Event-Budgetplaner: Budget planen und im Blick behalten

Beginnen Sie mit der Zahl, nicht mit der Liste

Die meisten Budgets scheitern, bevor das erste Angebot eintrifft, weil sie als Wunschliste mit Preisen beginnen. Gehen Sie den umgekehrten Weg: Legen Sie zuerst fest, was Sie insgesamt ausgeben können, und teilen Sie den Betrag dann auf. Die Gesamtsumme ergibt sich aus drei Fragen. Was haben Sie heute zurückgelegt? Was kommt bis zum Event noch dazu? Wer beteiligt sich sonst, und ist das ein fester Betrag oder das Versprechen, „bei den Blumen zu helfen“? Schreiben Sie jeden Beitrag als Zahl auf; ein Versprechen ohne Zahl steht noch nicht im Budget.

Drei Dinge bestimmen die Gesamtsumme stärker als alles andere: wie viele Gäste Sie einladen, welche Art von Location Sie wählen und wann das Event stattfindet. Jeder Gast bringt ein Menü, Getränke, einen Stuhl und einen Anteil an jeder Pro-Kopf-Gebühr mit. Eine Location mit Catering, Mobiliar und Personal kostet mehr im Voraus und deutlich weniger an Extras als ein leerer Saal. Ein Samstag im Juni kostet für denselben Raum mehr als ein Freitag im März. Wenn Summe und Wünsche nicht zusammenpassen, ändern Sie einen dieser drei Punkte, bevor Sie überall ein wenig kürzen.

Die Kostenkategorien und ihre üblichen Anteile

Jedes Event hat dieselben wenigen Kategorien, ob Hochzeit, Firmenessen oder Geburtstag. Die Anteile unten sind typisch für eine Hochzeit mit rund achtzig Gästen in Europa und geben Ihnen einen Ausgangspunkt; Ihre eigenen Zahlen werden abweichen, aber wenn eine Kategorie weit davon entfernt liegt, wissen Sie, wo Sie hinsehen müssen.

• Location und Catering: 40 bis 50 Prozent. Der Raum, das Essen, die Getränke, das Personal und die Servicepauschale, die meist obendrauf kommt.
• Foto und Film: 10 bis 12 Prozent. Die eine Kategorie, die sich nicht wiederholen lässt.
• Musik und Unterhaltung: 5 bis 10 Prozent. Eine Band kostet mehr als ein DJ, ein DJ mehr als eine Playlist mit einer guten Box.
• Blumen und Dekoration: 8 bis 10 Prozent. Saisonale Blumen und wenige, größere Gestecke halten diesen Posten klein.
• Kleidung und Styling: 5 bis 8 Prozent, einschließlich Änderungen und Proben.
• Papeterie und Druck: 2 bis 3 Prozent. Einladungen, Schilder, Tischkarten, Dankeskarten.
• Transport und Unterkunft: 3 bis 5 Prozent, für das Paar, die Familie und die Dienstleister, die anreisen.
• Gebühren und Extras: etwa 5 Prozent. Trauredner, Versicherung, Genehmigungen, Trinkgelder, die Dinge, die niemand aufschreibt.

Bei einer Party nehmen Catering und Location einen noch größeren Anteil ein, und die Fotografie fällt oft weg. Bei einem Firmenevent ersetzen Sie Kleidung durch Referenten, Technik und Anmeldung und rechnen damit, dass die Location jedes Kabel berechnet. Ein hilfreicher Gegencheck sind die Kosten pro Gast: Teilen Sie die Gesamtsumme durch die Zahl der Gäste und fragen Sie sich, ob dieser Betrag für die Art von Tag, die Sie sich vorstellen, realistisch ist. Liegt er weit unter dem, was ein einzelnes Abendessen in Ihrer Gegend kostet, ist die Gästeliste zu lang für die Summe.

Geplant und tatsächlich

Ein Budget besteht nicht aus einer Zahl pro Kategorie, sondern aus zwei: dem, was Sie geplant haben, und dem, was es tatsächlich gekostet hat. In der Lücke dazwischen verstecken sich die Überraschungen, deshalb halten Sie beide von Anfang an fest. Der geplante Betrag ist Ihre Schätzung, bevor Sie mit jemandem gesprochen haben. Der tatsächliche Betrag kommt in drei Schritten: ein Angebot, ein Vertrag und schließlich eine Rechnung, und jeder kann vom vorherigen abweichen. Aktualisieren Sie den tatsächlichen Betrag jedes Mal, wenn Sie etwas Neues erfahren, auch wenn die Rechnung noch Monate entfernt ist.

Die üblichen Gründe, warum der tatsächliche Betrag über dem Angebot liegt, sind vorhersehbar: Servicepauschale und Steuer auf einen Nettopreis, Überstunden für Personal und Musik, Liefer- und Abholgebühren, Korkgeld, der zusätzliche Gang, um den niemand gebeten hat, die Anzahlung, die sich als nicht erstattbar herausstellt. Stellen Sie jedem Dienstleister vor der Unterschrift eine Frage: „Was ist in diesem Preis nicht enthalten?“ Die Antwort ist Ihre Liste der Extras.

