Cosa fa bene un gruppo WhatsApp
Per molti eventi il gruppo esiste prima ancora che qualcuno pensi alle foto: la chat di famiglia, quella del team, il gruppo che gli amici della coppia hanno aperto per organizzare tutto. Gli ospiti ci sono già, quindi mandare una foto lì non richiede nessun passaggio nuovo. WhatsApp è gratuito, ed entrare in un nuovo gruppo è semplice: un amministratore condivide un link di invito o un codice QR, e gli amministratori possono, se lo desiderano, approvare prima i nuovi membri.
Un gruppo è anche molto più di un luogo per le foto. I membri inviano messaggi vocali e videomessaggi, e un membro può creare nel gruppo un evento a cui gli altri rispondono dicendo se partecipano, se forse partecipano o se portano un ospite. Per una cena tra amici o una piccola rimpatriata, questo può bastare per tutta l’organizzazione.
Foto e video si possono inviare in qualità HD, scelta per ogni contenuto o impostata come predefinita, e i contenuti più lunghi o più pesanti possono partire come documento. Le foto finiscono nello stesso filo delle battute, delle indicazioni stradali e dei programmi per la serata, ed è spesso proprio lì che le persone vogliono vederle.
Se i Suoi ospiti scrivono già in un gruppo e le foto fanno parte di quella conversazione, WhatsApp lo fa bene, senza chiedere niente di nuovo a nessuno.
Cosa cambia con EventAssets
Le pagine di assistenza di WhatsApp descrivono come un gruppo gestisce i contenuti multimediali, e conviene saperlo prima del giorno dell’evento. I file di solito vengono compressi quando si condividono, quindi possono arrivare con una qualità inferiore all’originale, e la connessione influisce sulla qualità anche quando una foto viene inviata in HD. Ogni ospite ha bisogno dell’app e di un account, creato con un numero di cellulare. Le foto restano sui telefoni dei membri e nei loro backup, e chi entra tramite un link di invito o un codice QR non vede i messaggi precedenti al suo ingresso. Per raccogliere tutto in un posto, qualcuno esporta la chat: su iPhone l’esportazione può includere tutti i contenuti in un file ZIP, su Android allega i contenuti più recenti.
EventAssets è fatto per raccogliere. Gli ospiti aprono un link o scansionano un codice QR e caricano nel browser, senza app e senza account, così anche chi non usa WhatsApp partecipa allo stesso modo. Foto e video restano in qualità originale, in una sola galleria con album, e Lei può approvare ogni caricamento prima che altri lo vedano. Chiunque abbia il link vede la stessa galleria, in qualunque momento arrivi, e Lei scarica tutto in una volta in un file ZIP. Durante l’evento, una presentazione a schermo intero accoglie i nuovi caricamenti su uno schermo nella location.
Attorno alla galleria c’è il resto dell’evento: una pagina con il programma e il luogo su una mappa, l’RSVP di ogni gruppo con le Sue domande e una scadenza, una mappa dei posti, i budget e un libro degli ospiti per messaggi scritti e registrazioni vocali. Ciò che EventAssets non è, è una chat: gli ospiti non conversano tra loro al suo interno, e la conversazione della serata resta dove i Suoi ospiti la fanno già.
Una conversazione o una raccolta
La differenza di fondo sta nello scopo di ciascuno. Un gruppo WhatsApp è una conversazione: le foto arrivano tra un messaggio e l’altro, nell’ordine in cui sono state inviate, e restano lì dove i membri tengono le loro chat. Questo si adatta alla serata stessa, quando le persone vogliono condividere un momento e reagire subito. EventAssets è una raccolta: ogni foto e ogni video va in una galleria che appartiene all’evento, ordinata in album, nella qualità in cui è stata caricata, e pronta perché Lei la scarichi e la condivida con chi non è potuto venire.
Non deve scegliere. Pubblichi il link o il codice QR della pagina del Suo evento nel gruppo: la conversazione resta su WhatsApp, e i file vanno nella galleria. Aiuta una frase breve, come «qui si possono caricare le foto, così le avremo in piena qualità», inviata di nuovo qualche giorno dopo l’evento, quando gli ospiti riordinano le loro foto. La guida per raccogliere le foto degli ospiti spiega di più su come ottenere che le inviino.
Cosa verificare prima di decidere
Pensi a che cosa serviranno le foto dopo il giorno dell’evento. Se fanno parte della conversazione, un gruppo può bastare. Se desidera un album da conservare, stampare o passare ad altri, verifichi prima alcune cose. Tutti gli ospiti hanno WhatsApp, ed entreranno tutti nello stesso gruppo? La qualità che arriva è quella che vuole per le stampe? Come recupererà tutto dai telefoni dei membri, e gli ospiti che entrano tardi devono vedere ciò che è arrivato prima? Vuole approvare i caricamenti prima che altri li vedano? Se le risposte indicano una galleria, la provi: su EventAssets prepara la pagina dell’evento e la galleria e condivide il link prima di pagare qualsiasi cosa.
