Zeitplan für die Eventplanung: von zwölf Monaten vorher bis zum Tag selbst

So nutzen Sie diesen Zeitplan

Jedes Event hat drei feste Punkte: den Termin, die Location und die Zahl der Gäste. Stehen diese, folgt fast alles andere in einer vorhersehbaren Reihenfolge, denn die Dienstleister, die am weitesten im Voraus ausgebucht sind, müssen zuerst gesichert werden, und die Gäste brauchen genug Vorlauf, um zu antworten. Dieser Zeitplan ist für eine Hochzeit mit einem Jahr Vorlauf geschrieben, dem anspruchsvollsten Fall. Ein kleineres Event verdichtet ihn: Eine Party passt in acht Wochen, ein Firmenessen in drei Monate, und beide überspringen ganze Abschnitte. Die Reihenfolge bleibt dieselbe.

Lesen Sie ihn einmal von oben, und arbeiten Sie dann ab dem Abschnitt, der Ihrem Vorlauf entspricht. Wenn Sie spät dran sind, erledigen Sie die ersten drei Abschnitte in den ersten zwei Wochen und holen von dort aus auf.

Zwölf bis neun Monate vorher

• Legen Sie das Budget fest, wer dazu beiträgt und wie hoch die Summe sein darf, bevor Sie sich eine einzige Location ansehen. Der Budget-Ratgeber zeigt, wie.
• Einigen Sie sich auf die ungefähre Gästezahl. Sie bestimmt die Größe der Location und den Großteil der Kosten.
• Wählen Sie den Termin, oder zwei bis drei Kandidaten, und prüfen Sie sie mit den Menschen ab, die dabei sein müssen.
• Besichtigen und buchen Sie die Location. Fragen Sie, was enthalten ist, was extra kostet und wann welche Zahlung fällig wird.
• Buchen Sie die Dienstleister, die zuerst ausgebucht sind: den Fotografen, die Band oder den DJ, den Caterer, falls die Location keinen hat, und den Trauredner.
• Beginnen Sie eine Gästeliste mit Namen und Haushalten, damit die Zahl greifbar wird.

Acht bis sechs Monate vorher

• Verschicken Sie Save-the-Dates, besonders wenn Gäste anreisen. Eine kurze Nachricht mit Datum, Ort und Link genügt.
• Wählen Sie die Kleidung und beginnen Sie mit den Änderungen; bestellen Sie alles mit langer Lieferzeit.
• Reservieren Sie Zimmerkontingente und den Transport für Gäste und Dienstleister.
• Erstellen Sie die Eventseite mit Datum, Location und Karte, und setzen Sie den Link ab jetzt auf alles, was verschickt wird. Die Anleitung zeigt, wie Sie sie in einer Minute einrichten.
• Legen Sie die Zeremonie und die wichtigsten Momente des Tages fest, damit die Dienstleister darum herum planen können.

Fünf bis drei Monate vorher

• Gestalten und bestellen Sie die Einladungen, mit aufgedrucktem Antwortweg. Setzen Sie den QR-Code oder Kurzlink zur Eventseite darauf; der QR-Code-Ratgeber hat die Größen und Platzierungen.
• Probieren und bestätigen Sie das Menü und die Torte.
• Bestellen Sie Blumen und Dekoration, und vereinbaren Sie mit der Location eine Zeit für Lieferung und Aufbau.
• Mieten Sie, was die Location nicht stellt: Stühle, Tischwäsche, Licht, eine Tanzfläche, ein Zelt.
• Schreiben Sie die Zeremonie und bitten Sie die Menschen, die sprechen werden.

Zwei Monate vorher

• Verschicken Sie die Einladungen sechs bis acht Wochen vor dem Tag, mit einer Antwortfrist drei bis vier Wochen vorher. Der Ratgeber zu Zusagen behandelt die Fragen, die Sie stellen sollten, und wie Sie Antworten nachverfolgen.
• Bestätigen Sie den Ablauf mit jedem Dienstleister schriftlich: Ankunft, Aufbau, Beginn, Ende, Abbau.
• Planen Sie die Musik: die Momente, die ein bestimmtes Lied brauchen, und die, die keines brauchen.
• Bestellen Sie die Schilder, die Tischkarten und die Willkommenstafel, mit Platz für die endgültigen Tischnummern.
• Buchen Sie Haare, Make-up und die Proben.

