Slik samler du inn bilder og videoer fra gjestene dine

Derfor er bildene til gjestene verdt å samle inn

En fotograf ser vielsen, talene og den første dansen. Gjestene ser alt det andre: bilturen dit, hjørnet ved baren der de virkelige samtalene foregikk, barna under bordet, ansiktene til de menneskene fotografen ikke visste at det var verdt å se etter. Til sammen tar åtti gjester flere bilder på én kveld enn noen enkeltperson kunne klart, og de fleste av bildene blir liggende på telefonen helt til telefonen byttes ut. Å samle dem inn handler ikke om mengde. Det handler om de tjue bildene du ikke visste fantes.

Utfordringen har aldri vært viljen. Gjestene vil gjerne dele. Problemet er at alle måter å dele på tidligere krevde noe av dem: en app å installere, en konto å opprette, en gruppe å bli med i, en filstørrelse å godta. Fjern de stegene, så kommer bildene.

Velg hvordan gjestene leverer dem

Det finnes fire vanlige måter, og hver av dem har en kostnad du bør kjenne til før du velger:

• En gruppechat: Alle har den allerede, men bildene komprimeres, videoene kuttes, og en måned senere er de begravd under tusen meldinger. Greit til en middag, dårlig til et bryllup.
• En delt skymappe: Originalene beholdes, men gjestene trenger en konto hos samme leverandør, lenken er lett å videresende til feil person, og ingen går gjennom det som havner der.
• Engangskameraer: De er sjarmerende, og du får tjuesju bilder per bord av ukjent kvalitet, uker senere, mot det fremkallingen koster.
• En arrangementsside med QR-kode: Gjestene skanner en kode, velger bildene på telefonen og sender dem i original kvalitet, uten app og uten konto; verten går gjennom dem og deler galleriet tilbake. Det er dette EventAssets gjør, og resten av guiden går ut fra noe lignende.

Uansett hva du velger: Velg én måte. To måter å dele på betyr to steder å lete og halvparten av bildene på hvert sted.

Gjør det enkelt på selve dagen

Gjestene laster opp når steget ligger rett foran dem og tar under ett minutt, så sett koden der de allerede er, og fortell dem i én setning hva den er til. Skriv ut QR-koden på et kort på hvert bord, på velkomstskiltet og ved baren; guiden om QR-koder har størrelsene som skannes pålitelig. Skriv ved siden av koden hva gjestene skal gjøre, ikke hva den er: «Skann for å dele bildene dine med oss» fungerer, «QR-kode» gjør det ikke.

La noen si det høyt én gang. En setning fra verten eller toastmasteren etter maten – «koden på bordet ditt er til bildene dine, send oss alt sammen» – dobler antallet opplastinger. Gi deretter gjestene noe å fotografere: En kort liste med oppgaver på baksiden av kortet, som «det best kledde bordet», «et bilde med noen du nettopp har møtt» eller «dansegulvet ved midnatt», gjør passive gjester til et ekstra fototeam.

Bestem tidsrommet

Åpne for opplasting før arrangementet, slik at de tidlige bildene – forberedelsene og reisen – har et sted å havne, og hold den åpen i flere uker etterpå, fordi mange gjester sorterer bildene sine på toget hjem eller helgen etter. Én påminnelse noen dager senere, med lenken, henter inn den andre halvdelen av bildene. En fast sluttdato er likevel nyttig: Den gir deg et tidspunkt for å stenge galleriet, laste ned alt og gå videre.

Album og orden

Et galleri med seks hundre usorterte filer er der bilder havner for å bli glemt. Opprett noen få album før dagen, oppkalt etter øyeblikk i stedet for personer: vielsen, middagen, festen, dagen derpå. Gjestene velger album når de laster opp, eller du flytter bildene senere; uansett finner den som leter etter talene, dem. Hold antallet album lavt. Fire er lett å velge mellom, tolv er et ork.

Gå gjennom før du deler

Ikke alle bilder hører hjemme i galleriet som alle ser. Uskarpe bilder, duplikater, en skjermdump sendt ved en feil, det ene bildet en gjest helst ikke vil ha publisert: En rask gjennomgang fanger dem opp. Still inn galleriet slik at nye opplastinger venter på godkjenningen din, gå gjennom køen én gang om dagen den første uken, og godkjenn mange om gangen; det tar bare minutter. Er gjestene folk du stoler fullt og helt på, og arrangementet er lite, sparer automatisk godkjenning deg også for det.

Last ned og ta vare på

Originalene bør havne på to steder som er dine: datamaskinen din og en sikkerhetskopi. Last ned hele galleriet som ett arkiv når opplastingene har stoppet opp, behold mappenavnene fra albumene, og kopier det til en ekstra disk eller en ekstra skykonto. Del deretter galleriet med dem som ikke kunne komme – ofte er det da bildene betyr mest.

Personvern og høflighet

Bildene til gjestene viser andre gjester, så noen få regler sørger for at alle føler seg komfortable. Del galleriet gjennom en side som bare de som har lenken, kan åpne, ikke i en offentlig strøm. Spør før du legger ut et bilde av noen andre i sosiale medier, og respekter et «kan du fjerne det?» uten diskusjon. Vær forsiktig med barn: Noen foreldre vil ikke ha ansiktene til barna sine på nett i det hele tatt, og den enkleste måten å respektere det på er å holde galleriet privat og si det i invitasjonen. På et firmaarrangement bør du skrive på påmeldingssiden at det blir tatt bilder som deles internt, og gi folk mulighet til å reservere seg.

Bruker du EventAssets, er galleriet privat som standard, opplastinger venter på godkjenningen din hvis du ønsker det, og et bilde slettes med ett trykk når noen ber om det. Hjelpeartikkelen viser hvordan du går gjennom og organiserer det som kommer inn.

Sjekkliste

• Velg én måte å samle inn bilder på, og velg en som beholder originalene og ikke krever noen app.
• Opprett tre eller fire album etter øyeblikk før dagen.
• Skriv ut koden på hvert bord og på velkomstskiltet, med én setning som sier hva gjestene skal gjøre.
• La verten nevne det én gang, og gi gjestene noen fotooppgaver.
• Åpne for opplasting før arrangementet, hold den åpen i flere uker, og send én påminnelse.
• Gå gjennom nye opplastinger daglig den første uken, og godkjenn mange om gangen.
• Last ned hele galleriet som et arkiv, og ta en sikkerhetskopi.
• Hold galleriet privat, spør før du legger ut bilder av andre, og si det i invitasjonen.