Anzahlungen, Raten und Fälligkeiten

Dienstleister werden selten in einem Betrag bezahlt. Eine Location verlangt in der Regel eine Anzahlung bei der Buchung, eine zweite Rate einige Monate vorher und den Rest in den letzten Wochen, manchmal am Tag selbst. Fotografen, Bands und Caterer folgen einem ähnlichen Muster. Tragen Sie jede Rate mit ihrem Fälligkeitsdatum in Ihr Budget ein, nicht nur die Gesamtsumme. So wird das Budget zu einem Zahlungskalender: Sie sehen, welcher Monat teuer wird, und vermeiden den klassischen Schreck, wenn drei Restzahlungen in derselben Woche fällig werden.

Markieren Sie eine Zahlung an dem Tag als bezahlt, an dem Sie sie leisten, mit dem Datum. Wenn ein Dienstleister sagt, eine Zahlung sei nie angekommen, klären Datum und Betrag in Ihren eigenen Unterlagen das in einer Minute. Notieren Sie, wie jeder Dienstleister bezahlt werden möchte; wer am Tag selbst Bargeld will, braucht in der Woche davor einen Gang zur Bank.

Halten Sie einen Puffer bereit

Legen Sie 10 bis 15 Prozent der Gesamtsumme zurück, bevor Sie irgendetwas anderes zuteilen, und behandeln Sie den Betrag als ausgegeben. Der Puffer ist für Dinge, die Sie nicht wissen konnten: ein Zelt, weil die Wetterprognose kippt, ein zweiter Bus, ein Gast in letzter Minute, das Kleid, das noch eine Änderung braucht. Er ist nicht dafür da, im ruhigen Monat vor dem Event die Blumen aufzuwerten. Ist der Puffer zwei Wochen vorher noch da, können Sie dann entscheiden, wohin er geht.

Wo Sie sparen können, ohne dass Gäste es merken

Gäste erinnern sich an das Essen, die Musik und daran, ob sie sich willkommen gefühlt haben. An die Stuhlhussen, die gedruckte Menükarte oder die vierte Sorte Häppchen erinnern sie sich selten. Wenn Sie kürzen müssen, kürzen Sie in dieser Reihenfolge: Dinge, die Gäste nicht sehen, Dinge, die Gäste kurz sehen, Dinge, die Gäste erleben. Eine kürzere Getränkekarte, saisonale Blumen, ein Wochentag oder ein Termin außerhalb der Saison, eine Location, die bereits fertig aussieht, weniger Drucksachen und ein großartiger Fotograf statt zwei durchschnittlicher Dienstleister sparen echtes Geld, ohne den Tag zu verändern.

Die wirksamste Ersparnis bleibt die Gästeliste. Zehn Gäste weniger sind ein Tisch weniger, mit seinen Blumen, seinen Menüs und seinen Getränken, und oft ein kleinerer Raum.

Behalten Sie den Überblick

Ein Budget ist nur nützlich, wenn es aktuell ist. Führen Sie es an einem Ort, den Sie in dem Moment aktualisieren, in dem ein Angebot oder eine Rechnung eintrifft, und sehen Sie es sich einmal pro Woche an, solange die Planung läuft. Die Ansicht, die Sie brauchen, ist einfach: pro Kategorie, was Sie geplant und was Sie bisher zugesagt haben; insgesamt, wie viel der Summe ausgegeben ist; und die Zahlungen, die in den nächsten Wochen fällig werden.

Wenn Sie Ihr Event in EventAssets führen, liegt das Budget am selben Ort wie die Gästeliste und die Eventseite: Budgets pro Kategorie, Posten mit geplantem und tatsächlichem Betrag, Fälligkeitsdaten, die markiert werden, wenn sie näher rücken, eine Markierung als bezahlt mit Datum und ein CSV-Export für Ihre Buchhaltung oder Ihren Partner. Die Anleitung zeigt jeden Schritt.

Eine Checkliste

• Legen Sie die Gesamtsumme fest, bevor Sie einen einzigen Posten notieren, und schreiben Sie auf, wer was beiträgt.
• Teilen Sie die Kategorien zu, legen Sie dann den Puffer zurück und behandeln Sie ihn als ausgegeben.
• Halten Sie für jede Zeile einen geplanten und einen tatsächlichen Betrag fest, und aktualisieren Sie den tatsächlichen mit jedem Angebot und jeder Rechnung.
• Fragen Sie jeden Dienstleister, was im Preis nicht enthalten ist.
• Tragen Sie jede Anzahlung und jede Rate mit Fälligkeitsdatum ein, damit das Budget zugleich ein Zahlungskalender ist.
• Markieren Sie Zahlungen an dem Tag als bezahlt, an dem Sie sie leisten, mit Datum.
• Prüfen Sie einmal pro Woche, und entscheiden Sie zwei Wochen vor dem Event, was mit dem Puffer geschieht.