Digital gjestebok: Slik samler du inn hilsener og talemeldinger fra gjestene dine

Derfor blir gjestebøker halvtomme

En gjestebok er det eneste fra et arrangement som er ment å leses igjen, og likevel er det den de fleste verter legger bort uåpnet. Grunnen er sjelden gjestene. Det er oppsettet: en bok på et sidebord ved døren, én penn, kø akkurat når folk kommer og vil ha noe å drikke, og ingen anelse om hva de skal skrive utover «gratulerer» og et navn. Når noen endelig har noe å si, er boken tre rom unna og pennen borte.

Innleggene som betyr noe, er annerledes. De kommer sent på kvelden, etter talene, når gjestene husker det de egentlig ville fortelle deg. En gjestebok som bare er åpen på selve dagen, på ett sted, går glipp av alle sammen. Det som hjelper, er en gjestebok gjestene har med seg i lommen, som stiller dem et spørsmål det er verdt å svare på, og som fortsatt er åpen etter at lysene er slukket.

Papir, videoboks eller digitalt: Velg formen

Det finnes ingen feil form, men hver av dem avgjør hvem som skriver, og når:

• En bok på et bord: Den er vakker som gjenstand, og håndskriften er en del av minnet. Den samler de første som kommer og ingen andre, og den kan ikke leses av noen som ikke var der.
• En videoboks: et kamera, en bakgrunn og en oppfordring på et kort. Innleggene blir livlige, men boksen tar et hjørne og trenger noen som passer på den, og filene havner på en harddisk du må redigere før noen får se dem.
• En digital gjestebok på arrangementssiden: Gjestene åpner siden de allerede bruker for veibeskrivelsen og bildene, skriver noen linjer eller spiller inn en talemelding og sender den. Ingen app, ingen konto, ingen kø. Du leser alle innleggene på ett sted og bestemmer hva de andre får se. Det er dette EventAssets gjør, og resten av guiden går ut fra noe lignende.

En papirbok og en digital gjestebok er ikke konkurrenter. Behold boken for dem som elsker å skrive, og vis alle andre til koden.

Be om noe konkret

«Skriv gjerne i gjesteboken vår» gir «Gratulerer, klem fra Anna». Et spørsmål gir et innlegg. Sett én oppfordring på kortet ved siden av koden, og tilpass den til arrangementet:

• Et godt råd: «Én ting du skulle ønske noen hadde fortalt deg» fungerer like godt i et bryllup, i en konfirmasjon og på en avskjedsfest.
• Øyeblikket du husker: «Første gang du møtte en av oss» eller «Det beste minnet ditt fra i kveld» gir gjesten en historie å fortelle, og historier er det du kommer til å lese igjen.
• Ett ord: «Beskriv brudeparet med ett ord» tar ti sekunder, og hundre av dem etter hverandre blir et portrett.
• Et spørsmål til et firmaarrangement: «Hva skal du prøve ut på mandag?» eller «Én ting du vil si til foredragsholderne» gir arrangørene tilbakemeldingen de ellers aldri ville fått.

Velg én oppfordring, ikke fem. En gjest som får velge mellom flere spørsmål, svarer ikke på noen av dem.

Talemeldinger: innleggene folk spiller av igjen

Et skrevet innlegg er tanken; en talemelding er personen. Ti år senere er hilsenen en venn skrev, en fin setning, mens de førti sekundene vennen snakket, med latteren midt i og pausen før slutten, er vennen selv. Talemeldinger når også gjestene som aldri skriver: bestemoren som ikke skriver på tastatur, kollegaen som skammer seg over rettskrivingen, barnet som heller vil synge.

Noen få ting får dem til å fungere. Gi gjestene et sted som er stille nok: inngangspartiet, hagen, gangen utenfor spisesalen, ikke dansegulvet. Skriv på kortet hvor lenge som er nok: Tretti sekunder holder godt, og de fleste gjester som leser det, slapper av. La dem høre på opptaket og spille inn på nytt; det andre forsøket er det de gjerne sender.

Hvor og når gjestene skriver

Gjestene skriver når gjesteboken ligger rett foran dem og øyeblikket passer, så sett koden på de stedene, og åpne boken både før og etter dagen. På selve dagen åpner den samme koden som gir tilgang til bildeopplastingen og bordplasseringen, også gjesteboken: et kort på hvert bord, velkomstskiltet, baren, et kort ved utgangen. Guiden om QR-koder har størrelsene og formuleringene som får folk til å skanne. Skriv ved siden av koden hva gjestene skal gjøre, ikke hva den er: «Skann for å legge igjen en hilsen» og én oppfordring, på gjestenes språk.

La det bli sagt høyt én gang, etter maten, av verten eller den som har mikrofonen: «Koden på bordet ditt er også gjesteboken vår; skriv noe til oss, eller bare snakk inn en hilsen.» Åpne gjesteboken samtidig med invitasjonen, slik at gjester som ikke kan komme, likevel kan skrive, og hold den åpen i flere uker etterpå, fordi de beste innleggene kommer sammen med takkemeldingen og lenken til bildene. Tidsplanen for arrangementsplanlegging plasserer disse øyeblikkene gjennom året.

Gå gjennom, ta vare på og del

Ikke alle innlegg hører hjemme på siden som alle ser. En spøk som bare fungerer rundt bordet, en hilsen som bare er ment for deg, tjue sekunder med bakgrunnsmusikk: En rask gjennomgang fanger dem opp. Bestem før dagen om innleggene skal vises med en gang eller vente på deg. I et bryllup blant venner kan det være fint at de vises med en gang, slik at boken vokser foran gjestene i løpet av kvelden. På et firmaarrangement, eller der fremmede møtes, bør du gå gjennom dem først og publisere dem neste morgen.

Tillat anonyme innlegg. Noen av de mest ærlige linjene kommer fra gjester som ikke ville satt navnet sitt under, og en gjestebok som krever navn, mister dem. Ta deretter vare på samlingen sammen med bildene fra dagen, på samme sted, og del den med gjestene og med dem som ikke kunne komme.

Bruker du EventAssets, er gjesteboken en seksjon på arrangementssiden din, der gjestene skriver og spiller inn i nettleseren, med en innstilling som holder nye innlegg tilbake til du har gått gjennom dem, eller som viser dem med en gang, og innleggene blir liggende ved arrangementet. Hjelpeartikkelen viser hvordan du slår den på og går gjennom det som kommer inn; guiden om bilder fra gjestene tar for seg galleriet den står ved siden av.

Sjekkliste

• Velg en gjestebok gjestene har med seg: på arrangementssiden, uten app og uten kø.
• Skriv én oppfordring, ikke fem, og tilpass den til øyeblikket i arrangementet.
• Tilby talemeldinger, skriv at tretti sekunder holder, og vis vei til et stille hjørne.
• Sett koden på hvert bord, på velkomstskiltet og ved utgangen, med «skann for å legge igjen en hilsen» ved siden av.
• Åpne gjesteboken samtidig med invitasjonen, og la den være åpen i flere uker etter dagen.
• Bestem før dagen om innleggene vises med en gang eller venter på at du går gjennom dem.
• Tillat anonyme innlegg, skjul det som ikke hører hjemme, og ta vare på resten sammen med bildene.