Vier bis drei Wochen vorher

• Fassen Sie bei den Antworten nach: eine Erinnerung an alle, die noch nicht geantwortet haben, eine Woche vor der Frist, dann eine persönliche Nachricht, dann ein Anruf.
• Geben Sie Location und Caterer die endgültige Zahl und die Ernährungshinweise.
• Erstellen Sie den Sitzplan aus der bestätigten Liste; der Sitzplan-Ratgeber führt Sie hindurch.
• Schreiben Sie den Ablauf des Tages mit Uhrzeiten, Orten und Verantwortlichen für jeden Moment, und teilen Sie ihn mit Dienstleistern und Helfern.
• Begleichen Sie die fälligen Restzahlungen, und notieren Sie, wer am Tag selbst Bargeld möchte.

Die letzte Woche

• Bestätigen Sie jeden Dienstleister ein letztes Mal, mit dem Ablauf im Anhang.
• Drucken Sie Sitzplan, Platzkarten und Schilder so spät wie möglich.
• Packen Sie ein Notfallset: Nähzeug, Pflaster, Schmerzmittel, Fleckenentferner, Ladekabel, Bargeld, eine Kopie jedes Vertrags.
• Übergeben Sie: Eine Person hält am Tag den Ablauf und die Nummern der Dienstleister, und das sind nicht Sie.
• Öffnen Sie den Foto-Upload und das Gästebuch auf Ihrer Eventseite und testen Sie den QR-Code mit ein paar Handys.

Der Tag davor, der Tag und danach

• Der Tag davor: Bringen Sie Dekoration und Drucksachen zur Location, proben Sie die Zeremonie, und gehen Sie früh schlafen.
• Der Tag: Frühstücken Sie, lassen Sie Ihr Handy bei der Person mit dem Ablauf, und lassen Sie den Plan laufen. Etwas Kleines wird schiefgehen, und niemand sonst wird es bemerken.
• Die Woche danach: Verschicken Sie Dankesnachrichten mit dem Link zur Galerie, und sammeln Sie die Fotos und Videos Ihrer Gäste ein, solange sie sie noch haben. Der Ratgeber zu Gästefotos erklärt den einfachsten Weg; der Gästebuch-Ratgeber die Nachrichten, die sie jetzt noch schreiben würden.
• Der Monat danach: Schließen Sie das Budget mit den letzten Rechnungen ab, geben Sie Gemietetes zurück, und schreiben Sie auf, was Sie anders machen würden, solange Sie sich noch erinnern.

Partys und Firmenevents

Eine Party mit bis zu sechzig Gästen passt in acht Wochen: Location und Termin in Woche eins, Einladungen mit Antwortfrist in Woche zwei, Essen, Getränke und Musik bis Woche vier, Antworten nachgefasst und die endgültige Zahl weitergegeben in Woche sechs, Dekoration und eine Playlist in Woche sieben, und die Einkäufe in den letzten Tagen. Lassen Sie den Sitzplan weg, sofern das Essen nicht mit festen Plätzen stattfindet, und setzen Sie den Link zum Foto-Upload auf die Einladung, damit die Bilder zu Ihnen kommen.

Ein Firmenevent folgt derselben Reihenfolge unter anderen Namen: eine Anmeldeseite statt Einladungen, ein Ablaufplan statt einer Zeremonie und ein Technik-Check mit der Location eine Woche vorher. Ergänzen Sie drei Meilensteine: wann die Anmeldung schließt, wann die endgültige Cateringzahl fällig ist, und eine Nachbesprechung in der Woche danach mit den Zahlen, dem Feedback und den Fotos.