Det gør en WhatsApp-gruppe godt
Til mange begivenheder findes gruppen, længe før nogen tænker på billeder: familiechatten, teamchatten eller den gruppe, som parrets venner startede til planlægningen. Gæsterne er der allerede, så det kræver intet nyt skridt at sende et billede dertil. WhatsApp er gratis at bruge, og det er nemt at komme med i en ny gruppe: En administrator deler et invitationslink eller en QR-kode, og administratorerne kan vælge at godkende nye medlemmer, før de kommer med.
En gruppe er også mere end et sted til billeder. Medlemmerne sender talebeskeder og videobeskeder, og et medlem kan oprette en begivenhed i gruppen, som de andre svarer på: om de kommer, måske kommer eller tager en gæst med. Til en middag blandt venner eller et lille gensyn kan det være al den planlægning, der skal til.
Billeder og videoer kan sendes i HD-kvalitet, valgt for hvert enkelt eller sat som standard, og længere eller større filer kan sendes som et dokument. Billederne lander i den samme tråd som vittighederne, rutevejledningen og planerne for aftenen, og det er ofte præcis dér, folk gerne vil se dem.
Hvis dine gæster allerede skriver sammen i én gruppe, og billederne er en del af den samtale, klarer WhatsApp det godt uden at kræve noget nyt af nogen.
Det ændrer sig med EventAssets
WhatsApps egne hjælpesider beskriver, hvordan en gruppe håndterer medier, og det er værd at vide før den store dag. Mediefiler bliver som regel komprimeret, når de deles, så de kan ankomme i lavere kvalitet end originalen, og forbindelsen påvirker kvaliteten, selv når et billede sendes i HD. Hver gæst skal have appen og en konto, der oprettes med et mobilnummer. Billederne ligger på medlemmernes telefoner og i deres egne sikkerhedskopier, og de, der kommer med via et invitationslink eller en QR-kode, kan ikke se beskederne fra før, de kom med. For at samle alt ét sted må nogen eksportere chatten: På iPhone kan eksporten indeholde alle medier i en ZIP-fil, på Android vedhæfter den de nyeste medier.
EventAssets er lavet til at samle. Gæsterne åbner et link eller scanner en QR-kode og uploader i browseren uden app og uden konto, så gæster, der ikke bruger WhatsApp, er lige så meget med. Billeder og videoer gemmes i original kvalitet i ét galleri med albummer, og du kan godkende hver upload, før andre ser den. Alle med linket ser det samme galleri, uanset hvornår de kommer til, og du downloader det hele på én gang som en ZIP-fil. Under begivenheden viser et diasshow i fuld skærm de nye uploads på en skærm på stedet.
Omkring galleriet ligger resten af begivenheden: en side med programmet og stedet på et kort, svar for hver gæstegruppe med dine egne spørgsmål og en svarfrist, en bordplan, budgetter og en gæstebog til skrevne beskeder og taleoptagelser. Det, EventAssets ikke er, er en chat: Gæsterne skriver ikke med hinanden der, og aftenens samtale bliver dér, hvor dine gæster allerede har den.
En samtale eller en samling
Den grundlæggende forskel er, hvad de hver især er til. En WhatsApp-gruppe er en samtale: Billederne kommer mellem beskederne i den rækkefølge, de blev sendt, og de ligger dér, hvor medlemmerne gemmer deres chats. Det passer til selve aftenen, når folk vil dele et øjeblik og reagere på det med det samme. EventAssets er en samling: Hvert billede og hver video havner i ét galleri, der hører til begivenheden, sorteret i albummer, gemt i den kvalitet, det blev uploadet i, og klar til, at du kan downloade det og dele det med dem, der ikke kunne komme.
Du behøver ikke at vælge. Del linket eller QR-koden til din begivenhedsside i gruppen: Samtalen bliver i WhatsApp, og filerne havner i galleriet. En kort besked hjælper, fx »læg gerne dine billeder her, så vi har dem i fuld kvalitet«, og send den igen et par dage efter begivenheden, når gæsterne går deres billeder igennem. Guiden til at indsamle gæsternes billeder fortæller mere om, hvordan du får gæsterne til at sende dem.
Det skal du tjekke, før du beslutter dig
Tænk over, hvad billederne skal bruges til efter dagen. Hvis de er en del af samtalen, er en gruppe måske alt, hvad du har brug for. Hvis du vil have et album, som du kan gemme, printe eller give videre, så tjek et par ting først. Har alle gæster WhatsApp, og kommer alle med i den samme gruppe? Er den kvalitet, der ankommer, den kvalitet, du vil have til print? Hvordan får du det hele væk fra medlemmernes telefoner, og skal gæster, der kommer sent med, kunne se det, der kom før? Vil du godkende uploads, før andre ser dem? Hvis svarene peger på et galleri, så prøv det: På EventAssets sætter du begivenhedssiden og galleriet op og deler linket, før du betaler noget.
