Zusagen online sammeln: So geht es

Was eine Antwort Ihnen sagen muss

Bevor Sie entscheiden, wie Sie Antworten sammeln, entscheiden Sie, was Sie von ihnen brauchen. Die eine Antwort, die jedes Event braucht, ist ein Ja oder Nein pro Person, nicht pro Haushalt, denn der Caterer zählt Teller und die Location zählt Stühle. Alles andere ist optional: eine Menüwahl, ein Ernährungshinweis, ein Musikwunsch, ob jemand ein Zimmer oder einen Platz im Bus braucht. Die Gästezahl ist die Zahl, nach der Sie jeder fragen wird, den Sie engagiert haben, also bauen Sie Ihre Antworten darum herum und betrachten Sie den Rest als Zugabe.

Eine Antwort ist auch ein Datum. Der Caterer braucht die endgültige Zahl etwa zwei Wochen vor dem Event, der Sitzplan eine Woche davor, und Sie brauchen ein paar Tage, um den Menschen nachzugehen, die nicht geantwortet haben. Rechnen Sie von diesen Daten zurück, und die Frist ergibt sich von selbst.

Erstellen Sie die Gästeliste vor den Einladungen

Eine Einladung geht an einen Haushalt, eine Antwort kommt von einer Person. Wenn Ihre Liste schon weiß, wer zusammengehört, landen die Antworten am richtigen Ort: Ein Paar, eine Familie mit zwei Kindern, ein Freund mit Begleitung sind eine Gruppe mit einer Einladung und einer Antwort pro Mitglied. Legen Sie die Regel für Begleitungen jetzt fest und wenden Sie sie bei allen gleich an; die übliche Regel ist, dass verheiratete, verlobte und zusammenlebende Partner namentlich eingeladen werden und alleinstehende Gäste eine Begleitung bekommen, wenn Sie sich das für alle leisten können. Eine Begleitung, die auf der Einladung mit Namen steht, kommt viel eher als „und Begleitung“.

Schreiben Sie die Liste mit den Namen so, wie die Gäste sie selbst schreiben. Ein Antwortformular, das jemandes Namen nicht findet, ist der häufigste Grund, warum Menschen aufgeben und Ihnen stattdessen schreiben.

Setzen Sie die Frist

Rechnen Sie rückwärts: Die endgültige Zahl ist zwei Wochen vorher beim Caterer fällig, also liegt die Antwortfrist drei bis vier Wochen vor dem Event. Verschicken Sie die Einladungen sechs bis acht Wochen vorher, das lässt den Gästen einen Monat zum Antworten und Ihnen eine Woche zum Nachfassen. Bei einem Event mit Anreise, oder allem, was Flüge erfordert, verschicken Sie sie drei Monate vorher und setzen die Frist auf sechs Wochen vorher. Schreiben Sie die Frist in Worten auf die Einladung, nicht nur als Datum: „Bitte antworten Sie bis zum 3. Mai“ ist klarer als ein Datum in der Ecke.

Eine Frist an einem Wochentag in der Monatsmitte schlägt das Monatsende, das jeder als letztmögliche Minute behandelt.

Was Sie fragen sollten, und was nicht

Jede zusätzliche Frage kostet Antworten, also fragen Sie nur, was eine Entscheidung verändert. Die Fragen, die sich meist lohnen:

• Teilnahme pro Person: das Ja oder Nein, immer erforderlich.
• Menüwahl: nur wenn das Menü serviert wird und der Caterer die Zahlen vorab braucht.
• Ernährungswünsche: ein Freitextfeld, optional, denn die meisten Gäste haben keine.
• Unterkunft oder Transport: nur wenn Sie sie organisieren.
• Kinder: nur wenn die Einladung dazu unklar ist, was sie nicht sein sollte.

Beschränken Sie sich auf fünf Fragen oder weniger. Markieren Sie die, die beantwortet werden müssen, und lassen Sie den Rest optional; ein verpflichtender Musikwunsch ist der Grund, warum eine Antwort auf halbem Weg abgebrochen wird. Fragen Sie nichts, was Sie bereits wissen, etwa die Adresse Ihrer eigenen Schwester.

Formulieren Sie die Einladung

Eine Zeile genügt: bis wann geantwortet werden soll, und wo. „Bitte geben Sie uns bis zum 3. Mai über den Link unten Bescheid“ mit dem Link oder QR-Code darunter. Wenn Sie auch Antworten per Nachricht oder Telefon annehmen, sagen Sie es, aber rechnen Sie damit, diese Antworten selbst einzutragen. Vermeiden Sie es, die Fragen auf der Karte aufzuzählen; das Formular stellt sie.

