Tidsplan for arrangementsplanlegging: fra tolv måneder før til selve dagen

Slik bruker du tidsplanen

Alle arrangementer har tre faste punkter: datoen, lokalet og antall gjester. Når de er på plass, følger nesten alt annet i en forutsigbar rekkefølge, fordi leverandørene som blir fullbooket lengst frem i tid, må sikres først, og gjestene trenger nok varsel til å rekke å svare. Denne tidsplanen er skrevet for et bryllup med ett år til planlegging, som er det mest krevende tilfellet. Et mindre arrangement trenger mindre tid: En fest får plass på åtte uker, en firmamiddag på tre måneder, og begge hopper over hele avsnitt. Rekkefølgen er den samme.

Les den én gang fra toppen, og jobb deretter ut fra avsnittet som passer med hvor lang tid du har igjen. Begynner du sent, gjør du de tre første avsnittene i løpet av de to første ukene og tar igjen resten derfra.

Tolv til ni måneder før

• Bestem budsjettet, hvem som bidrar til det og hvor stort totalbeløpet kan være, før du ser på et eneste lokale. Budsjettguiden viser hvordan.
• Bli enige om omtrent hvor mange gjester det blir. Det avgjør størrelsen på lokalet og de fleste kostnadene.
• Velg datoen, eller to eller tre alternativer, og sjekk dem mot dem som må være der.
• Besøk og bestill lokalet. Spør hva som er inkludert, hva som koster ekstra, og når hver betaling forfaller.
• Bestill leverandørene som blir fullbooket først: fotografen, bandet eller DJ-en, cateringfirmaet hvis lokalet ikke har eget, og vigsleren.
• Start en gjesteliste med navn og gjestegrupper, slik at tallet blir konkret.

Åtte til seks måneder før

• Send ut save the date-kort, særlig hvis gjestene må reise. En kort melding med datoen, stedet og en lenke er nok.
• Velg antrekk og start tilpasningene; bestill alt som har lang leveringstid.
• Reserver hotellrom for gjestene og eventuell transport for gjester og leverandører.
• Opprett arrangementssiden med dato, lokale og kart, og sett lenken på alt som sendes ut fra nå av. Hjelpeartikkelen viser hvordan du setter den opp på et minutt.
• Bestem forløpet for vielsen og de viktigste øyeblikkene på dagen, slik at leverandørene kan planlegge rundt dem.

Fem til tre måneder før

• Design og bestill invitasjonene, med svarmåten trykt på dem. Ta med QR-koden eller en kort lenke til arrangementssiden; guiden om QR-koder har størrelser og plasseringer.
• Smak på og bekreft menyen og kaken.
• Bestill blomster og dekorasjon, og avtal tidspunkt for levering og pynting med lokalet.
• Lei inn det lokalet ikke har: stoler, duker, lys, dansegulv, telt.
• Skriv seremonien, og spør dem som skal holde tale.

To måneder før

• Send invitasjonene seks til åtte uker før dagen, med svarfrist tre til fire uker før. Guiden om svar tar for seg hvilke spørsmål du bør stille, og hvordan du holder oversikt over svarene.
• Bekreft tidsplanen skriftlig med hver leverandør: ankomst, rigging, start, slutt og nedrigging.
• Planlegg musikken: øyeblikkene som trenger en bestemt sang, og øyeblikkene som ikke trenger noen.
• Bestill skilt, bordkort og velkomsttavle, og la det være plass til de endelige bordnumrene.
• Bestill hår, sminke og eventuelle prøvetimer.

Fire til tre uker før

• Purr på svar: en påminnelse en uke før fristen til alle som ikke har svart, deretter en personlig melding, og til slutt en telefon.
• Gi lokalet og cateringfirmaet det endelige antallet og informasjon om allergier og kostbehov.
• Lag bordplasseringen ut fra den bekreftede listen; guiden om bordplassering tar deg gjennom det.
• Skriv kjøreplanen for dagen med tidspunkter, steder og hvem som har ansvaret for hvert øyeblikk, og del den med leverandørene og hjelperne.
• Betal restbeløpene som forfaller, og noter hvem som vil ha kontanter på dagen.

Den siste uken

• Bekreft alle leverandørene én gang til, med kjøreplanen vedlagt.
• Skriv ut bordplasseringen, bordkortene og skiltene så sent du kan.
• Pakk en nødpakke: sysett, plaster, smertestillende, flekkfjerner, telefonlader, kontanter og en kopi av hver kontrakt.
• Deleger: Én person har kjøreplanen og telefonnumrene til leverandørene på selve dagen, og det er ikke deg.
• Åpne bildeopplastingen og gjesteboken på arrangementssiden, og test QR-koden med noen forskjellige telefoner.

Dagen før, selve dagen og etterpå

• Dagen før: Lever dekorasjonen og trykksakene i lokalet, øv på seremonien, og legg deg tidlig.
• Selve dagen: Spis frokost, la telefonen din ligge hos den som har kjøreplanen, og la tidsplanen gå sin gang. Noe lite kommer til å gå galt, og ingen andre kommer til å merke det.
• Uken etter: Send takkemeldinger med lenken til galleriet, og samle inn bildene og videoene gjestene tok, mens de fortsatt har dem. Guiden om bilder fra gjestene forklarer den enkleste måten; guiden om digital gjestebok tar for seg hilsenene de fortsatt kan skrive.
• Måneden etter: Avslutt budsjettet med de endelige fakturaene, lever tilbake det du har leid, og skriv ned hva du ville gjort annerledes mens du fortsatt husker det.

Fester og firmaarrangementer

En fest med opptil seksti gjester får plass på åtte uker: lokale og dato i uke én, invitasjoner med svarfrist i uke to, mat, drikke og musikk innen uke fire, purring på svar og endelig antall i uke seks, dekorasjon og spilleliste i uke sju, og innkjøpene de siste dagene. Hopp over bordplasseringen med mindre middagen er med faste plasser, og sett lenken til bildeopplastingen på invitasjonen, så kommer bildene til deg.

Et firmaarrangement følger samme rekkefølge med andre navn: en påmeldingsside i stedet for invitasjoner, en kjøreplan i stedet for en seremoni og en teknisk sjekk med lokalet uken før. Legg til tre milepæler: når påmeldingen stenger, når det endelige antallet til cateringen må være inne, og en evaluering uken etter med tallene, tilbakemeldingene og bildene.