Slik plasserer og skriver du ut QR-koden til arrangementet

Én kode, én side

Feilen du bør unngå, er en egen kode for hvert formål: én for kartet, én for svarskjemaet, én for bildene, hver på sitt eget kort og hver med behov for en forklaring. Gjestene skanner én gang hvis koden ligger rett foran dem og belønningen er åpenbar, men de skanner ikke fire ganger. Løsningen er én kode som åpner arrangementssiden, der alt er samlet: detaljene og kartet, svarskjemaet, bildeopplastingen og galleriet, bordplasseringen og gjesteboken. Den samme koden fungerer på invitasjonen, i lokalet og på takkekortet, fordi siden endrer seg etter hvert som arrangementet går fra å være kommende til å være over, mens koden forblir den samme.

Resten av denne guiden handler om hvor den ene koden gjør nytte for seg, og hvordan du skriver den ut slik at den fungerer på alle telefoner.

Før arrangementet: invitasjoner og save the date-kort

Invitasjonen er der koden gjør sin viktigste jobb, fordi det er der gjestene svarer. Sett den på selve kortet, i et nedre hjørne eller på baksiden, med en kort, trykt nettadresse ved siden av for gjestene som heller vil skrive den inn selv. På en brettet invitasjon er innsiden til høyre eller baksiden de vanlige plassene. Et eget innstikkskort fungerer også, særlig hvis invitasjonen er et minne du ikke vil trykke en kode på.

Save the date-kortene har også koden, slik at gjestene kan se lokalet og datoen på et kart flere måneder i forveien, og invitasjoner som sendes på e-post, bør ha både koden og en vanlig lenke, fordi en kode på en skjerm må skannes med en annen telefon, mens en lenke bare trenger et trykk.

På selve arrangementet

I lokalet bytter koden jobb: Den slutter å samle inn svar og begynner å samle inn bilder og vise gjestene til bordet sitt. Plasser den der gjestene står stille:

• Velkomstskiltet: stort, ved inngangen, ved siden av bordplasseringen, med «finn bordet ditt og del bildene dine» som tekst.
• Ett bordkort i teltform per bord: et brettet kort med koden på begge sider, slik at alle ved bordet kan se den uten å snu det.
• Baren og fotohjørnet: der folk venter, og der de tar bilder.
• Menyen eller programmet: En liten kode nederst når gjestene som leser.
• Skjermer: På et firmaarrangement bør koden stå på lysbildet mellom foredragene og på skjermene i foajeen. Gjør den stor; en skjerm skannes fra lengre avstand enn et kort.
• Et kort ved utgangen: den siste sjansen, ved siden av gjestegavene eller garderoben, med «del bildene dine fra i kveld».

Etter arrangementet

Takkekortet lukker sirkelen: Den samme koden åpner nå galleriet med bildene fra alle, og teksten på kortet sier det. En oppfølgingsmelding med lenken henter inn bildene gjestene glemte å sende. Den samme koden åpner også gjesteboken, for hilsenene ingen fikk skrevet på kvelden; guiden om digital gjestebok har oppfordringene som får folk til å skrive. For et firmaarrangement leder koden i e-posten du sender i etterkant, til galleriet og lysbildene.

Hva du skriver ved siden av koden

En kode uten en setning er en gåte. En kode med «QR-kode» skrevet under er en gåte med etikett. Skriv hva gjesten får: «Skann for å svare innen 3. mai», «Skann for å finne bordet ditt», «Skann for å dele bildene dine med oss». Et verb og en belønning, på språket gjestene dine snakker, i en størrelse som er lesbar fra der de står. Stol aldri på koden alene.

Skriv den ut slik at alle telefoner kan lese den

En QR-kode svikter av tre grunner: Den er for liten, den har for lite kontrast, eller noe står i veien. Alle tre kan unngås.

• Størrelse: minst 2 cm på hver side på et kort eller en invitasjon, og minst 10 cm på et skilt. En tommelfingerregel er at koden bør være en tidel av avstanden den skannes fra, så et skilt som leses fra en meters avstand, trenger en kode på 10 cm.
• Stillesone: La det være en fri marg rundt koden på omtrent fire moduler, cirka 4 mm på en kode på 2 cm. Tekst og ornamenter innenfor margen gjør at skanningen svikter.
• Kontrast: mørke moduler på lys bakgrunn. Skriv aldri ut koden over et bilde, et mønster eller en fargeovergang, og inverter den aldri til lyst på mørkt med mindre du har testet den på flere telefoner.
• Ingen strekking: Skaler koden med låste proporsjoner. En kode som er bredere enn den er høy, kan ikke leses.
• Fil: Eksporter en PNG på 1024 piksler eller mer til alt opptil A4, og en SVG til alt som er større. En kode hentet fra en skjermdump er allerede uskarp.
• Papir: Matt papir er bedre enn blankt, som reflekterer lyset i lokalet.
• Test: Skann den utskrevne koden med tre forskjellige telefoner, i lyset i lokalet, fra den avstanden gjestene kommer til å bruke. Gjør det før du skriver ut to hundre.

Tilpass utseendet uten å ødelegge koden

En kode i fargene til arrangementet eller med et lite bilde i midten ser ut som en del av designet i stedet for noe som er klistret på i etterkant. Begge deler er trygt innenfor visse grenser: Hold kontrasten høy mellom modulene og bakgrunnen, hold bildet i midten lite, og test en skanning hver gang du endrer noe. Avrundede moduler og en dempet farge er greit; en blekgul kode på kremhvit bakgrunn er det ikke. Har du arrangementet ditt i EventAssets, viser hjelpeartikkelen hvordan du tilpasser koden og laster den ned i utskriftsstørrelse, og artikkelen om deling tar for seg lenken som hører til.

Sjekkliste

• Bruk én kode som åpner arrangementssiden, gjennom hele arrangementets levetid.
• Sett den på invitasjonen med en trykt adresse ved siden av.
• I lokalet: velkomstskiltet, et kort på hvert bord, baren og skjermene.
• Skriv et verb og en belønning ved siden av koden, aldri «QR-kode».
• Skriv den ut i minst 2 cm på kort og 10 cm på skilt, med fri marg og høy kontrast.
• Eksporter i utskriftsstørrelse, skriv ut på matt papir, og test med tre telefoner før hele opplaget.
• Sett den samme koden på takkekortet, så åpner den galleriet.