Auf einer gedruckten Einladung gehören der QR-Code und eine kurze geschriebene Adresse der Seite zusammen, denn manche Gäste tippen lieber, als zu scannen. Der QR-Code-Ratgeber behandelt Größen und Platzierung.

Erinnerungen, die wirken

Etwa ein Drittel der Gäste antwortet in der ersten Woche, ein Drittel in der letzten Woche, und ein Drittel braucht einen Anstoß. Planen Sie die Anstöße ein, statt sich darüber zu ärgern:

• Eine Woche vor der Frist: eine freundliche Nachricht an alle, die noch nicht geantwortet haben, mit dem Link. Eine Gruppennachricht ist in diesem Stadium in Ordnung.
• Am Tag der Frist: eine persönliche Nachricht an jeden verbleibenden Haushalt. „Wir geben dem Caterer am Freitag die endgültigen Zahlen, können Sie uns Bescheid geben?“ wirkt, weil es einen Grund nennt.
• Drei Tage danach: ein Anruf. Wer auf drei Nachrichten nicht geantwortet hat, geht ans Telefon, und manche haben die Nachrichten nie gesehen.

Wer nach dem Anruf nicht geantwortet hat, gilt als nicht kommend, und der Sitzplan geht ohne diese Person weiter. Sagen Sie es freundlich; die meisten antworten innerhalb einer Stunde.

Nachverfolgen und nachfassen

Führen Sie jede Antwort in einer Liste mit drei Zuständen pro Person: zugesagt, abgesagt, ausstehend. Die Liste der Ausstehenden ist die, mit der Sie arbeiten; die Zahl der Zusagen ist die, die Sie dem Caterer geben. Tragen Sie Antworten, die per Nachricht oder persönlich eintreffen, noch am selben Tag in dieselbe Liste ein, damit es nur eine Quelle der Wahrheit gibt.

Wenn die Gästeliste auf Ihrer Eventseite liegt, antworten die Gäste dort, indem sie ihren Namen finden, für sich und ihre Gruppe antworten und Ihre Fragen beantworten, ohne App und ohne Konto. In EventAssets landet jede Antwort auf der Zeile des Gastes, die Summen aktualisieren sich, während sie eintreffen, die Frist schließt das Formular von selbst, und die Liste lässt sich mit allen Antworten als CSV exportieren. Die Anleitung zeigt, wie Sie Fragen und Frist einstellen.

Nach der Frist

Ist die Frist verstrichen, laufen Änderungen über Sie statt über das Formular, damit Sie die Zahl im Griff behalten. Rechnen Sie mit einer Handvoll: ein abgesagter Gast, der doch kommen kann, eine Zusage, die nicht kommen kann, eine Begleitung, die auftaucht. Nehmen Sie das Erste gern an, wenn ein Platz frei ist, und tragen Sie jede Änderung noch am selben Tag in dieselbe Liste ein. Geben Sie dem Caterer die endgültige Zahl am vereinbarten Datum und sagen Sie ihm, wie Sie mit Nichterscheinen umgehen, was meist heißt, dass Sie dafür zahlen.

Eine Checkliste

• Legen Sie fest, was jede Antwort enthalten muss: ein Ja oder Nein pro Person, und nichts, was Sie nicht brauchen.
• Erstellen Sie die Gästeliste nach Haushalten, mit namentlich genannten Partnern und einer Regel für Begleitungen, die für alle gilt.
• Setzen Sie die Frist drei bis vier Wochen vor dem Event und verschicken Sie die Einladungen sechs bis acht Wochen vorher.
• Stellen Sie fünf Fragen oder weniger, und machen Sie nur die Teilnahme verpflichtend.
• Setzen Sie Frist und Antwortlink in einer Zeile auf die Einladung.
• Planen Sie drei Erinnerungen: eine Nachricht, eine persönliche Nachricht, einen Anruf.
• Führen Sie eine Liste mit zugesagt, abgesagt und ausstehend, und aktualisieren Sie sie am Tag, an dem eine Antwort eintrifft.
• Nehmen Sie Änderungen nach der Frist selbst entgegen und übergeben Sie die endgültige Zahl am vereinbarten Datum.