Slik samler du inn svar fra gjestene på nett

Dette må et svar fortelle deg

Før du bestemmer hvordan du skal samle inn svar, bør du bestemme hva du trenger fra dem. Det eneste svaret alle arrangementer trenger, er et ja eller nei per person, ikke per familie, fordi cateringfirmaet teller tallerkener og lokalet teller stoler. Alt annet er valgfritt: et menyvalg, et kostbehov, et sangønske, om noen trenger et rom eller en plass på bussen. Antall gjester er tallet alle du har leid inn, kommer til å spørre deg om, så bygg svarene rundt det og regn resten som en bonus.

Et svar er også en dato. Cateringfirmaet trenger det endelige antallet omtrent to uker før arrangementet, bordplasseringen trenger det en uke før det igjen, og du trenger noen dager til å purre på dem som ikke har svart. Regn deg bakover fra de datoene, så setter fristen seg selv.

Lag gjestelisten før invitasjonene

En invitasjon går til en gjestegruppe, et svar kommer fra en person. Hvis listen din allerede vet hvem som hører sammen, havner svarene på rett sted: Et par, en familie med to barn eller en venn med følge er én gjestegruppe med én invitasjon og ett svar per person. Bestem nå hvordan du gjør det med følge, og gjør det likt for alle; den vanlige regelen er at ektefeller, forlovede og samboere inviteres med navn, og at enslige gjester får ta med følge hvis du har råd til det for alle. Et følge som står med navn på invitasjonen, kommer langt oftere enn «og følge».

Skriv listen med navnene stavet slik gjestene selv staver dem. Et svarskjema som ikke finner navnet til noen, er den vanligste grunnen til at folk gir opp og sender deg en melding i stedet.

Sett svarfristen

Regn bakover: Det endelige antallet skal til cateringfirmaet to uker før, så svarfristen er tre til fire uker før arrangementet. Send invitasjonene seks til åtte uker før, slik at gjestene får en måned til å svare og du en uke til å purre. Til et arrangement på et reisemål, eller noe som krever fly, sender du dem tre måneder i forveien og setter fristen seks uker før. Skriv fristen med ord på invitasjonen, ikke bare som en dato: «Svar innen 3. mai» er tydeligere enn en dato i et hjørne.

En frist på en ukedag midt i måneden fungerer bedre enn slutten av en måned, som alle behandler som siste mulige øyeblikk.

Hva du bør spørre om, og hva du bør la være

Hvert spørsmål du legger til, koster svar, så spør bare om det som endrer en beslutning. Spørsmålene som vanligvis fortjener plassen sin:

• Om hver person kommer: ja eller nei, alltid påkrevd.
• Menyvalg: bare hvis maten serveres porsjonsvis og cateringfirmaet trenger antallene på forhånd.
• Kostbehov: et fritekstfelt, valgfritt, fordi de fleste gjester ikke har noen.
• Overnatting eller transport: bare hvis du organiserer det.
• Barn: bare hvis invitasjonen er uklar på det punktet, og det bør den ikke være.

Hold deg til fem spørsmål eller færre. Merk dem som må besvares, og la resten være valgfrie; et påkrevd sangønske er slik et svar blir forlatt halvveis. Ikke spør om noe du allerede vet, som adressen til din egen søster.

Formuler invitasjonen

Én linje er nok: datoen gjestene må svare innen, og hvor de svarer. «Gi oss beskjed innen 3. mai via lenken nedenfor», med lenken eller QR-koden under. Tar du også imot svar på melding eller telefon, så skriv det, men regn med at du må føre inn de svarene selv. Unngå å liste opp spørsmålene på kortet; skjemaet stiller dem.

På en trykt invitasjon hører QR-koden og en kort, skrevet adresse til siden sammen, fordi noen gjester heller skriver inn adressen enn skanner. Guiden om QR-koder tar for seg størrelser og plassering.

Påminnelser som virker

Omtrent en tredjedel av gjestene svarer den første uken, en tredjedel den siste uken, og en tredjedel trenger et lite dytt. Planlegg påminnelsene i stedet for å irritere deg over dem:

• En uke før fristen: en vennlig melding til alle som ikke har svart, med lenken på nytt. En gruppemelding er greit på dette stadiet.
• På fristdagen: en personlig melding til hver gjestegruppe som gjenstår. «Vi gir det endelige antallet til cateringfirmaet på fredag – kan du gi oss beskjed?» virker fordi den gir en grunn.
• Tre dager etter: en telefon. Den som ikke har svart på tre meldinger, svarer når du ringer, og noen har aldri sett meldingene i det hele tatt.

Alle som ikke har svart etter telefonen, føres opp som «kommer ikke», og bordplasseringen går videre uten dem. Si det til dem på en vennlig måte; de fleste svarer innen en time.

Følg med og purr

Ha alle svarene i én liste med tre statuser per person: kommer, kommer ikke og venter på svar. Listen over dem som venter på svar, er den du jobber ut fra; antallet som kommer, er det du gir cateringfirmaet. Før inn svar som kommer på melding eller ansikt til ansikt, samme dag og i den samme listen, slik at det bare finnes én fasit.

Ligger gjestelisten på arrangementssiden din, svarer gjestene der ved å finne navnet sitt, svare for seg selv og gjestegruppen sin og legge til svarene på spørsmålene dine, uten app og uten konto. I EventAssets havner hvert svar på raden til gjesten, totalene oppdateres etter hvert som svarene kommer inn, svarfristen stenger skjemaet av seg selv, og listen kan eksporteres til CSV med alle svarene. Hjelpeartikkelen viser hvordan du setter opp spørsmålene og svarfristen.

Etter svarfristen

Når svarfristen er ute, går endringer gjennom deg i stedet for skjemaet, slik at du har kontroll på antallet. Regn med en håndfull: en gjest som takket nei, men likevel kan komme, en som sa ja, men ikke kan, et følge som plutselig dukker opp. Ta imot den første med glede hvis det er plass, og før inn hver endring i den samme listen samme dag. Gi cateringfirmaet det endelige antallet på den avtalte datoen, og fortell hva du gjør med gjester som ikke møter opp – som regel betaler du for dem.

Sjekkliste

• Bestem hva hvert svar må inneholde: et ja eller nei per person, og ingenting du ikke trenger.
• Bygg opp gjestelisten etter gjestegrupper, med partnere oppført med navn og samme regel for følge for alle.
• Sett svarfristen tre til fire uker før arrangementet, og send invitasjonene seks til åtte uker før.
• Still fem spørsmål eller færre, og merk bare spørsmålet om hvem som kommer, som påkrevd.
• Skriv svarfristen og svarlenken på invitasjonen, på én linje.
• Planlegg tre påminnelser: en melding, en personlig melding og en telefon.
• Ha én liste med kommer, kommer ikke og venter på svar, og oppdater den samme dag som et svar kommer inn.
• Etter svarfristen tar du imot endringer selv, og du gir det endelige antallet videre på den avtalte datoen.