisch und auf das Willkommensschild, mit einem Satz, der sagt, was zu tun ist.
• Lassen Sie den Gastgeber es einmal erwähnen, und geben Sie den Gästen ein paar Anregungen.
• Öffnen Sie die Uploads vor dem Event, lassen Sie sie wochenlang offen, und schicken Sie eine Erinnerung.
• Sichten Sie neue Uploads in der ersten Woche täglich und geben Sie gesammelt frei.
• Laden Sie die ganze Galerie als Archiv herunter und bewahren Sie eine Sicherung auf.
• Halten Sie die Galerie privat, fragen Sie, bevor Sie andere posten, und sagen Sie das auf der Einladung.