Sitzplan erstellen: So platzieren Sie Ihre Gäste

Zuerst kommt die Gästeliste

Ein Sitzplan ist eine im Raum angeordnete Gästeliste, deshalb kann er nicht besser sein als die Liste, von der er ausgeht. Bevor Sie einen einzigen Tisch zeichnen, sollten drei Dinge stimmen. Jeder Gast steht mit Namen auf der Liste, Kinder und Partner eingeschlossen. Gäste, die zusammengehören, sind als Gruppe erfasst: ein Paar, eine Familie, ein Gast mit Begleitung. Und Sie wissen, wer tatsächlich zugesagt hat, die Antworten sind also da; ein Plan, der aus der Einladungsliste statt aus der bestätigten entsteht, wird mindestens einmal neu gezeichnet.

Arbeiten Sie nur mit der bestätigten Liste. Wenn die Antworten noch tröpfeln, erklärt der Ratgeber zum Sammeln von Zusagen, wie Sie eine Frist setzen und die letzten nachfassen. Abgesagte Gäste zu platzieren ist vergebliche Arbeit; Unentschlossene zu platzieren ist Raten.

Kennen Sie Ihren Raum

Bitten Sie die Location um einen Grundriss mit Maßen, oder schreiten Sie den Raum selbst ab. Markieren Sie zuerst die festen Punkte: den Eingang, die Tanzfläche, die Band oder den DJ, das Buffet oder die Bar, die Ausgänge, die Toiletten und jede Säule, die die Sicht verdeckt. Fragen Sie dann, welche Tische die Location hat und wie viele Stühle an jeden passen. Die üblichen Größen:

• Runde Tische: 150 cm Durchmesser bieten acht Personen bequem Platz, 180 cm zehn. Runde Tische halten das Gespräch in Gang, weil jeder jeden sieht.
• Rechteckige Tische: sechs bis acht an den Längsseiten und je einer an den Enden. Mehrere aneinandergestellt ergeben lange Tafeln, die großzügig wirken und große Gruppen zusammen sitzen lassen.
• Brauttisch oder Tisch für zwei: eine lange Tafel mit Blick in den Raum für das Paar und die Engsten, oder ein kleiner Tisch für zwei, der den Trauzeugen erlaubt, bei ihren eigenen Partnern zu sitzen.
• Ein Kindertisch: mit ein oder zwei Erwachsenen in der Nähe und mit etwas zu tun darauf.

Lassen Sie zwischen den Tischen Platz, damit Stühle herausgezogen werden können und das Personal mit Tellern vorbeikommt: etwa 1,5 Meter zwischen den Tischkanten sind das Minimum, das funktioniert. Zählen Sie die Plätze im Raum und vergleichen Sie sie mit den bestätigten Gästen, bevor Sie jemanden zuweisen; sind es zu wenige Plätze, brauchen Sie einen weiteren Tisch oder eine andere Anordnung, keinen engeren Plan.

Erst gruppieren, dann platzieren

Platzieren Sie Gäste nicht einzeln. Sortieren Sie sie zuerst in Gruppen von Menschen, die sich bereits kennen oder sich offensichtlich kennen sollten: die beiden Familien, die Schulfreunde, die Kollegen, die Nachbarn, die Cousins. Die meisten Gruppen sind ein Tisch oder ein halber. Platzieren Sie dann die Gruppen: die engste Familie am nächsten beim Paar oder beim Gastgeber, ältere Gäste weg von den Lautsprechern und nahe an einem Ausgang, die lautesten Freunde an der Tanzfläche, Eltern mit kleinen Kindern dort, wo ein schneller Abgang nicht durch den ganzen Raum führt.

Innerhalb einer Gruppe sollte jeder Gast mindestens eine andere Person am Tisch kennen, besser zwei. Ein Gast, der niemanden kennt, ist der, der früh geht. Mischen Sie nur, wenn beide Seiten etwas davon haben: Zwei Gruppen ähnlichen Alters mit einem gemeinsamen Interesse können ein lebhafter Tisch werden; zwei Gruppen ohne Berührungspunkte werden ein stiller.

Etikette und die heiklen Fälle

Die meisten Sitzpläne haben zwei oder drei Entscheidungen, die länger dauern als alle anderen zusammen. Ein paar Regeln, die sich bewähren:

• Geschiedene Eltern: Geben Sie jedem einen eigenen Tisch mit Partner und eigener Familienseite, beide gleich nah beim Paar. Nie derselbe Tisch, es sei denn, sie wünschen es ausdrücklich.
• Ex-Partner und Streitigkeiten: verschiedene Tische, verschiedene Blickachsen, und niemand muss erfahren, warum.
• Begleitungen, die Sie nie getroffen haben: zur Gruppe des Partners, nie allein unter Fremden.
• Alleinstehende Gäste: nicht an einen „Singletisch“, sondern zu Menschen in ähnlichem Alter oder ähnlicher Lebensphase.
• Ernährungswünsche: ändern den Plan nicht, gehören aber in die Liste, damit der Caterer den Gast über den Tisch findet.
• Firmenevents: Mischen Sie Abteilungen bewusst, und setzen Sie Menschen zusammen, die sich kennenlernen sollen. Halten Sie ein paar Plätze für Nachzügler frei, statt einen Tisch halb leer zu lassen.
• Partys: Freie Platzwahl funktioniert bis etwa vierzig Gäste; darüber weisen Sie Tische zu, aber keine Plätze, und reservieren einen Tisch für die Familie des Gastgebers.

Tische zuweisen oder Plätze

Jedem Gast einen Tisch zuzuweisen reicht für die meisten Events: Die Gäste finden ihren Tisch und wählen einen Stuhl, was entspannt wirkt und eine späte Änderung ohne Aufhebens verkraftet. Den genauen Platz zuzuweisen lohnt sich bei einem formellen Dinner mit Platzkarten, einem servierten Menü, bei dem der Caterer nach Platz ausgibt, oder an einem Brauttisch, an dem die Reihenfolge zählt. Wenn Sie Plätze zuweisen, wechseln Sie ab, wo Sie können: Paare einander gegenüber statt nebeneinander halten das Gespräch in Gang, und niemand sitzt am Ende einer Reihe fest.

Sagen Sie den Gästen, wo sie sitzen

Ein Plan, den niemand lesen kann, erzeugt eine Schlange an der Tür. Die klassischen Lösungen sind eine große Tafel mit allen Namen in alphabetischer Reihenfolge und dem Tisch daneben, oder nach Namen ausgelegte Tischkärtchen. Die alphabetische Reihenfolge ist nicht verhandelbar: Eine nach Tischen sortierte Tafel zwingt jeden Gast, jeden Tisch zu lesen.

Eine Suche nach Namen auf der Eventseite erspart die Schlange ganz: Ein Gast tippt seinen Namen auf dem Handy ein und sieht seinen Tisch und wer mit ihm dort sitzt. Wenn Sie Ihre Gästeliste in EventAssets führen, entsteht der Sitzplan aus derselben Liste, jeder Tisch zeigt, wer daran sitzt, und über den Plan auf der Eventseite findet jeder Gast seinen Tisch per Namen. Die Anleitung führt durch die Schritte.

Späte Änderungen

Jemand wird in der letzten Woche absagen, und jemand wird fragen, ob er eine Begleitung mitbringen darf. Planen Sie das ein: Halten Sie ein oder zwei freie Plätze an zwei verschiedenen Tischen bereit, nicht alle an einem, damit eine späte Begleitung bei der richtigen Gruppe sitzen kann. Wenn ein Gast absagt, nachdem Sie ihn platziert haben, entscheiden Sie, ob seine Gruppe umzieht oder der Tisch einfach einen freien Stuhl hat; ein freier Stuhl ist in Ordnung, ein halb leerer Tisch nicht.

Drucken Sie den Plan und die Platzkarten so spät wie möglich, meist zwei oder drei Tage vorher, und machen Sie eine Person für die endgültige Fassung verantwortlich, damit Caterer, Location und Tafel dasselbe zeigen.

Eine Checkliste

• Gehen Sie von der bestätigten Gästeliste aus, nach Gruppen geordnet, nach Ablauf der Antwortfrist.
• Besorgen Sie den Grundriss und die Tischgrößen, und zählen Sie Plätze gegen Gäste, bevor Sie jemanden platzieren.
• Sortieren Sie die Gäste zuerst in Gruppen, dann platzieren Sie die Gruppen im Raum.
• Stellen Sie sicher, dass jeder Gast mindestens eine Person an seinem Tisch kennt.
• Entscheiden Sie die heiklen Fälle früh, und fragen Sie die Betroffenen, wo es hilft.
• Wählen Sie nur Tische oder auch Plätze, je nachdem, wie formell das Dinner ist.
• Zeigen Sie den Plan alphabetisch, oder lassen Sie die Gäste ihren Namen nachschlagen.
• Halten Sie freie Plätze an zwei Tischen bereit, und drucken Sie die endgültige Fassung so spät wie möglich.